Om rapporten "Bibsys : framtidig organisering og oppgaver", fra et arbeidsutvalg nedsatt av UFD (innstilling avlevert i nov. 2004). Artikkelen omhandler selve rapporten, samt høringsuttalelsene og den debatten som har pågått innenfor bibliotekmiljøet i tiden etter at rapporten ble avlevert. Negative og positive sider ved Bibsys som biblioteksystem og organisasjon omtales. Forholdet til Nasjonalbiblioteket berøres ogs

Isaksen, Ketil Modh

Norheim, Else Helene

NORA - Norwegian Open Research Archives

Hva skjer med BIBSYS?  Av Else Helene Norheim og Ketil Modh Isaksen, Høgskolen i Østfold  Vi registrerer at det er en del debatt omkring BIBSYS i etterkant av rapporten BIBSYS  framtidig organisering og oppgaver. Et arbeidsutvalg nedsatt av UFD leverte sin innstilling 30. november 2004. Utvalgets mandat var å se på hvilke oppgaver BIBSYS har i dag og mulige endringer av arbeidsoppgaver og ansvarsområde. Videre skulle man vurdere en ny styrings- og organisasjonsmodell. Rapporten er nå til behandling i departementet.  Diskusjonen den siste tiden har først og fremst vist at det er delte meninger i bibliotekmiljøet om hvorvidt det skal satses videre på Bibsys som biblioteksystem eller om man skal gå ut i det private markedet og kjøpe kommersielle løsninger. I tillegg har utvalgets foreslåtte aksjeselskapsmodell skapt debatt.  Foreldet teknologi og tungrodd organisasjon  Problemene med Bibsys er velkjent for alle som bruker biblioteksystemet og var en hovedårsak til at arbeidet med å utrede framtidig organisering og oppgaver ble satt i gang. Kritikken har gått både på system, og da først og fremst det interne basissystemet, og organisering. Slik vi ser det er det mest kritiske akkurat nå at ansatte ved de fleste fag- og forskningsbibliotek i Norge har et datasystem som bygger på gammel og utdatert teknologi som sitt viktigste arbeidsredskap. Alle de viktige funksjonene er nok på plass, men brukergrensesnittet er foreldet og lite intuitivt, og systemet blir derfor tungvint å bruke. Dette er en stor arbeidsmiljøbelasting for de ansatte og noe det virkelig haster med å få gjort noe med. Bibsys har rett og slett ikke klart å henge med i de siste årenes utvikling innenfor datateknologien.  I tillegg er det ingen tvil om at selve Bibsys-organisasjonen har blitt for tungrodd og ”byråkratisk” til å kunne fange opp nye behov og ønsker fra bibliotekene og tilby en løsning på disse raskt nok. Den siste tidens debatt omkring Bibsys Ask har bl.a. vist dette tydelig. Det er derfor et stort behov for endringer i organiseringen, f. eks. ved å opprette mer tidsbegrensede prosjektgrupper, slik utvalget foreslår. Kritikken av Bibsys har også gått på at man kanskje har påtatt seg for mange oppgaver og at man heller burde konsentrere seg om kjernefunksjonene.   Aksjeselkapsmodell og kommersialisering Bibsys sine problemer har selvfølgelig ikke bare med organisering, men også med ressurser å gjøre, noe utvalget også er klar på i sin innstilling. Vil så kommersielle leverandører og en aksjeselskapsmodell, slik utvalget foreslår, være løsningen på disse problemene? Her mener vi det er viktig å skille mellom system og organisasjon, slik Hans Martin Fagerli gjør i sin artikkel i Forskerforum (1/2006). Det kan uten tvil lages gode datatekniske løsninger på det kommersielle markedet i dag, enten man velger å skifte ut hele systemet eller bare enkelte komponenter.  Men hva med den videre oppfølgingen? Vil en kommersiell leverandør være mer effektiv i forhold til nye behov og ønsker fra bibliotekene i så måte? Innenfor universitets- og høgskolesektoren har vi erfaringer med kommersielle leverandører på andre områder og disse erfaringene er på langt nær bare positive. Her kan vi bl.a. nevne webpubliseringsprogrammer som f. eks. NetEd og arkivsystemer som f.eks. Ephorte som vi har erfaringer med fra vår høgskole. Bibliotekene har lenge benyttet kommersielle leverandører av bl.a. fullteksttidsskrifter, e-bøker og databaser. Her er det vel også delte meninger om hvordan vi blir ”tatt hånd om” av leverandørene?  