Kobylańskij, Andrij

Opoka, Paulina

Polish

Akademicka Platforma Czasopism

ARCHIWA – KANCELARIE – ZBIORYData przesłania tekstu: 25 X 2016 r.Data przyjęcia tekstu do druku: 28 X 2016 r.DOI: http://dx.doi.org/10.12775/AKZ.2016.012A n d r i j  K o b y l a ń s k i j,  P a u l i n a  O p o k a (Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie)awksas@gmail.com, paulinaopoka@o2.plI Międzynarodowe Seminarium Naukowo-Dydaktyczne „AKTUALNE PROBLEMY ARCHIWISTYKI I ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI”Lublin, 21 V 2016 r.W Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie 21 V 2016 roku odbyło się I Międzynarodowe Seminarium Naukowo-Dydaktyczne pt. „Aktualne problemy archiwistyki i zarządzania dokumentami”. Spotkanie zorganizowane zostało przez Zakład Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Hi-storii Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Katedrę Historiogra-fii, Źródłoznawstwa i Archeologii Narodowego Uniwersytetu Charkowskiego, Archiwum Państwowe w Lublinie oraz Studenckie Koło Naukowe Archiwi-stów Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej. Dyskusje prowadzone były w ra-mach trzech paneli: „Archiwalia prywatnego pochodzenia”, „Problemy archi-wów Ukrainy” i „Zarządzanie dokumentami i archiwaliami”.Seminarium otworzył Artur Górak, który powitał zebranych i przedstawił główny cel seminarium oraz jego harmonogram, następnie oddał głos pozo-stałym organizatorom. Jako pierwszy wystąpił dyrektor Instytutu Historii na UMCS w Lublinie Dariusz Słapek, który w imieniu swoim i władz Uniwersy-tetu powitał gości. Głos zabrała również Ludmiła Posochowa z Charkowskie-go Uniwersytetu Narodowego, która złożyła podziękowania za intensywną współpracę między uniwersytetami w Lublinie i Charkowie. Następnie dyrek-tor Archiwum Państwowego w Lublinie Piotr Dymmel zaprosił zebranych na NR 7 (9) / 2016, s. 183–190Kronik a184trzecią, ostatnią część obrad do lubelskiego archiwum. Na koniec prezes Stu-denckiego Koła Naukowego UMCS Eliza Figarska, życzyła wszystkim zebra-nym udanych obrad w imieniu studentów i członków koła. Obrady oficjalnie otworzył Krzysztof Skupieński (UMCS), który wygłosił wykład pt. Nauka o dokumencie, archiwistyka i zarządzanie dokumentami – między holizmem a redukcjonizmem. Prelegent przedstawił ewolucję pojmo-wania dokumentu w ciągu ostatnich lat, a także proces zmian jego formy, zna-czenie i sposoby wykorzystywania. W czasie obrad poświęconych problemom archiwistyki na Ukrainie zapre-zentowano osiem raportów. Serhij Żydkow w swoim wystąpieniu Проблеми архівного менеджменту в Україні zarysował główne problemy planowania, organizacji, kontroli, koordynacji zasobów ludzkich i materialnych koniecz-nych do efektywnego wykonania zadań stojących przed służbami archiwalny-mi Ukrainy. Jak zaznaczył, największymi problemami są niewydolność finan-sowa, niski ogólny poziom przygotowania archiwistów i niedoskonały system prawny dotyczący archiwów. W dyskusji po odczycie była omówiona moż-liwość wykorzystania polskich doświadczeń w tworzeniu tzw. towarzystw przyjaciół archiwów, które mogłyby nawiązywać współpracę archiwów ze społeczeństwem, organizować konferencje i rozmaite spotkania. Dyrektor AP w Piotrkowie Trybunalskim Tomasz Matuszak opowiedział jak współpraca z takimi grupami pomaga archiwom prowadzić działalność wydawniczą i fi-nansować różne przedsięwzięcia.W referacie pt. Особові фонди вчених-істориків Харківського університету: проблеми формування та збереження Irena Kaługina zarysowała pojawiające się na Ukrainie problemy z prywatnymi archiwami uczonych. Za przykład posłużyli jej historycy Uniwersytetu Charkowskiego. Obecnie gromadzenie i opracowanie takich spuścizn jest odosobnioną, wewnątrzuniwersytecką