Tutkielma tarkastelee ketteräksi tapahtumasuunnitteluksi nimetyn
konseptointiprosessin toteutumista Oulun Muotoilupäivien uudelleenkonseptoinnissa
Odd – Oulu design days -tapahtumaksi kevään 2014 aikana. Tapahtuman
valikoituminen muotoilualan tutkimuksen aiheeksi heijastelee muotoiluajattelun nousua
ja muotoilun kehittymistä monialaiseksi, myös aineettomiin ongelmiin ratkaisuja
hakevaksi työskentelytavaksi. Muotoilualaa ja tapahtumasuunnittelua koskettavat myös
samat joukkoistamiseen ja sosiaaliseen mediaan liittyvät haasteet.
Tutkimus edustaa konstruktiivista tutkimusta, jossa rakennetaan aiempien mallien
pohjalta todelliseen tilanteeseen ratkaisua etsivä konstruktio, jonka toimivuutta tutkimus
testaa ja tarkastelee. Ketterän tapahtumasuunnittelun konstruktio perustuu
konseptoinnin määrittelylle, vesiputous ja The Double Diamond -prosessimalleihin sekä
ketterän kehittämisen soveltamiseen. Aineistona toimivat konseptointiprosessin
sisäinen ja ulkoinen dokumentaatiota sekä tutkimuspäiväkirja, joita on analysoitu
hyödyntäen teoriasidonnaista sisällönanalyysiä.
Ketterä tapahtumasuunnittelu tarjoaa ratkaisuja joukkoistettuun suunnitteluprosessiin
sekä muotoilun että tapahtumasuunnittelun alueilla. Työn jaksottaminen sprintteihin,
roolien jakaminen ja sähköisen työskentelykanavan käyttäminen ovat ratkaisuja
esimerkiksi talkootyön rytmittämiseen ja sujuvoittamiseen. Työskentelyn periaatteet,
kuten yhdessä tekeminen ja kaikkien osallistujien asiantunetmukseen luottaminen
mahdollistavat osallistujien sitoutumista prosessiin. Erityisen tehokkaaksi osoittautui
aikaisen julkaisun ja testaamisen periaate, joka loi etuja medianäkyvyyden ja
kiinnostuksen herättämisen suhteen. Ketterä tapahtumasuunnittelu tarjoaa ratkaisuja
prosessin sujuvuuteen sekä muuttaa uhkana koetut muutokset iloituiksi
mahdollisuuksiksi. Kokonaistyöskentelyssä visuaalisuuden rooli nousi esille vahvana
konkretisoivana välineenä, jota varsinkin sosiaalisen median kanavia hyödyntävä
työskentely edellyttää.This thesis examines agile event design, a conceptualizing process model that was developed and tested on the conceptualization of the Odd – Oulu design days event. Approaching event planning from the viewpoint of design reflects the rise of design thinking and usage of design on intangible issues. In addition, the designers as well as the event planners are facing the similar crowdsourcing and social media related challenges.
This thesis represents constructive research, which aims to build new, innovative constructions to solve real life problems. The construction of the agile event design is based on definitions of concept design, The Waterfall and The Double Diamond process models and the basis of the Agile methods. The research material consists of internal and external documentation, as well as research diary, which all have been analyzed utilizing theory based content analysis.
The agile event design provides solutions to crowdsourcing in the processes of both event planning and design. Job sequencing sprints, defined roles and the use of electronic working channel solutions provide rhythm and agility especially to volunteer based work groups. Work principles, such as working together and relying on the expertise of all the participants, enhance the commitment of the participants. The principle of early release and testing proved to be especially efficient on creating benefits in terms of media visibility and creating preliminary interest to the event. The agile event design provides solutions to streamlining the design processes and embracing the element of surprise as a positive factor instead of a threat. The study also brought up the importance of visual presentation that proved to be essential while utilizing the channels of the social media