1Vi stiller også spørsmål ved om en aksjeselskapsmodell er nødvendig for å få til organisasjonsendringer i BIBSYS. Her er bl.a. høringsuttalelsen fra Norges forskningsråd vel verdt å legge merke til. NFR sier i sin høringsuttalelse at det er lagt for sterke føringer fra departementets side i retning av å velge en aksjeselskapsmodell. Man trekker også fram at resultatet av en slik organisasjonsmodell kan bli dårligere påvirkningsmulighet for de mindre bibliotekene. Et viktig poeng er også at trenden innenfor høyere utdanning og forskning ellers i Europa er at man går bort fra en slik organisasjonsform. Erfaringene har vært negative. Dette er fornuftige synspunkter som man bør ha med seg i det videre utredningsarbeidet. Vi mener likevel at man bør kunne kjøpe kommersielle løsninger når det gjelder enkelte funksjoner eller moduler i Bibsys, f. eks. det interne basissystemet. Tilleggsprodukter bør også kunne kjøpes eksternt, selv om integrering med det øvrige systemet blir svært viktig her. Man bør vel kunne gjøre dette samtidig som man beholder Bibsys som overordnet ”system”?  Nasjonalbibliotekets synspunkter På dette punktet har det imidlertid blitt skapt noe usikkerhet gjennom den siste tidens debatt, spesielt i forbindelse med Nasjonalbibliotekets høringsuttalelse. Må man, slik NB tar til orde for, sette hele Bibsys-systemet ut på anbud eller er det bare snakk om å kjøpe enkelte moduler på det kommersielle markedet? Rapporten er noe uklar her, og en aksjeselskapmodell er ikke tilstrekkelig utredet. Ser man innstillingen under ett får man absolutt inntrykk av at det skal tas utgangspunkt i det nåværende Bibsys, altså at Bibsys skal utvikles videre, bl.a. ved å se på kommersielle løsninger. I forhold til dette kan den første setningen i utvalgets forslag virke noe forvirrende: ”Det bør foretas en vurdering av fordeler og ulemper ved å skifte ut det nåværende biblioteksystemet med et nytt”. På s. 26 i innstillingen kan man også lese at ”Det er ikke foretatt en grundig vurdering av fordeler og ulemper ved å skifte ut det nåværende systemet med et nytt. En slik vurdering bør foretas”. Her kan det se ut som om man åpner for å velge et helt nytt system, uavhengig av Bibsys. Man får inntrykk av at det siste ordet ennå ikke er sagt. Forøvrig er det vel et definisjonsspørsmål hvor mange delkomponenter man kan skifte ut med kommersielle produkter uten å kalle dette et ”nytt system”.   Også i forhold til forslaget om aksjeselskapsmodell er innstillingen noe uklar. Et av spørsmålene vi blir sittende igjen med er om et eventuelt valg av akseselskapsmodell gjør at man må ut på markedet med en anbudsrunde for hele biblioteksystemet, dvs. konkurranseutsetting. I så fall har NB et viktig poeng. Da må Bibsys først utvikle et mer konkurransedyktig produkt. På den tekniske siden vil de pr. i dag ikke være konkurransedyktige i forhold til kommersielle leverandører. Forprosjektet ”Modernisering av Bibsys” er satt i gang, og det er bra. Vi er imidlertid usikre på hvilket fokus dette prosjektet har. Er det en videreutvikling av det nåværende systemet eller utarbeiding av et helt nytt biblioteksystem, som kan være konkurransedyktig i en kommende anbudsrunde? Det sistnevnte vil være en ressurskrevende prosess, og man bør derfor ha rimelig gode forhåpninger om å ”komme i havn”, hvis en slik ressursbruk skal kunne ”rettferdiggjøres”. Det kan altså bli valgt et system fra en helt annen leverandør enn Bibsys.  Vi vil igjen trekke fram Hans Martin Fagerlis artikkel i Forskerforum, som inneholder mange fornuftige synspunkter. Selv om resultatet av denne prosessen skulle bli et helt nytt, kommersielt biblioteksystem, må den videre driften av systemet og eierskapet til dataene forbli et nasjonalt anliggende og forvaltes innenfor Bibsys-organisasjonen, i et nært samarbeid med de medvirkende bibliotekene. Vi synes nok ikke slike synspunkter kommer like tydelig fram i NBs uttalelse.   2BIBSYS som felles bibliotekssystem Dette fører over i en annen problemstilling som vi mener har blitt tydelig gjennom denne debatten, spesielt gjennom NBs høringsuttalelse: Skal Bibsys fortsatt være et felles system for både nasjonalbiblioteket og fag-/forskningsbibliotekene?  