Within the context of producing the List of CERN Publications, the library is aiming to replace the manual analysis of periodicals and conference proceedings by automatic procedures. These rely on importing references of publication or bibliographic notices and by querying databases

Cart, Catherine

Geretschläger, Ingrid

CERN Document Server

OPEN-99-06825/01/99Automatisation du traitement des documentsCERN [Article rédigé en français – This paper is written in French]Catherine Cart*- Ingrid Geretschläger**Laboratoire Européen de Physique des Particules (CERN)1211 Genève 23Suissecatherine.cart@cern.chingrid.geretschlager@cern.chRESUMEDans le cadre de l’établissement de la Liste des publications du CERN, la bibliothèque a pourobjectif de substituer, à l’actuel dépouillement manuel des périodiques et comptes rendus deconférences, des procédures automatiques. Celles-ci reposent sur l’importation de références depublication ou de notices bibliographiques et sur l’interrogation de bases de données.MOTS-CLEFS : document électronique, automatisation, traitement manuelABSTRACTWithin the context of producing the List of CERN Publications, the library is aiming to replace themanual analysis of periodicals and conference proceedings by automatic procedures. These rely onimporting references of publication or bibliographic notices and by querying databases.KEYWORDS: electronic document, automation, manual inputDocument numérique     21. Etat des lieuxDans un centre de recherche fondamentale comme le CERN, les résultats des expériencessont consignés dans des pré-tirages, à raison d’environ 2000 documents par an pour la seuleproduction CERN.Pour permettre à l’ensemble de la communauté scientifique d’accéder aux pré-tiragesdans les meilleurs délais, ils sont intégrés au plus vite dans notre base de données (logicieldocumentaire Aleph), consultable sur le Web, http://alice.cern.ch.Ces pré-tirages sont destinés à être publiés, le plus souvent dans des périodiques ou dansdes comptes rendus de conférences. Ces articles, avec d’autres documents, font ensuite l’objetd’une publication annuelle dans la Liste des publications du CERN (ci-après <<la Liste>>)qui reflète la production intellectuelle du Laboratoire. Elle revêt une importance décisive pourla Direction du CERN, les délégués des Etats membres et des pays observateurs et sert àl’élaboration de la politique budgétaire.1.1 Documents électroniquesAujourd’hui, ces pré-tirages proviennent pour moitié de sources électroniques. C’estpourquoi nous les appelons documents électroniques. Ils sont transférés dans la base dedonnées de la bibliothèque par le biais de deux serveurs : celui de la bibliothèque (créé en1994) et celui de Los Alamos. Ce dernier, également créé en 1994, est utilisé par la majoritédes physiciens du monde entier pour soumettre leurs documents. L’exportation de sesdonnées est gratuite. C’est pourquoi la bibliothèque utilise ce serveur pour compléter sa basede données.Pour l’établissement de la Liste, les références de publication sont ajoutées manuellementaux notices bibliographiques. Elles sont obtenues par le travail de dépouillement manuel despériodiques et compte rendus de conférences. Les auteurs, en effet, ne donnent pas cesinformations à la bibliothèque lors de la publication de leurs documents.1.2 <<By-passed documents>>Outre ces pré-tirages, il en existe d’autres que la bibliothèque ne reçoit jamais. Nous lesappelons <<by-passed documents>> (documents hors-circuit).Ils sont localisés au cours du travail de dépouillement. Leurs notices bibliographiques, ycompris leurs références de publication, sont ensuite entièrement saisies manuellement.Les documents électroniques CERN      32. StatistiquesLa Liste 1997 contient 1872 documents (83 % d’articles et 17 % de livres, comptesrendus, thèses, proposals1). Elle se compose de 1570 articles (57 % de documentsélectroniques et 43 %  de <<by-passed documents>>.Les divisions de recherche produisent la majorité des articles (1281 articles sur un total de1570). Cependant, elles ne nous communiquent que 56 % de leurs articles, les 44 % restantsreprésentent les <<by-passed documents>>Concernant les divisions des accélérateurs, sur un total de 289 documents, 61 % desarticles sont des documents électroniques et 39 % sont des <<by-passed documents>>.3. Résultats actuelsLe traitement