Bunkowska, Paulina

Polish

Akademicka Platforma Czasopism

230  KronikaSYMPOZJUM „KANCELARIA I ARCHIWUM CYFROWE”,  WARSZAWA, 8 LUTEGO 2012 R.Instytut Historyczny Uniwersytetu Warszawskiego i Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie zorganizowali dnia 8 lutego 2012 roku w siedzi-bie Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego sympozjum „Kan-celaria i archiwum cyfrowe”. Celem spotkania było przedstawienie aktual-nej problematyki obiegu i archiwizacji dokumentacji elektronicznej w świetle rozwiązań stosowanych przez instytucje administracji samorządowej i insty-tuty naukowe Polskiej Akademii Nauk. Planowane są cykliczne spotkania o podobnym charakterze. Ze względu na otwartość spotkania, sympozjum cieszyło się dużym zainteresowaniem i frekwencja zaskoczyła samych orga-nizatorów. Przebieg sympozjum nadzorowała i koordynowała dr hab. Alicja Kulecka z UW. Program spotkania obejmował dziesięć wystąpień. Pierwszym prelegen-tem był dr Andrzej Klubiński, reprezentujący Archiwum Państwowej Akade-mii Nauk w Warszawie. Przedstawił zagadnienie pt. Archiwizacja dokumen-tacji elektronicznej (w instytucjach nauki). Stan prawny i praktyka. Słuchacze zostali zapoznani z głównymi aktami prawnymi, regulującymi sposób po-stępowania z dokumentacją elektroniczną; przedstawiono także ogólny zarys praktycznego postępowania z powyższą dokumentacją.Kolejnymi prelegentami byli reprezentanci Podlaskiego Urzędu Woje-wódzkiego: Mariusz Madejczyk, i Magdalena Sawicka. Wystąpienie pierw-szego z nich pt. Nowe wyzwania, nowe przepisy prawa – elektroniczny urząd miało charakter teoretyczno-organizacyjny systemu Elektronicznego Zarzą-dzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW). Przeprowadzono uczestników przez gąszcz aktów prawnych, regulujących in-formatyzację w podmiotach administracji publicznej i będących podstawą działania systemu. Analizowano zmiany wprowadzone w ustawodawstwie, począwszy od ustawy o informatyzacji z dnia 17 lutego 2005 r., kodeks po-stępowania administracyjnego po akty wykonawcze. Przedstawiono trzy wy-miary działalności systemu EZD: wewnętrzny – komunikacja w ramach struktury organizacyjnej podmiotu administracji publicznej, interoperacyj-ność – dążenie do automatycznej komunikacji pomiędzy podmiotami, bez Kronika  231zbędnego zaangażowania człowieka oraz zewnętrzny – komunikacja między podmiotami administracji publicznej i innymi poprzez świadczenie klientom administracji e-usług. Historia systemu EZD PUW zaczęła się w  2006 r. w momencie uruchomienia komercyjnego programu elektronicznego obiegu dokumentów w punktach kancelaryjnych urzędu. Dwa lata później wprowa-dzono go na wszystkie stanowiska pracy, wykonując czynności kancelaryjne w podwójnej formie, elektronicznej i papierowej. W 2010 r. rozpoczęto pilotaż Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, w wyniku którego w na-stępnym roku powstał EZD PUW w Białymstoku i stał się podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych. System, według prelegen-ta, został „szyty na miarę” przez urzędników dla urzędników, jest własnością skarbu państwa i pod pełną kontrolą Wojewody Podlaskiego. Wdrażanie tego systemu w innych urzędach odbywa się na zasadach niekomercyjnych. Obec-nie system wdrożono w ośmiu województwach: podlaskim, pomorskim, war-mińsko-mazurskim, mazurskim, lubelskim, świętokrzyskim, małopolskim, opolskim oraz łódzkim. Planowane jest wdrożenie systemu nie tylko w in-nych urzędach wojewódzkich, ale także w urzędach administracji zespolonej. Ponadto w planach jest stworzenie nowych modułów i rozwój w kierunku systemów ERP (Enterprise Resource Planning), czyli Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa. Przedstawiono odrobinę statystyki. W okresie pilotażo-wym wysłano trzy tysiące czterysta sześćdziesiąt przesyłek za pośrednictwem platformy e-PUAP, co dało ok. dwunastu tysięcy oszczędności. Magdalena Sawicka kontynuowała prezentację, przedstawiając Elektro-niczne zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji publicznej, rola systemów EZD, teoria i praktyka. Przedstawiła system EZD w PUW na pod-stawie przepisów kancelaryjnych z 2011 roku. Zwróciła uwagę, że wspo-mniana instrukcja kancelaryjna jest zbyt ogólna i musi być uszczegółowio-na w podmiotach. Przedstawiła walory systemu oraz łatwość jego obsługi. Po wystąpieniu skierowano pytania do prelegentów m.in. dotyczące sposo-bu archiwizacji czy też postępowania np. ze składem chronologicznym, który nie został sprecyzowany i szczegółowo uregulowany w przepisach. