En el siguiente trabajo se realizo con el n de integrar un Sistema de Gestion en la Asociación Asepropaz, de esa misma manera dar a conocer y aplicar el tema a lo largo del Diplomado de Gerencia HSEQ. Este trabajo esta basado en las normas ISO 9001:2018, 14001:2015
Y 45001:2018In the following work, it was carried out with the aim of integrating
a Management System in the Asepropaz Association,
in the same way to make known and apply the topic to what
throughout the HSEQ Management Diploma. This work
It is based on ISO 9001:2018, 14001:2015 standards.
Y 45001:201

Cardona Rios, Nasly Yuliana

Spanish

Repositorio Institucional UNAD

ESTUDIO DE CASO ÚNICO – DISEÑO YSUSTENTACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA LAIMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADODE GESTIÓN EN LA ASOCIACIÓN ASESOPRAZ . La empresa que estudiamos (Asepropaz) pertenece a laactividad económica con el código CIIU 0163 de lasactividades posteriores a la cosecha. Es una asociacióncafetera de 215 productores cafeteros que estándistribuidos en planadas y Alvarado Tolima yAcevedo, Pitalito y Suaza Huila, la empresa tiene dosprocesos que abarcan, 1 producción y 2comercialización, la empresa cuenta actualmente con 3bodegas, una en Pitalito Huila, Planadas e IbaguéTolima, tienen 6 trabajadores directos 1 practicante,215 productores y trabajadores indirectos es casiimposible medirlos debido a que en cada finca lacosecha y ritmo de trabajo es distinta. Esta asociación Ecológica Productores de Paz PlanadasTolima “ASEPROPAZ” fue constituida legalmente el30 de Diciembre del año 2019 por un grupo de 63productores de las veredas colindantes de losmunicipios de Planadas, Ataco (Tolima), Aipe (Huila)con el objetivo principal de comercializar y vender susproductos “Café” a mejores precios en los mercadosnacionales e internacionales. En el siguiente trabajo se realizo con el n de integrarun Sistema de Gestion en la Asociación Asepropaz, deesa misma manera dar a conocer y aplicar el tema a lolargo del Diplomado de Gerencia HSEQ. Este trabajoesta basado en las normas ISO 9001:2018, 14001:2015Y 45001:2018.UNAD ECAPMAAngie Tatiana Gil Barreto,Jeikon Reynaldo Reyes Delgadillo,Nasly Cardona Rios, nycardonar@unadvirtual.edu.coDocente asesor: María Fernanda Domínguez Resumen Identificación de la organizacióny alcance al SIG1.1.1 Alcance al sistema integrado de gestiónEl SIG abarca todos los procesos de producción ycomercialización de café, se quiere tener un alcanceambiental, de calidad y SST, teniendo en cuenta lasnormativas nacionales, por otro lado se incluiráresponsabilidad social, en este caso ISO 26000.Lo que se desea es implementar un proyecto integralque, además de tener un alcance ambiental, permitadesarrollar y poner a prueba herramientas que facilitenel trabajo adecuado de esta compañía teniendo encuenta las normativas tanto nacionales comointernacionales. 2. Diagnóstico de la organización basada en una lista dechequeo integradaSe realizó una lista de chequeo para la organizaciónseleccionada, que permite la comparación simultánea delos requisitos notables de las últimas normas de gestiónambiental ISO 14001:2015, ISO 9001:2015 sobre gestiónde calidad e ISO 45001 2018 para la gestión deseguridad y salud en el trabajo, en esta última se debeincluir lo relacionado con las normas de Bioseguridadde acuerdo con la normatividad vigente para el casocolombiano. Observemos la siguiente tabla.Actualmente nuestra gran familia ASEPROPAZ cuentacon 215 familias campesinas productoras del centro ysur del Tolima y sur del Huila. Conformada por ungran porcentaje de mujeres cabeza de familia, jóvenes,de los cuales en su mayoría son víctimas del conflictoarmado. Actualmente ASEPROPAZ se encuentracertificada por el estándar orgánico para NOP USDA /UE, JAS, Sello Nacional, certificado RFA, certificaciónFairTrade o comercio justo, entre otras.Riesgos y contexto de la organización3.1 Análisis PESTEL Tabla 1 – Lista de chequeo integradaPara la realización del análisis Pestel y el mapa deriesgo se identificó los aspectos más importantesque deben tener en cuenta para realizar un análisiscontextual y de riesgo para que se pueda construirla base de sistema de gestión. Ver imagen 1.Imagen 1 – Análisis PESTEL3.1.1 Análisis de contexto de las cuestiones internas y externas de la organizaciónEl análisis PESTEL revela elementos importantespara la empresa. En el ámbito político, lasregulaciones de comercio