entièrement manuel appliqué aux <<by-passed documents>> pourrait êtreévité si les auteurs soumettaient leurs pré-tirages au serveur de la bibliothèque ou à celui deLos Alamos. De plus, le document électronique, dès son entrée dans la base de données, offresur le Web son contenu intégral, à la différence des <<by-passed documents>>. En omettantde soumettre son pré-tirage par voie électronique, l’auteur prive ainsi tous les lecteurs ducontenu du document.Concernant les documents électroniques, il suffirait que l’auteur informe la bibliothèquede la publication de son pré-tirage pour limiter le travail de dépouillement manuel. Celui-cin’obéit d’ailleurs à aucune démarche méthodique, car il concerne uniquement les publicationsacquises par la bibliothèque. Il reste donc aléatoire.Par ailleurs, deux personnes à temps complet sont occupées à l’établissement de la Liste.Cet investissement en temps n’est pas négligeable dans une période de restrictions desressources budgétaires et humaines.Enfin, ce travail est d’autant plus lourd que le nombre de pré-tirages est en constanteaugmentation (il a doublé depuis 1994).Pour conclure, outre le traitement des <<by-passed documents>> entièrement manuel ettrès fastidieux, celui des documents électroniques, partiellement manuel, reste encorebeaucoup trop lourd.Dans ces conditions, il est clair que le dépouillement doit progressivement céder le pas àdes procédures automatiques.                                                          1Procès-verbaux des expériences édités par les comités scientifiques du CERNDocument numérique     44. Mise en place de procédures automatiques4.1 En amont : le catalogagePar le passé, au niveau du catalogage, de nombreux champs étaient «inventés» et les sous-champs trop souvent ignorés. Curieusement, le champ Collaboration était choisi, alorsqu’AACR2 propose le champ Collectivité. Il en est de même pour le sous-titre, signalé lors dela saisie par « espace : espace» et non pas par un sous-champ (séparant le titre propre du sous-titre). On imagine aisément les problèmes de comparaison de fichiers et d’importation denotices qui en découlent.De plus, les bases de données utilisées pour différencier la nature du pré-tirage sont tropnombreuses (base 11 : pré-tirage soumis à un périodique ; base 12 : pré-tirage présenté à uneconférence ; base 13 : pré-tirage publié dans un périodique ou dans un compte rendu deconférence) .Enfin, d’ici l’an 2000, la bibliothèque adoptera le format USMARC pour mettre en placela nouvelle version du logiciel documentaire, Aleph 500. Des réunions sont organisées afind’harmoniser et de normaliser nos règles de catalogage.La diminution de la part de catalogage passe aussi par une collaboration plus étroite avecles auteurs et leurs secrétariats. Ceux-ci sont régulièrement invités à des réunionsd’information sur les procédures de soumission des pré-tirages au cours desquelles l’accentest mis sur la grande qualité d’information qui en résulte. Enfin, l’existence d’un documentofficiel, intitulé <<Circulaire administrative 29 : Principes et procédures régissant lespublications et rapports du CERN et les autres publications résultant de travaux effectués auCERN>>, énonçant les règles CERN en matière d’information scientifique auxquelles lesauteurs devraient se soumettre, est régulièrement rappelée dans le bulletin d’informationhebdomadaire du CERN.4.2 En avalPour automatiser le traitement des pré-tirages (documents électroniques et <<by-passeddocuments>>), la bibliothèque fait appel surtout aux ressources existantes, telles que les basesde données primaire et secondaires.4.2.1 La base de données primaire SLAC : procédure opérationnelleLa bibliothèque échange régulièrement ses pré-tirages CERN, présents dans sa base dedonnées, avec le Stanford Linear Accelerator Center (SLAC), aux Etats-Unis. Elle les luitransfère électroniquement avec leurs numéros de série uniques. D’autre part, SLAC dépouilleles articles des périodiques pour mettre à jour les références de publication de ses pré-tiragescomme des nôtres. De ce fait, jusqu’au début de 1997, la bibliothèque recherchaitmanuellement les référence de ses documents électroniques dans la base de données SLAC,http://www-spires.slac.stanford.edu et les ajoutait manuellement.En septembre 1997, un programme d’importation de ces références a été mis au point parnotre