Linee guida per il monitoraggio delle Article Publication Charges (APC) ovvero spese di pubblicazione in Open Access negli Enti Pubblici di Ricerca

Giannini, Silvia

Maggi, Roberta

Secinaro, Emanuela

Italian

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Linee guida per il monitoraggio degli APC negli EPR – GdL Openscience della CoPER - 2023.08.30 1 Linee guida per il monitoraggio delle Article Publication Charges (APC) ovvero spese di pubblicazione in Open Access 2023.08.30 DOI:     10.15161/oar.it/77197  Estratto da “Monitoraggio delle APC negli EPR. Cosa, come e perché” (De Simone,   Maggi, Giannini, Secinaro, 2023 disponibile al DOI  10.15161/oar.it/76973 ).  L’obiettivo che le istituzioni devono porsi – sia per scopi interni e individuali, sia per collaborare a progetti di respiro europeo e internazionale – è quello di organizzare un accurato monitoraggio e una corretta rendicontazione delle spese per la pubblicazione in accesso aperto.  Per quanto attiene la rendicontazione delle spese, diviene indispensabile che le istituzioni si dotino di strumenti puntuali per il rilevamento delle stesse come la creazione di apposite voci di bilancio che consentano di isolare la spesa per APC da altri tipi di spesa e di avere rapidamente contezza dei costi sostenuti. A tale scopo si propone di creare 3 voci di bilancio (o sottocapitoli di spesa) distinte:  1. Spese per pubblicare in open access articoli, capitoli, dati, libri (es. APC- article processing charges, open access option, open choice, open online, etc.) 2. Spese per pubblicare in modalità standard (ovvero non open access) articoli, capitoli, dati, libri (es. contratto di edizione, publication fee, etc.) 3. Spese per servizi editoriali (es. color charges, editing, extra pages, overlenght, submission fee, revisione, traduzione, etc.)  È importante che le 3 voci siano distinte, perché questo consente di isolare le spese per l’Open Access in modo chiaro. Si noti in particolare la differenza tra la voce 1 e la voce 3.  Per acquisire correttamente i dati e sapere quanto l’istituzione spende per pubblicare in accesso aperto, su quali riviste e con quali editori, è necessario descrivere la spesa effettuata indicando gli elementi essenziali alla sua identificazione (metadati). La nostra proposta è inserirlo in un campo dedicato aggiungendolo  ai  metadati, oppure, qualora non sia possibile, nel campo descrittivo dell’ impegno di spesa (talvolta chiamato Campo Note).  I dati utili da indicare nel campo sono  • Cognome dell’autore che sostiene i costi per APC • Titolo dell’articolo/capitolo di libro • Titolo della rivista o del libro o del capitolo • Editore • ISSN o ISBN Linee guida per il monitoraggio degli APC negli EPR – GdL Openscience della CoPER - 2023.08.30 2 • DOI (della versione editoriale Version of Record se disponibile, della versione già sottoposta a revisione paritaria e accettata per la pubblicazione chiamata  Author’s Accepted Manuscript altrimenti)  Esempio per articolo pubblicato in rivista Titolo articolo: A primer on machine learning techniques for genomic applications Titolo rivista: Computational and Structural Biotechnology Journal Editore: Elsevier ISSN: 2001-0370 DOI: 10.1016/j.csbj.2021.07.021  Di particolare rilevanza è l’acquisizione del DOI in quanto identificativo univoco dell’articolo per cui, anche in assenza di altri dati, ne consente l’individuazione.   La rendicontazione delle spese per l’accesso aperto coinvolge necessariamente il personale delle amministrazioni, in quanto incaricato di compilare gli impegni di spesa nei sistemi contabili delle istituzioni.  Tuttavia, le informazioni necessarie alla rendicontazione potrebbero non essere a disposizione delle amministrazioni al momento della registrazione dell’ordine, per cui dovranno essere reperite rivolgendosi agli autori degli articoli, agli editori o ad altro personale, coinvolto nella gestione dei prodotti della ricerca. Le modalità di coinvolgimento sono molteplici, per es. la compilazione di scheda con metadati poco sopra indicati da allegare alla RdA (richiesta di acquisto), invio tramite email o altri metodi che ogni istituzione ritiene efficaci all’ottenimento delle informazioni necessarie.   Contatti: Gruppo di lavoro Openscience della CoPER - email: coper.openscience@lists.infn.it  

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