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie postępowania z dokumentami elektronicz-nymi, Dz. U. 2006, nr 206, poz. 1518, §7. system teleinformatyczny ma speł-niać funkcje archiwum zakładowego lub składnicy akt. Brak pełnego obrazu od momentu wpływu/powstania dokumentacji do momentu jej archiwiza-232  Kronikacji oraz sposobu przekazania do archiwum państwowego wprowadza obawę i nieufność co do sytemu EZD. Kolejne wystąpienie, Krzysztofa Pileckiego, Dyrektora Archiwum Uni-wersytetu Warszawskiego poruszało zagadnienie Archiwizacji dokumentacji w systemie USOS. Autor przybliżył pierwsze prace w 1993 r. nad systemem informatycznym w Archiwum UW. Informatyzacją objęto teczki studentów, przewodów doktorskich, habilitacji, nadań profesur. Przedstawiono sposób sygnowania powyższych jednostek archiwalnych, który nieco odbiega od po-wszechnie nam znanego i przedstawia się następująco: – dla jednostki studenckiej: < kod symb. jednostki> – <Nr dopływu-><Nr indeksu>/Snp. WH-32 123456/S, – dla przewodów doktorskich: <kod symb. jednostki> –dr <Nr dopły-wu><Nr przewodu dr>/D, np. WH-dr 1345/D, – dla habilitacji: <kod symb. jednostki> –hab <Nr dopływu><Nr przew. hab>/H, np. WH-hab. 145/H, – dla profesur: <kod symb. jednostki> –prof <Nr dopływu><Nr nada-nia prof>/P,np. WH-prof. 132/P.Następnym krokiem informatyzacji było stworzenie w 2008 r. kolejnego modułu do obsługi Archiwum w systemie USOS (Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów).Dane z poprzedniej bazy wciągnięto do systemu. Obecnie moduł archiwum zawiera dwa zbiory danych: Archiwum UW z danymi osób przed 2002 r., które nie były rejestrowane w systemie USOS, i Archiwum USOS z danymi osób rejestrowanymi w systemie. Zaprezentowano funkcjo-nalność tego systemu, który usprawnia pracę m.in. poprzez tworzenie auto-matycznie wydruków, wyszukiwania informacji według określonych kryte-riów, tworzenie raportów, statystyk, a także możliwość składania zamówień jednostek archiwalnych do wypożyczenia przez wydziały, rejestracji wypoży-czeń i zwrotów oraz wysyłanie mailowych powiadomień o zwrocie wypoży-czonych jednostek. Prace nad powyższym modułem wciąż trwają. Kolejnym krokiem informatyzacji będzie stworzenie modułu dla akt kadrowych.Paulina Bunkowska z Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu przedstawiła temat Nowe rozwiązania – czy nowe problemy, czyli obraz kance-larii według nowych przepisów z 2011 r. na przykładzie starostw powiatowych. Autorka zajmuje się problematyką kancelarii starostw powiatowych woje-wództwa kujawsko-pomorskiego. Wykorzystując swoje wyniki badań, przed-stawiła organizację kancelarii na podstawie nowych przepisów, wprowadzo-nych Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Kronika  233w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67. Wykorzystując podejście naukowe i przedstawia-jąc wzorcową instrukcję kancelaryjną, zwróciła uwagę na braki w nowej regu-lacji. Dokonała procentowego zestawienia dokumentacji kat. A i B, wskazując wzrost o 13,7 % materiałów przeznaczonych do wieczystego przechowywa-nia w starostwach powiatowych. Sporządziła listę znanych czynności kan-celaryjnych, ich podział między komórki organizacyjne i urzędników oraz wskazała czynniki kontrolne, uwzględniając podejście naukowe i weryfiku-jąc je z nowymi przepisami. Zwróciła uwagę na brak regulacji na temat nie-których czynności biurowych zarówno w systemie tradycyjnym, jak i EZD, oraz wskazała nowe czynności kancelaryjne, tj. odwzorowanie cyfrowe czy uzupełnianie metadanych. Ponadto zwróciła uwagę na nowe elementy wpro-wadzone w instrukcji kancelaryjnej np. wprowadzenie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych. Starostwa powiatowe województwa kujawsko-po-morskiego pracują w systemie tradycyjnym, wykorzystując jedynie narzędzia informatyczne, przedstawiono przykład Starostwa Powiatowego w Toruniu i oprogramowania firmy KOM-PRO Asystent i Resak.Kolejną