Fernández, J.M. (José)

Fernández Hevia, José M.

Repositorio Institucional de Asturias (RIA)

La norma técnica iso 15489, publicada en el año2001 por la Organización Internacional para la Nor-malización a través de su subcomité Archives/RecordsManagement (tc46/ sc11), tiene como finalidad nor-malizar el diseño y la puesta en práctica del conjuntode funciones, responsabilidades y procesos implica-dos en la gestión de los documentos institucionales deuna organización: sus documentos de archivo. En laactualidad, se encuentra en una fase obligatoria de re-visión, que puede dar lugar a su ampliación mediantela introducción de nuevos conceptos o requisitos; es-tán además en fase de aprobación otras normas com-plementarias.Su traducción para su posible adopción comonorma une, así como su difusión y la elaboración deuna guía que facilite su puesta en práctica efectiva, sonlos principales retos del Grupo de Trabajo Records Ma-nagement, integrado en el Comité Técnico de Docu-mentación ctn/50 de aenor; en él, y como es usualen la elaboración y adaptación de este tipo de normas,confluyen representantes de diferentes sectores vin-culados a su ámbito de aplicación: responsables de po-lítica archivística, representantes de la administraciónpública y de la empresa privada, consultores, provee-dores de aplicaciones informáticas y docentes univer-sitarios.El objetivo del seminario, organizado por fesabidcon la colaboración del Ministerio de Cultura y el pa-trocinio de aenor, fue dar a conocer las tareas desa-rrolladas por el grupo en la fase final de la traducciónde la norma y recabar las opiniones al respecto de laspartes interesadas. Las presentaciones de las inter-venciones se encuentran accesibles en la páginahttp://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/se-minariorecordsmanagement.htmLa jornada se inició con sendas introducciones ge-nerales a las actividades normalizadoras realizadas porel Comité Técnico de Documentación de aenor y delsubcomité iso sc11/ tc46, a cargo respectivamente dePedro Hípola y de Carlota Bustelo, coordinadora delgrupo de trabajo y delegada española en el citado sub-comité; Miguel A. Aranda, representante de aenor, fi-nalizó esta primera fase de contextualización me-diante una exposición del proceso de aprobación de unanorma une.La segunda parte del seminario, dedicada de llenoal análisis de la norma iso 15489, fue inaugurada porMaría Luisa Conde (Archivo General de la Adminis-tración), quien se centró en las características identi-ficativas del documento de archivo y el origen y pre-cedentes de la norma, recordando las actividades derecords management desarrolladas desde mediados delsiglo xx en el mundo anglosajón, así como los inme-diatos precedentes del modelo establecido por la Uni-versidad de Pittsburg y la norma técnica 4390, elabo-rada por los archiveros australianos. Manuela Moro(Universidad de Salamanca) aportó una visión gene-ral sobre el alcance, estructura y contenido de la normaiso 15489, analizando sus puntos más relevantes y losprincipales procesos, técnicas e instrumentos de tra-bajo en ella contenidos. Finalmente, el trabajo de Do-lores Carnicer (Subdirección de Archivos Estatales) secentró en la relación de de iso 15489 con la especifi-cación MoReq, modelo de requisitos funcionales paraaplicaciones de gestión de documentos electrónicos dearchivo, creada por la Comisión Europea en el marcodel programa ida, y de reciente traducción al castellano.Las tres intervenciones testimoniaron la existencia enEspaña de una terminología asentada y comúnmenteaceptada por los profesionales responsables de gestionarla información creada, recibida y conservada comoprueba e información por una organización o persona,en cumplimiento de sus obligaciones legales o a raízde la tramitación de sus actividades: los archiveros.Diferente en su planteamiento general fue la inter-vención de María del Valle Palma (Universidad Pom-51JUNIO-DICIEMBRE 2004 AABADOMSeminario de trabajo sobre la norma iso15489:2001 y su implantación en España(Madrid, 10 de diciembre de 2004)José María Fernández Heviapeu y Fabra), centrada en la integración de la normaen el sistema de información de una organización, yenfocada hacia las ventajas que el records managementofrece para las empresas, así como en la estrecha re-lación de éste con los planes y procesos de calidad.El seminario finalizó con una mesa redonda mo-derada por Miguel Angel Esteban (Universidad de Za-ragoza) e integrada por Lluís Cermeno (Departamentde Cultura, Generalitat de Catalunya), José Ramón Or-bea (Iberdrola), Carlos Olivares (ever documéntica)y Carlota Bustelo (Inforárea), sobre la necesidad y pre-sencia efectiva de la norma iso 15489 en España. Deacuerdo a la opinión general, la situación española secaracteriza por un desconocimiento aún muy extendidode la norma aunque, a la vez, por un interés y una de-manda crecientes; este estado de cosas, parangonablepor otro lado al existente a nivel internacional, debe-ría mejorar en el futuro inmediato no sólo por la pró-xima traducción y difusión de la norma, sino por la exis-tencia de una serie de factores estratégicos, tecnoló-gicos y organizativos que juegan a favor de suimplantación en España; entre ellos, la incidencia realde las políticas de calidad y transparencia en la nor-malización de los procesos de gestión de administra-ciones y empresas, orientadas cada vez más a sus usua-rios; la práctica asentada de una gestión documentalintegral en los sistemas archivísticos de algunas ad-ministraciones públicas; la definitiva irrupción de latelemática y la documentación electrónica y, conse-cuentemente, la creciente demanda e implantación deprogramas de gestión documental y de aplicaciones in-formáticas de gestión de documentos electrónicos; fi-nalmente, aunque no por ello menos importante, la im-portancia derivada de una cierta oficialización de lanorma iso 15489 en el sector público —e incluso, enalgunos casos, privado— de países como EstadosUnidos, Gran Bretaña, Australia o Sudáfrica, que ejer-cerán a buen seguro un papel de liderazgo en su ex-tensión.De las intervenciones de los archiveros asistentescomo invitados en la fase final del seminario, cabe re-señar la presencia de preocupaciones comunes al restode partes interesadas; especialmente, la necesidad deponer en práctica acciones formativas y de difusiónque actualicen los conocimientos de los profesiona-les y orienten a éstos en el alcance, estructura y puestaen práctica de una norma técnica internacional cuyapresencia se considera como muy conveniente. Peroal mismo tiempo, y significativamente, fueron reite-radas las inquietudes manifestadas en relación al es-tado actual de la traducción y a las dificultades ad-vertidas para consensuar una terminología común, quepudieran lastrar la utilidad práctica de la norma porrazones de ambigüedad y falta de claridad conceptual;se recordó así la existencia de un corpus terminoló-gico archivístico asentado, que engloba los principa-les conceptos, funciones y procesos descritos en lanorma y de uso común por los profesionales encarga-dos de la gestión documental de organismos e insti-tuciones en sus diferentes vertientes: administrativa,intermedia e histórica.Coincidiendo con la clausura del seminario, la or-ganización reiteró su ofrecimiento de facilitar nuevasincorporaciones al grupo de trabajo, debiendo los in-teresados cursar la correspondiente solicitud a la se-cretaría de fesabid (secretaría@fesabid.org).52AABADOM JUNIO-DICIEMBRE 2004

Seminario de Trabajo Sobre la Norma ISO 15489:2001 y su implantación En España (Madrid, 10 de Diciembre de 2004) [reseña]

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