orgánico y las políticasagrícolas tienen un impacto en las operaciones,mientras que la estabilidad política y las regulacionesde comercio exterior son esenciales. El acceso afinanciamiento y la volatilidad del precio del café enlos mercados internacionales y nacionales sonfactores económicos importantes. Las estrategias dela empresa se ven afectadas por factores socialescomo la cultura del consumidor, la demanda de caféorgánico y la conciencia ambiental. La trazabilidad,las plataformas de comercialización certificadas y lastecnologías agrícolas son esenciales en el contextotecnológico. La ecología, que se enfoca en lasostenibilidad, se enfrenta a desafíos debido alcambio climático y a la evolución de las prácticasagrícolas como resultado de las regulacionesambientales. Legalmente, los derechos laborales, laresponsabilidad empresarial y los estándaresinternacionales de calidad orgánica son áreasimportantes de atención.3.2 Mapa de riesgosSe identificaron 4 riesgos en los cuales se quieredemostrar la importancia de los sistemas de gestiónintegrados de acuerdo al tipo de riesgo. El mapa deriesgos que podemos observar en la tabla 2, nosayudará a trabajar para mitigar los riesgos existentes. Tabla 2 – Mapa de riesgos.4. Matriz VesterEn la matriz vester se logró determinar los problemasprincipales que están afectando a la empresa deASEPROPAZ y relacionarlos unos con otros. Porotro lado se hace una gráfica la cual nos ayuda aidentificar cuales son los riesgos más críticos, lospasivos, activos e indiferentes. Ver tabla 3. Tabla 3 – Matriz Vester5.Identificación de los Stakeholders y análisis5.1 Tabla StakeholdersLuego de la identificación de los grupos deinterés dentro de la organización, teniendo encuenta las necesidades, expectativas relevantesy los requisitos del sistema integrado degestión, podemos observar la tabla 4.Tabla 4 – Identificación de los Stakeholders5.2 Análisis de stakeholders Alto poder, alto interés (A)A través de las regulaciones y políticas locales, estasentidades tienen un gran poder para influir en laasociación. La sostenibilidad y el éxito de laasociación son muy importantes para ellos. Además,incluye a entidades que certifican el café orgánico ygrandes compradores de café, cuyo respaldo es vital.Debido a su influencia en prácticas sostenibles, lasorganizaciones ambientales también pueden estarincluidas en este cuadrante.Alto poder, bajo interés (B)A pesar de que tienen la capacidad de influir en lacadena de suministro, su interés directo en lasactividades diarias de la asociación es limitado.Bajo poder/Alto interés (C)Aunque pueden tener poder limitadoindividualmente, su interés en las asociaciones esalto porque dependen de ellas para sus ingresos y eldesarrollo de sus comunidades. Además, se incluyenlas comunidades locales cercanas y los pequeñoscomercios que se benefician de las actividades y lapresencia de la asociación.Bajo poder/Bajo interés (D)No tienen ningún impacto ni interés en lasactividades y operaciones de la asociación. Suinfluencia es limitada y su interés directo en lasactividades de la asociación es limitado. Sinembargo, deben monitorearse para detectar cambiossignificativos en su relación con la asociación.5.2.1 Identificación de necesidades y expectativaspertinentes y los requisitos para el sistema integradode gestiónEn la tabla 5 podemos observar que no tienenningún impacto ni interés en las actividades yoperaciones de la asociación. Su influencia eslimitada y su interés directo en las actividades de laasociación es limitado. Sin embargo, debenmonitorearse para detectar cambios significativos ensu relación con la asociación. Tabla 5 – Identificación de necesidades y expectativas de losStakeholders6. Aplicación del ciclo PHVA al proceso de integración desistemas de gestiónSe Diseñó el ciclo de vida o PHVA de la asociaciónAsepropaz en donde se identifican las actividadesque se deben ejecutar para la integración de lossistemas integrados de gestión (ISO 9001, ISO14001, ISO 45001). Ver imagen 2.Imagen 2 – PHVA7. Proceso productivo de bienes o servicios y jerarquía deprocesos7.1 Proceso productivo de bienes o serviciosA partir del conocimiento de la organización, se diseñóde manera gráfica y detallada el proceso productivo delbien y servicio generado por la asociación Asepropaz.Ver imagen 3.Imagen 3 – Procesos productivos Asepropaz7.2 Jerarquía de procesosA partir del conocimiento de la organización, se diseñóde manera gráfica y detallada el proceso productivo delbien y servicio generado por la asociación Asepropaz.Ver imagen 4.  