ingénieur informaticien. Ce programme identifie les documents par interrogation duLes documents électroniques CERN      5numéro de série, puis importe, après correction, leurs références de publication dans la basede données CERN. Plus de 500 références ont été ainsi importées pour la Liste 1997.4.2.2 Les bases de données secondaires UNCOVER et INSPEC : projets en coursDiverses bibliothèques américaines dépouillent un certain nombre de périodiquesscientifiques et regroupent les documents dépouillés dans la base de données UNCOVER, surWeb et Telnet.Nous en avons choisi une dizaine, les plus courants édités par l’American PhysicalSociety . Nous avons fait appel à un ingénieur informaticien de l’université de Sienne pourétudier sur la base de ces titres un programme de comparaison entre UNCOVER et le CERNportant sur des mots significatifs du titre des documents électroniques CERN (en tenantcompte des particularités de LaTeX)2. En fonction du résultat, la référence de publicationserait importée automatiquement dans la base de données CERN.Cette procédure automatique, gratuite, nous permettrait aussi d’importer les références depublication des documents électroniques non CERN (soumis aux périodiques) que labibliothèque possède dans sa base de données.Un autre projet en cours est celui de l’interrogation de la base de données INSPEC3.    66% des périodiques que possède la bibliothèque du CERN sont dépouillés par IEE ainsi que lesarticles des comptes rendus de conférences.Il suffirait d’importer d’INSPEC les références de publication des documentsélectroniques CERN et la notice bibliographique entière des <<by-passed documents>>. Avecl’aide d’une étudiante en DESS informatique documentaire de l’université de Lyon I,l’élaboration d’un prototype de programme de comparaison est à l’étude. En raison de lacomplexité de ce programme, les recherches ne pourraient se faire que par accès TelnetDATASTAR/DIALOG, payant4, au moyen d’une équation de recherche.Les notices bibliographiques localisées par cette équation seraient formatées selon lesrègles de catalogage de la bibliothèque puis examinées avant d’être importées ou rejetées.5. ConclusionLa transition du traitement manuel vers le traitement automatique des documentsélectroniques de la Lise a commencé avec la procédure SLAC et reste en projet avec cellesd’UNCOVER et d’INSPEC. Les <<by-passed documents>> seront peut-être importés dansl’avenir par la procédure INSPEC.                                                          2Formateur de texte utilisé pour la rédaction de formules mathématiques3INSPEC est produit depuis 1969 par IEE, Institution of Electrical Engineers, Londres. INSPEC regroupeComputer and Control Abstracts, Physics Abstracts et Electrical and Electronics Abstracts entre autres et offreun accès payant Web et Telnet via DATASTAR/DIALOG. La base de données contient aujourd’hui 5,8millions de notices et affiche une croissance annuelle de 250.000 notices. Sa mise à jour est hebdomadaire. 82% des articles proviennent des journaux.4Coût estimé pour 1998 : 6000 US $Document numérique     6Les statistiques nous ont permis de situer tout d’abord le terme «document électronique»dans son contexte. Elles en montrent clairement les limites. Elles nous ont aussi conduits ànous interroger sur les procédures appliquées auparavant et à les repenser. Leur renforcementpar des programmes informatiques devrait permettre une automatisation accrue dudépouillement. Une automatisation à 70 % serait considérée comme un succès en termes decoût - efficacité et de valorisation du travail. L’avenir nous confirmera ou non le bien-fondéde notre stratégie. Elle nous amènera inévitablement à relever encore d’autres défis qui nerendront notre travail que plus dynamique.6. Bibliographie[CER94] CERN. GENEVE. DIVISION DU PERSONNEL, Circulaire administrative 29 : Principeset procédures régissant les publications et rapports du CERN et les autres publicationsrésultant de travaux effectués au CERN, CERN, 1994.[GOO98] GOOSSENS, M., LE MEUR, J. Y., Afficher les documents scientifiques sur le Web,Cahiers GUTenberg, v. 28-29, p181-196, 1998.[LEM98] LE MEUR, J. Y., BRUGNOLO, F., The personal virtual library, 7th International WorldWide Web Conference, Brisbane, Australia, 14-18 Apr. 1998. – Rapport CERN-OPEN-98-019.

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