ini-cjatywą, nie ma ogólnego programu. Potrzebne jest stworzenie komisji, która mogłaby opracować reguły dla przeprowadzenia ekspertyzy wartości takich materiałów. Na pytanie o metodyczne zasady opracowania i przechowywania prywatnych zespołów prelegentka odpowiedziała, że są metodyczne przewod-niki pracy z zespołami, ale nie regulują one wszystkich kwestii. W Charkowie jest obecnie dziesięć takich spuścizn, a i to w niepełnym stanie zachowania. Zainteresowanie wzbudziła też kwestia miejsca gromadzenia i opracowywa-nia takich spuścizn, czyli muzeum uniwersytetu. Okazało się, że archiwum to gromadzi tylko dokumenty powstałe w biurach uniwersytetu, natomiast Andrij Kobylańskij, Paulina Opoka 185w muzeum pracują historycy, którzy wykazują własną inicjatywę w zachowa-niu szerszej spuścizny uniwersyteckiej.Anastazja Chowtura w wystąpieniu Архівний маркетинг: проблеми та перспективи (на прикладі архівів України) zarysowała problemy i perspektywy marketingowej działalności ukraińskich archiwów. Wśród głównych proble-mów zostały wymienione: brak oddzielnej grupy pracowników, która mogłaby wziąć na siebie opracowanie narzędzi podnoszenia kultury informacyjnej po-tencjalnych klientów, badanie popytu na usługi, wyrabianie kryteriów oceny kosztu usług archiwalnych w celu stworzenia warunków do bezpośredniego świadczenia usług informacyjnych. Innym problemem rozwoju archiwalnego marketingu na Ukrainie jest brak wykwalifikowanych kadr, które posiadałyby nie tylko wiedzę na temat archiwistyki, ale i o podstawach marketingu. Wśród pozytywów referentka wymieniła uczestnictwo państwowej służby archiwal-nej Ukrainy w programach międzynarodowych. Również za pozytyw uznała, że większość archiwów ma własne strony internetowe, co ułatwia kontakty z potencjalnym klientem. Na pytanie o to, które płatne usługi archiwów mają największy popyt na Ukrainie, referentka odpowiedziała, że najpopularniej-sze są poszukiwania genealogiczne, następnie kwerendy tematyczne, usługi konserwatorskie, ocenianie archiwów przedsiębiorstw i przyjmowanie wycie-czek. Zły wpływ na aktywność archiwów ma fakt, że wszystkie zyski z tej działalności idą do centralnego budżetu państwowego, co nie sprzyja zainte-resowaniu archiwów w rozwijaniu i doskonaleniu tej działalności. Jeszcze in-nym problemem wskazanym przez prelegentkę jest to, że przedsiębiorstwa, nie chcąc płacić za wykonane prace, często niszczą swoje dokumenty.Paweł Bołdenkow w odczycie Архіви та вищі навчальні заклади: канали комунікації (на прикладі України) podkreślił, że poziom współpracy między archiwami i szkołami wyższymi na Ukrainie jak niedostateczny. Wśród per-spektywicznych kierunków rozwoju takiej współpracy wymienił odbywanie aplikacji i staży w archiwach przez studentów archiwistyki, wygłaszanie cy-kli wykładów, które mogliby prowadzić pracownicy archiwów dla zaintereso-wanych studentów. Również ważna jest współpraca przy tworzeniu stron in-ternetowych związanych z działalnością archiwalną i wydawanie czasopism. W dyskusji referent sprecyzował, że takie czasopisma wydaje się obecnie we wszystkich państwowych i obwodowych archiwach. Problemem takich wy-dawnictw jest wąskie grono zarówno wykwalifikowanych autorów, jak i za-interesowanych czytelników. Podczas dyskusji oceniono również współpracę między uniwersytetem i archiwum w Charkowie.Kronik a186W wystąpieniu Anastazji Kalcowej Сайти архівів України, як засіб комунікації została przeprowadzona analiza jakości i treści stron interneto-wych archiwów ukraińskich. Jako aspekt pozytywny uznano to, że wszystkie strony internetowe zaprojektowano według jednego szablonu, co niewątpli-wie ułatwia pracę użytkownikom. Za najlepszą, zarówno ze względu na treść, jak