referentką była dr Anna Krzemińska z Instytutu Farmakologii PAN w Krakowie, która przedstawiła Dokumentację elektroniczną badań na-ukowych. Autorka wtajemniczyła uczestników sympozjum z dokumentacją, która powstaje na podstawie specjalistycznego oprogramowania. Ciekawost-ką były zdjęcia sprzętu wykorzystywanego do badań naukowych i postaci dokumentacji: skanu szczura. Zwrócono uwagę na liczne problemy związane z gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem oraz wartościowa-niem dokumentacji elektronicznej dotyczącej badań naukowych.Agata Jaroszewicz z Instytutu Biologii Ssaków PAN przedstawiła Archiwi-zację dokumentacji działalności wydawniczej w systemie informatycznym. Swoje rozważania oparła na przykładzie kwartalnika naukowego „Acta Theriologi-ca”. Uczestnicy sympozjum zapoznali się z etapami powstawania kwartalnika i powstającą dokumentacją, tj.: organizacją pracy redakcji (m.in. dokumen-tacją dotyczącą warunków i okresu pracy redaktorów, bazą danych autorów, recenzentów, maszynopisów, zeszytów kwartalnika, dokumentacją dotyczącą praw autorskich), przygotowanie merytoryczne kwartalnika (maszynopis au-tora, korekta autorska, korespondencja redaktora z autorem i recenzentami), przygotowanie techniczne kwartalnika (złożenie numeru kwartalnika, kore-spondencja z drukarnią, makieta numeru), dystrybucja kwartalnika (umo-234  Kronikawy, cenniki, karty magazynowe kwartalnika, bazy danych kontrahentów, ko-respondencja z kontrahentami, faktury) oraz archiwizacja dokumentacji na podstawie programów: Access – do bazy danych autorów, recenzentów, kon-trahentów, maszynopisów, kart magazynowych kwartalnika, Ventura – do przygotowania graficznego numeru kwartalnika, Eudora, Mozilla Thunder-bird – do korespondencji. Kolejnym krokiem było podjęcie współpracy z ze-wnętrznym wydawcą Springer-Verlag oraz praca w nowym systemie Editorial Manager.Tematem wystąpienia dr. Huberta Wajsa, dyrektora Archiwum Głów-nego Akt Dawnych, była Specyfikacja MoREq2. Wzorcowe wymagania doty-czące zarządzania dokumentami elektronicznymi. Pokrótce słuchacze zostali zapoznani z historią wspomnianej specyfikacji, jej układem i przede wszyst-kim przeznaczeniem. Prezentacja opierała się na tłumaczeniu wersji angiel-skiej, dostępnej na stronie: http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/con-tent/article/63-aktualnosci/2822-tumaczenie-moreq2-wersja-beta-.html42. Autorem powyższego tłumaczenia jest prelegent, warto zapoznać się z tym 431 stronicowym opisem specyfikacji. Należy podkreślić, że MoReq2(Mo-del Requirements for the management of electronic records) jest „modelem” wymagań, standardem do zarządzania dokumentacją w postaci zarówno tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej.Dr Wojciech Woźniak z Narodowego Archiwum Cyfrowego przedstawił Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w programie przygotowania do zawo-du archiwisty i zarządcy dokumentacji. Wychodząc naprzeciw problematyce i  nowym wymaganiom wprowadzono w programie studiów stacjonarnych (14 h), niestacjonarnych (16 h) i podyplomowych (14 h) przedmiot: elek-troniczne zarządzanie dokumentacją. W zakresie problematyki powyższego przedmiotu znajduje się: – terminologia (m.in.: definicja dokumentu elektronicznego, dokument a plik, dokument a nośnik, naturalne dokumenty elektroniczne a od-wzorowania cyfrowe, zarządzanie dokumentacją i elektronicznego za-rządzania dokumentacją), – rola i funkcja metadanych,  – wiarygodność i autentyczność dokumentu elektronicznego, – dokumentacja elektroniczna w kancelarii, 42 http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/2822-tumaczenie-moreq2-wersja-beta-.html/, Dostęp: 19.09.2012 r.Kronika  235 – charakterystyka współczesnego systemu uwzględniającego dokumen-tację tradycyjną i elektroniczną, – systemy teleinformatyczne do zarządzania dokumentacją (EZD) – definicja i wymogi, prawne systemów teleinformatycznych, budowa i funkcje systemów EZD, standard MoReq, – postępowanie z dokumentacją elektroniczną w jednostkach admini-stracji rządowej – cykl życiowy dokumentu (instrukcja kancelaryjna), zadania i funkcje archiwum zakładowego, składy chronologiczne a ar-chiwum zakładowe, brakowanie dokumentacji elektronicznej, – przechowywanie