Rola i zadania Inspektora Ochrony Danych w Archiwach Państwowych – próba oceny z perspektywy pięciu lat po wprowadzeniu unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)

Abstract

This article aims to assess the issue of data protection and the role and tasks of theData Protection Offi cer in the National Archives. With the introduction of the EU Data Protection Regulation (GDPR), much has changed in the perception of those who deal with these issues. The Data Protection Offi cer’s main concern is the proper handling ofrecords that are produced in the process of any organizational unit’s activities, including those of the State Archives. The role and responsibilities of the Data Protection Offi cer in the state archives are the same as in other organizations. Due to the nature of the activities of the state archive network and the specifi c nature of an institution such as the archives, the duties of the Data Protection Offi cer are extremely important. On the one hand, the state archives service holds records with permanent retention, i.e. category A, and on the other hand it operates like a normal offi ce serving the public with its organizational structure. The management of information security in the age of the knowledge societyis the key issue in any institution, for which the Data Protection Offi cer is responsible. The information security system itself must be well designed and thought out. The EU legislator intended the function of the Data Protection Offi cer to protect our privacy as well. The system of personal data protection has been in place in Poland for twenty-six years, and after the implementation of the GDPR (along with penalties for improperprocessing of personal data), we are increasingly considering it as our inalienable right to have our personal data well processed and not shared with unauthorized persons.Artykuł ma na celu zwrócenie uwagi na problem ochrony danych osobowych i roli oraz zadań Inspektora Ochrony Danych w archiwach państwowych. Wraz z wprowadzeniem unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych zmieniło się wiele w postrzeganiu osób, którą tymi zagadnieniami się zajmują. Inspektor Ochrony Danych zajmuje się przede wszystkim należytym postępowaniem z dokumentacją, która jest wytarzana w toku działalności każdej jednostki organizacyjnej, w tym również archiwom państwowym. Rola i zadania Inspektora Ochrony Danych w archiwach państwowych jest taka sama jak w innych jednostkach organizacyjnych. Ze względu na specyfikę działalności państwowej sieci archiwalnej i specyfiką instytucji jaką są archiwa państwowe zadania Inspektora Ochrony Danych są niezwykle ważne. Z jednej strony państwowa służba archiwalna posiada dokumentację o wieczystym przechowywaniu tzn. kategorię A, a z drugiej strony działa jak normalny urząd obsługujący petentów oraz ze swoją strukturą organizacyjną. Właśnie zarządzanie bezpieczeństwem informacji w dobie społeczeństwa opartego na wiedzy jest kluczowym problemem w  każdej instytucji, za który odpowiada Inspektor Ochrony Danych. Sam system bezpieczeństwa informacji musi być systemowy i dobrze przemyślany. Ustawodawca unijny w swoim zamyśle stworzył funkcję Inspektora Ochrony Danych, aby chronić także naszą prywatność. System ochrony danych osobowych działa w Polsce od dwudziestu pięciu lat, a po wdrożeniu RODO (wraz z karami o nienależyte przetwarzanie danych osobowych) coraz bardziej podchodzimy do tego jako naszego niezbywanego prawa, aby nasze dane osobowe były dobrze przetwarzane i nie udostępniane osobom nieupoważnionym.