i komunikatywność prelegentka uznała stronę internetową Centralnego Historycznego Archiwum Państwowego w Kijowie (CHPAK). W dyskusji re-ferentka przedstawiła kwestię frekwencji odwiedzania stron internetowych archiwów. Według statystyk na jednego odwiedzającego archiwum przypada sto wejść na strony internetowe. Podkreśliła, że w archiwach nie ma informa-tyków i strony internetowe prowadzą sami archiwiści.Serhij Zajcew w wystąpieniu Архіви України в медіа-просторі opisał po-ziom obecności archiwów w przestrzeni informacyjnej Ukrainy. Przy dosyć dobrym poziomie przygotowania stron internetowych samych archiwów in-formacja o ich działalności jest prawie zupełnie nieobecna w mediach spo-łecznościowych, które zdominowały obecnie przestrzeń informacyjną. Rów-nie niski jest poziom obecności archiwów w periodykach (oprócz nielicznych specjalistycznych edycji skierowanych do ścisłego grona czytelników). Na py-tanie o przyczyny nieobecności archiwów w mediach społecznościowych re-ferent odpowiedział, że można to wyjaśnić brakiem zarówno potrzebnej bazy technicznej, jak i czasu oraz chęci samych pracowników archiwów do zajmo-wania się tą kwestią.Odczyt Mikity Jeżkowa Архіви України та засоби масової інформації w du-żej mierze nawiązywał do poprzedniego wystąpienia. Autor akcentował ni-ski poziom obecności informacji o działalności archiwów w gazetach, czaso-pismach i w telewizji. W opinii referenta można to wytłumaczyć niewielkim zainteresowaniem społeczeństwa działalnością archiwów, co sprawia, że in-formacje o archiwach mają niski status w mediach. Na pytanie o możliwości poprawy danej sytuacji referent stwierdził, że dużo zależy od samych archi-wów i od ich umiejętności organizowania takiego zainteresowania, aktywno-ści, która mogłaby zainteresować dziennikarzy, zachęcić ich do odwiedzenia archiwum i przedstawienia jego działalności w massmediach.Oksana Gela w referacie Усноісторичні колекції в архівах і музеях України przedstawiła problemy związane z gromadzeniem i opracowaniem archiwaliów opierających się na relacjach ustnych. Jednym z głównych zadań według pre-legentki jest skłonienie uczestników ważnych wydarzeń do przyjścia do archi-wum i zrelacjonowania ich, ponieważ większość uważa, że nie ma nic ciekawe-Andrij Kobylańskij, Paulina Opoka 187go do opowiedzenia. Drugim problemem jest nieobecność wykwalifikowanych specjalistów, którzy mogliby przeprowadzić taki wywiad, ponieważ oprócz wy-kształcenia archiwistycznego są w takiej sytuacji potrzebne umiejętności dzien-nikarskie i psychologiczne. Obecnie jako jedyne wyjście jawi się wolontariat.Podczas panelu pt. „Archiwalia prywatnego pochodzenia” prelegenci za-prezentowali siedem referatów, które dotyczyły tematyki archiwaliów należą-cych do niepaństwowego zasobu archiwalnego. Przedstawiono główne proble-my, z jakimi zmagają się instytucje posiadające taki zasób, zmiany w prawie archiwalnym oraz podjęto polemikę z niektórymi z nich. Stwierdzono, że ar-chiwistyka społeczna w znaczący sposób ewoluowała na przestrzeni lat i do dziś jest tematem burzliwych rozmów. Podczas dyskusji prowadzonej przez Dariusza Magiera (Państwowa Szkoła Wyższa w Białej Podlaskiej) i Artura Góraka (UMCS) próbowano przedstawić ogólną kondycję instytucji zajmują-cych się ewidencjonowaniem niepaństwowego zasobu archiwalnego. Tomasz Czarnota wraz z mgr Magdaleną Wiśniewską zauważyli konieczność zmiany terminu określającego tego typu materiały, gdyż funkcjonujący jest zbyt długi i niewygodny w użyciu. Dyskutowano również nad sensownością stosowania terminu „ewidencjonowany zasób archiwalny”, stwierdzając, że stosowanie przymiotnika „ewidencjonowany” jest niewłaściwe, ponieważ w rzeczywisto-ści nikt takowego rejestru nie prowadzi. Dodatkowo