Vi synes NB viser liten innsikt i og forståelse for universitets- og høgskolebibliotekenes behov i sin høringsuttalelse. Det er kun NB (og delvis universitetsbibliotekene) som nevnes. For oss i høgskolesektoren er dette spesielt bekymringsfullt. Det viser at avstanden mellom nasjonalbiblioteket og de øvrige bibliotekene, spesielt de mindre, er ganske stor når det gjelder behov og ønsker i forhold til Bibsys. Er kanskje ikke disse behovene og ønskene lenger forenelige? NB sier selv at de er i gang med å utrede sine systemløsninger, og det skinner gjennom at andre løsninger enn Bibsys kan bli valgt. Her mener vi det er viktig med en klargjøring fra NBs side før framtiden til Bibsys utredes videre. Kan man fortsatt regne med å ha NB med i samarbeidet? Dette vil få stor betydning for hvordan et framtidig Bibsys skal se ut. Utvalget legger vekt på at Bibsys og NB har gjensidig nytte av hverandre, og det slutter vi oss til. Vi tror det vil være uheldig for begge parter hvis NB trekker seg ut. Hvis det blir NBs valg må vi imidlertid forholde oss til det. Da kan det være nyttig å se på hvordan forholdet mellom nasjonalbibliotek og det øvrige bibliotekvesenet er organisert i våre naboland. Man kan sikkert få til et samarbeid mellom NB og Bibsys gjennom andre løsninger enn dagens. Hvis det bare er snakk om utveksling av data kan dette løses teknisk selv om ikke NB deltar i Bibsys-samarbeidet. Men samarbeidet mellom NB og de øvrige fag- og forskningsbibliotekene dreier seg vel kanskje om mer enn bare en ren datautveksling?  Positive sider ved Bibsys Bibsys er, til tross for all kritikk, et komplett biblioteksystem som tilbyr en løsning for de fleste biblioteksfunksjoner, og de ulike funksjonene/modulene er integrert med hverandre. Her er det lagt ned mye arbeid både fra Bibsys sentralt og fra medlemsbibliotekene gjennom mange år.  Den tette kontakten mellom system og brukere er også en styrke ved Bibsys, selv om måten denne er organisert på kan diskuteres. Bibsys-samarbeidet har også blitt et faglig nettverk for bibliotekene, noe som er viktig for oppbygging av kompetanse og faglig utvikling. Dette trekkes fram i flere av høringsuttalelsene.  Gjennom Bibsys møter dessuten brukerne det samme biblioteksystemet og brukergrensesnittet ved alle landets universitets- og høgskolebibliotek. Dette er viktig i et utdanningssystem der man kan kombinere fag og emner fra flere undervisningsinstitusjoner. Flere undersøkelser viser dessuten at ensartede og oversiktelige brukergrensesnitt er svært viktig for bibliotekenes brukere. Disse sterke sidene ved Bibsys mener vi det er viktig å bygge videre på. Vi stiller oss tvilende til om kommersielle leverandører er bedre i stand til å ivareta bibliotekenes behov her. Det finnes uansett ikke klare og gode nok alternativer til et komplett biblioteksystem som Bibsys på markedet i dag. Når det gjelder brukermedvirkning viser vel heller ikke erfaringen med kommersielle selskaper i bibliotekene og med privatisering i samfunnet forøvrig at dette alltid blir til det bedre, snarere tvert om. Her er lønnsomhetsbehovet en sterk drivkraft, og dette er som kjent ikke alltid forenelig med brukernes behov.  Som en oppsummering fra vår side er det viktig å få fram at vi mener Bibsys-samarbeidet innebærer en rekke fordeler for de medvirkende bibliotekene som det er viktig å bygge videre på. Selv om man skifter ut enkelte system-komponenter, ev. hele basissystemet, med kommersielle løsninger, kan Bibsys som driftsorganisasjon og faglig nettverk for bibliotekene  3 4ikke ”privatiseres”. Det er også viktig å opprettholde Bibsys som et ”nasjonalt” system, selv om NB skulle trekke seg ut..  Det verst tenkelige scenariet er at man p.g.a. misnøye og utålmodighet med det ”nåværende” Bibsys-systemet får en oppsplitting i flere ”lokale” systemer. Det må derfor gjøres noe ganske raskt, og vi etterlyser en konkret plan for det videre arbeidet med Bibsys. 

Hva skjer med BIBSYS?

HIØ Brage

HSN Open Archive

https://hiof.brage.unit.no/hiof-xmlui/bitstream/handle/11250/147946/bibsyshvaskjer.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Hva skjer med BIBSYS?

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

NORA - Norwegian Open Research Archives

HIØ Brage

HSN Open Archive