Imagen 4 – Jerarquía de procesos8. Requisitos comunes integrables y requisitos nocomunes De acuerdo a la exploración de las normas ISO9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 45001:2018 se logradefinir que algunos requisitos son comunes entre ellos ytambién requisitos los cuales no son comunes entreellos, como se evidencia en la tabla 6.Tabla 6 – Requisitos comunes integrables y requisitos nocomunes9. BioseguridadComo podemos observar en la imagen 5, sedeterminaron los protocolos propios de la empresa, parael desarrollo de las actividades referentes al cultivo,transformación y comercialización del café y actividadesadministrativas que se desarrollarán dentro de lasinstalaciones de AsepropazImagen 5 – Protocolo Bioseguridad10.Gestión de recursos y operación Podemos ver cuales son los recursos necesarios para elestablecimiento, implementación, mantenimiento y mejoracontinua del SIG y Bioseguridad de Asepropaz. Se realizóla revisión de cada una de las normas ISO vigentes (ISO9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018) y con ello sediseñó la tabla 7 la cual está asociada a la necesidad de laorganización con relación a la implementación de un SIGdonde se definen los requisitos comunes de cada norma quese pueden integrar y las que no.Tabla 7 – Gestión de recursos y operaciones11. Formulación del plan de integraciónMediante la tabla 8 se presenta la Política Integral diseñadade acuerdo a las necesidades de la Asociación Asepropazpolítica Integral.Tabla 8: Plan de política integral 11.1 Política integrada de gestiónAsepropaz se compromete a establecer, implementar ymantener un Sistema Integrado de Gestión (SIG) queabarque los estándares internacionales ISO 14001:2015para Gestión Ambiental, ISO 9001:2015 para Gestión deCalidad, y ISO 45001:2018 para Gestión de Seguridad ySalud en el Trabajo (SST). La política tiene como objetivoprincipal garantizar la sostenibilidad ambiental, la calidadexcepcional del café y la seguridad y salud de nuestroscolaboradores, logrando la mejora continua en todas lasáreas.Enfoque holístico:-Integrar los estándares ISO 14001, 9001 y 45001 en unsistema coherente.-Establecer procesos interconectados para maximizar laefectividad y la eficiencia operativa.La sustentabilidad ambiental:-Cumpliendo con los estándares ISO 14001.-Reducir el impacto ambiental de nuestras operaciones, desdela cosecha hasta la venta de café.-Defender la agricultura sostenible y la gestión responsable delos recursos naturales.Excepcional calidad:-Para asegurar la calidad del café Asepropaz, se ha cumplidocon los estándares ISO 9001.-Todas las etapas de producción deben tener controles decalidad.-Garantía de la autenticidad y la trazabilidad del café desde lafinca hasta el consumidor.Seguridad y Salud en el trabajo:-Completar los requisitos de ISO 45001.-En todas las actividades, priorizar la seguridad y salud de lostrabajadores.-Identificar y reducir los riesgos para prevenir accidentes yenfermedades ocupacionales.Cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios:-Mantenerse al día con las leyes y regulaciones de seguridad,calidad y medio ambiente en el trabajo.-Implementar procedimientos para asegurarse de que secumplan los requisitos legales y normativos.-Participar activamente en auditorías para asegurarse de quetodo esté en línea.La mejora constante:-Crear un ciclo de mejora continua que se base en el modeloPHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).-Promover la participación en iniciativas de mejora a todos losniveles de la organización.-Para evaluar y medir el progreso, use indicadores clave dedesempeño.Comunicarse y participar:-Comunicar claramente a todos los colaboradores la política ylos objetivos del SIG.-Fomentar que los colaboradores participen activamente y seinvolucren en la implementación y mejora del SIG.Establecer canales internos y externos de comunicaciónefectivos sobre temas ambientales, de calidad y de seguridad.Revisar y actualizar:-Realizar revisiones periódicas de la política y losobjetivos del SIG para asegurarse de que sean relevantesy efectivos.-Ajustar la política para adaptarse a los cambios en losaspectos tecnológico, comercial, legal y social.