oboje dyskutanci zgodzili się, że zbytnia biurokracja i formalizm zabijają ducha archiwów społecznych. Odniesiono się również do relacji między archiwami państwowymi a archi-wami społecznymi. Dyskutanci zgodzili się, że archiwiści państwowi powinni zmienić stosunek do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwal-nego, gdyż te materiały są społecznie niezwykle istotne, a opracowywanie ich przez wykwalifikowaną kadrę jest wręcz konieczne, ponieważ tylko archiwa państwowe są w stanie zapewnić im kompleksową opiekę i nadzór. Zauważo-no również, że archiwa państwowe nie radzą sobie obecnie z przyjmowaniem zasobów archiwów społecznych, dlatego tak istotne jest nawiązywanie współ-pracy między tymi instytucjami. Tylko w ten sposób, wspólnymi siłami uda się prawidłowo zabezpieczać materiały proweniencji pozarządowej. W czasie dyskusji nawiązano do referatu Elizy Figarskiej, poruszającego problemy ewidencji materiałów archiwów społecznych i rozważającego moż-liwość stworzenia jednej uniwersalnej metodyki dla archiwistyki społecznej. Zapytano prelegentkę, czy rzeczywiście taka „idealna metodyka” mogłaby po-wstać. W odpowiedzi zauważono, że nie jest to realne i wiąże się z ingerencją państwa w autonomię organizacji pozarządowych. Kronik a188Kolejnym poruszonym zagadnieniem była kwestia materiałów pochodzą-cych ze stowarzyszeń i związków sportowych. Obecnie gromadzone są zazwy-czaj druki ulotne dotyczące tych instytucji, a poprzez brak współpracy z ta-kimi jednostkami tracona jest dokumentacja dotycząca bieżącej działalności takich podmiotów. Zgodzono się co do tego, że słuszne byłoby okazanie jej większego zainteresowania, szczególnie jeśli chodzi o dokumentację pocho-dzącą z tak ważnych w skali kraju stowarzyszeń, jak Polski Komitet Olimpij-ski. Pracownicy archiwów państwowych obecni na sali obrad (Dariusz Magier i Marcin Buczek) stwierdzili, że archiwa państwowe nie są gotowe na przyj-mowanie tego rodzaju dokumentacji i na pewno jeszcze przez długi czas nie będą, ponieważ skromny personel nie podoła przejęciu tak dużej ilości mate-riałów z jednostek pozarządowych. Dodatkowo pojawiły się stwierdzenia, że archiwa państwowe nie realizują zapisów ustawy archiwalnej i mimo że sta-rają się coś w tej sprawie zmienić, nie są w stanie zaspokoić potrzeb społecz-nych. W kwestii problemów z dotarciem do takowej dokumentacji, rozsianej po różnych muzeach i archiwach społecznych Buczek podkreślił, że tego typu instytucje mogą wprowadzać opisy zasobu do bazy Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej.W czasie dyskusji poruszono kwestie dotyczące praw autorskich, które sku-tecznie utrudniają działania związane z digitalizowaniem i udostępnianiem materiałów uzyskanych drogą nieformalnej aktywności społeczeństwa. Burzliwą dyskusję panelową podsumował Artur Górak, przedstawiając sła-bości i zaniechania obecnego systemu kształtowania zasobu archiwów pań-stwowych. Podkreślił konieczność zachowania zróżnicowanego kompleksu źródeł dla historyków przyszłości i misję, jaką w tym zakresie realizuje każdy z nas oraz organizacje społeczne.Następny blok tematyczny obrad dotyczył tematyki zarządzania doku-mentacją i archiwaliami. Dyskusję i panel poprowadzili Krzysztof Skupieński i Ludmiła Posochowa. Referenci omawiali problemy związane z zarządzaniem dokumentacją nie tylko w sektorze państwowym, ale także w prywatnym, który niewątpliwie przoduje w wykorzystywaniu nowych metod i technik w dziedzinie records management.Sporą dyskusję wywołał referat Martyny Krasuskiej, która poruszała pro-blematykę archiwizacji danych w systemach klasy ECM. Artur Górak zapytał prelegentkę, co sądzi o kwestii archiwizacji dokumentów w kontekście ewen-tualnego przekazania