dokumentacji elektronicznej (trwałość nośnika, trwałość dokumentu, przekazywanie dokumentacji elektronicznej do archiwum państwowego), – dokumentacja elektroniczna w archiwum państwowym (przekazywa-nie, udostępnianie, prototyp ADE).Powyższa oferta dydaktyczna ma wychodzić naprzeciw współczesnym problemom. Planowane jest zwiększenie liczby godzin oraz współpraca z Pod-laskim Urzędem Wojewódzkim i jego systemem EZD. Ostatnią prelegentką była Wioletta Lipińska z Instytutu Badań Lite-rackich PAN, która przedstawiła problem Dokumentacji elektronicznej i jej archiwizacji w świetle praktyki i projektu nowelizowanych przepisów kance-laryjno-archiwalnych IBL PAN. Dokumentacja elektroniczna w IBL PAN przechowywana jest na nośnikach zewnętrznych, tj. CD, DVD, USB oraz zdalnie na serwerze. IBL PAN, wychodząc naprzeciw problematyce, zwią-zanej z dokumentacją elektroniczną, stworzył projekt zmian w obowiązują-cych przepisach kancelaryjno-archiwalnych. Uzupełniono w nich terminolo-gię, wprowadzono nowe zapisy dotyczące sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, uwzględniając postać elektroniczną dokumentacji. Wprowa-dzono dodatkową pomoc ewidencyjną w postaci spisów dla dokumentacji występującej w postaci elektronicznej. Formularz w postaci tabelki składa się z następujących rubryk: liczby porządkowej, znaku sprawy, tytułu dokumen-tów, formatu dokumentów, dat skrajnych dokumentów i rozmiaru. Przed-stawiono także propozycję zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt i in-strukcji archiwalnej. Autorka przedstawiła również kwestie problemowe, nad którymi należy jeszcze się pochylić, tj. postępowanie z pocztą elektroniczną, kwestia archiwizacji baz po przeniesieniu danych na nowe oprogramowanie, sposób archiwizacji strony internetowej, problem występowania w wielu miej-236  Kronikascach tej samej dokumentacji (np. materiały dotyczące konferencji na stronie internetowej, na płycie CD i na dysku komputera).Problematyka postępowania z dokumentacją elektroniczną, sposobem jej gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania budzi i będzie budzić jeszcze przez jakiś czas dyskusję, którą wzmacnia każdy nowy akt prawny, tak jak np. przepisy kancelaryjno-archiwalne z 2011 roku. Nie wystarczy, aby podsta-wy prawne w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentacji elektronicznej two-rzyli urzędnicy dla urzędników, jak stwierdził jeden z prelegentów, projekty takie należy oprzeć o podejście naukowe i obowiązujące standardy, o dyskusje ze środowiskiem naukowych i ustalenie konsensusu, dopiero takie podejście gwarantuje oczekiwane rezultaty. Z „owocem” powstałych regulacji niedługo zmierzą się archiwa zakładowe, a w dalszym etapie archiwa państwowe.Sympozjum z całą pewnością osiągnęło zamierzony cel. Pozostaje czekać na kolejne spotkania praktyków i teoretyków. Warto podkreślić, że większość prezentacji dostępna jest na stronie internetowej Uniwersytetu Warszawskie-go: http://www.ihuw.pl/content/view/1036/189/lang,pl/43. Paulina BunkowskaArchiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w ToruniuWYSTAWA LUX IN ARCANA. L’ARCHIVIO SEGRETO VATICANO SI RIVELA, MUZEUM KAPITOLIŃSKIE W RZYMIE, 29 LUTEGO – 9 WRZEŚNIA 2012 R.Archiwum Watykańskie, posiadające niezwykle bogaty zasób, budzi zro-zumiałe zainteresowanie badaczy. Chociaż zasady udostępniania i ko-rzystania z jego zbiorów są rygorystyczne, corocznie prowadzi tu kwerendę ok. 1500 naukowców z kilkudziesięciu krajów świata. W medialnym prze-kazie, a co za tym idzie w opinii społecznej, Archiwum Watykańskie owiane jest aurą tajemniczości, pojawia się często w kontekście sensacyjnych historii, rzadko mających cokolwiek wspólnego z rzeczywistością. Ze względu na tę legendę watykańskiej placówki naukowej, bezprecedensowym wydarzeniem kulturalnym i medialnym zarazem stała się wystawa Lux in Arcana. L’archivio 43 http://www.ihuw.pl/content/view/1036/189/lang,pl/, dostęp: 19.09.2012 r.

Sympozjum "Kancelaria i archiwum cyfrowe", Warszawa, 8 lutego 2012 r.

https://apcz.umk.pl/AKZ/article/download/AKZ.2012.009/5648

Sympozjum "Kancelaria i archiwum cyfrowe", Warszawa, 8 lutego 2012 r.

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Akademicka Platforma Czasopism