-Mantenerse al día con las revisiones correspondientes delas normas ISO. Ver tabla 9.Tabla 9 – Plan de integración12.Recomendaciones1. Realizar una evaluación de riesgos y oportunidadespara identificar los peligros y riesgos relacionados con losprocesos de producción y comercialización de café, yestablecer acciones para eliminar o reducir estos riesgos2. Crear un plan de integración que incluya losestándares internacionales de gestión ambiental (ISO14001:2015), calidad (ISO 9001:2015) y seguridad y saluden el trabajo (ISO 45001:2018).3. Establecer procedimientos para garantizar que secumplan los requisitos legales y normativos de seguridad,calidad y medio ambiente.4. Fomentar la participación activa de los colaboradoresen la implementación y mejora del SIG a través de laformación y capacitación necesarias.5. Crear canales de comunicación efectivos tanto internoscomo externos sobre temas ambientales, de calidad y deseguridad.6.Crear un liderazgo comprometido con laimplementación y mantenimiento del SIG, asignandoresponsabilidades claras y recursos adecuados.7. Realizar una evaluación completa de los requisitoslegales y normativos que se aplican a la organización ygarantizar que se cumplan.8. Involucrar a todos los niveles de la organización enel proceso de implementación del SIG, animando a losempleados a participar.9. Crear e implementar procedimientos documentadospara cada componente del SIG para garantizar latrazabilidad y la mejora continua.10. Crear indicadores clave de desempeño (KPIs) paramonitorear y evaluar el cumplimiento de los objetivosdel SIG y identificar áreas de mejora.11. Brindar capacitación y formación adecuadas a losempleados para que comprendan y participenefectivamente en la implementación del SIG.12. Crear vías de comunicación internas y externasefectivas para temas relacionados con el SIG,fomentando la transparencia y la retroalimentación.13. Realizar auditorías regulares para evaluar eldesempeño del SIG, encontrar problemas yoportunidades de mejora y implementar medidascorrectivas y preventivas.14. Fomentar una cultura organizacional que fomentela responsabilidad social, la sostenibilidad y la mejoracontinua.15. Mantenerse actualizado con las revisionescorrespondientes de las normas ISO y adaptar el SIGpara adaptarse a los cambios en los aspectostecnológicos, comerciales, legales y sociales.Por último, pero no menos importante, un SistemaIntegrado de Gestión (SIG) es necesario para que lasorganizaciones funcionen de manera eficiente entérminos de calidad, seguridad, salud ocupacional ygestión ambiental. Es evidente que el éxito del SIGdepende del compromiso de la alta dirección, laparticipación activa de los empleados, el cumplimientode los requisitos legales y normativos, la medición deldesempeño a través de indicadores clave, la formacióny capacitación del personal, la comunicación efectiva yla promoción de una cultura de mejora continua.Basándonos en las recomendaciones proporcionadas yen las prácticas exitosas de otras organizaciones.En el caso de Asepropaz, una asociación cafetera quese compromete con la sostenibilidad y la calidadexcepcionales de su café, la implementación de un SIGenfocado en la gestión ambiental, de calidad y deseguridad y salud en el trabajo (SST) puede tener unimpacto significativamente positivo en la comunidad yel medio ambiente. Asepropaz y otras organizaciones similares puedenfortalecer su posición en el mercado, mejorar la eficienciaoperativa, proteger a sus trabajadores y cumplir con lasregulaciones gubernamentales y las expectativas de losconsumidores al seguir las recomendaciones mencionadas.En resumen, implementar un SIG no solo implica cumplircon los requisitos legales, sino que también ofrece laoportunidad de fomentar la sostenibilidad, laresponsabilidad social y la eficiencia operativa. Lasorganizaciones pueden contribuir positivamente albienestar de sus empleados, las comunidades en las queoperan y el medio ambiente en general al seguir lasrecomendaciones y adoptar una mentalidad de mejoracontinua.13. BibliografíaClark, H., & Turner, S. (2020). "Achieving SustainabilityGoals through Integrated Management Systems."International Journal of Sustainable Management, 15(2),123-140.Davis, R., & Taylor, L. (2020). "The Evolution and Impactof Integrated Management Systems on OrganizationalPerformance." 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Estudio de Caso Único – Diseño y Sustentación de Herramientas para la Implementación del Sistema Integrado de Gestión en la Asociación ASESOPRAZ

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