ich do archiwum państwowego, podkreślając przy tym, że ze względu na specyfikę oprogramowania klasy ECM warto archiwizować Andrij Kobylańskij, Paulina Opoka 189również sam program. Referentka odpowiedziała, że nie bez powodu podję-ła się opisu problematyki archiwizacji danych w kontekście jednostek wyłą-czonych spod nadzoru archiwalnego (sfera biznesowa, przedsiębiorcy). Z pro-blemem ewentualnego przekazywania tego typu dokumentacji elektronicznej archiwa państwowe dopiero się zmierzą. Dlatego trudno obecnie stwierdzić, jak proces ten będzie przebiegać. Dodała, że specyfika oprogramowania ECM wynika głównie z tego, że przedsiębiorstwa w większości kupują programy dedykowane, dostosowane do ich potrzeb. Włączając się do dyskusji, Marcin Buczek nadmienił, że praktycznie nie zdarzają się sytuacje, w których insty-tucja posiadająca program tej klasy jest objęta nadzorem. Oprogramowanie takie nie sprzyja włączeniu do załatwiania spraw JRWA. W kwestii tego re-feratu swoje zadowolenie wyraził także Janusz Łossowski, który przyznał, że spodziewał się nieco innych wniosków wypływających z samego referatu. Był mile zaskoczony faktem, że papier, jako rodzaj nośnika informacji, nie został zdyskredytowany, na co referentka odpowiedziała, że owszem, dobrej jakości papier jest trwałym nośnikiem, jednak jej wypowiedź miała na celu ukazanie innego problemu, mianowicie wskazanie potrzeby na odkrycie idealnej meto-dy archiwizacji danych. Dodała, że w jej ocenie znacznie szybciej tego przeło-mu dokona sfera biznesowa niż administracja publiczna, ponieważ to przed-siębiorstwom zależy na archiwizacji danych w najwyższej jakości.Następnie starano się skonfrontować polską rzeczywistość archiwistyki cy-frowej z osiągnięciami brytyjskimi, zaprezentowanymi przez Roberta Stęp-nia. Pytano o miejsce i liczbę kopii zapasowych, a także czy na gruncie pol-skim słuszne byłoby potraktowanie Narodowego Archiwum Cyfrowego za odpowiednik brytyjskiego Archiwum Narodowego. Referent odpowiedział, że w Zjednoczonym Królestwie tworzy się po trzy kopie zapasowe, z których dwie przechowuje się w Archiwum Narodowym, a jedną z nich w osobnym budyn-ku znajdującym się na terenie Londynu. W sprawie Narodowego Archiwum Cyfrowego stwierdził, że nie widzi większych przeszkód ku temu, aby było ono potraktowane jako Archiwum Narodowe, jednakże podejmując jakiekol-wiek decyzje, należałoby się poważnie zastanowić, czy takie rozwiązanie jest na pewno słuszne. Duże zainteresowanie wywołał referat Małgorzaty Szabaciuk, traktujący o problemach elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce. Z refe-rentką w polemikę wszedł dyrektor AP w Lublinie Piotr Dymmel, który nie zgadzał się ze stwierdzeniem Szabaciuk, jakoby koszty obsługi biurowej po-noszone przez instytucję wzrastały po wprowadzeniu EZD. Ponadto Dymmel Kronik a190stwierdził, że niechęć pracowników do EZD wynika z tego, że jest on pewnym rodzajem inwigilacji, z czym nie wszyscy są w stanie się oswoić. Zauważył tak-że, że do EZD zniechęcać mogą również problemy współpracy z instytucjami, które ciągle pracują w systemie papierowym.Sesję zakończyła wypowiedź Krzysztofa Skupieńskiego dziękującego refe-rentom i słuchaczom za aktywny udział w dyskusji. Wyraził on również na-dzieję, że seminarium to stanie się od teraz wydarzeniem cyklicznym.

I Międzynarodowe Seminarium Naukowo-Dydaktyczne "Aktualne problemy archiwistyki i zarządzania dokumentami", Lublin, 21 V 2016 r.

https://apcz.umk.pl/AKZ/article/download/AKZ.2016.012/12161

I Międzynarodowe Seminarium Naukowo-Dydaktyczne "Aktualne problemy archiwistyki i zarządzania dokumentami", Lublin, 21 V 2016 r.

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Akademicka Platforma Czasopism