Eslava-Ochoa, E. (Esther)

Morell-Oliver, J.M. (José María)

Eslava, E. (Esther)

Dadun, University of Navarra

Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La Conservación de diferentes soportesEsther Eslava Ochoa, Archivo General de la Universidad de NavarraJosé Mª Morell Oliver, Archivo General de la Universidad de NavarraLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012•Conservación: mantenimiento de algo en buenas condiciones físicas con el fin de que pueda cumplir la función para la que ha sido creado.La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012•Preservación: conjunto de medidas que se toman con antelación para asegurar el mantenimiento de los materiales existentes.La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012•Restauración: intervención sobre los documentos deteriorados, respetando siempre su integridad histórica, estética y física.La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores de deterioro:- Internos- ExternosLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores externos de deterioro:- Físico-ambientales- Químicos- Biológicos- MecánicosLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores físico-ambientales:- Humedad: 30%-55%- Temperatura: 11º-21ºC- LuzLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores externos de deterioro:- Biológicos:• Insectos bibliófagos• Microorganismos• Roedores• Catástrofes:- Fuego- InundacionesLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Actuación por fuego e inundaciones. Atentado de 2008.1.- Zona controlada 2.- Asesoramiento profesionalLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 20123.- Rapidez para evitar la aparición de microorganismos 4.- Extracción (cajas de plástico)La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 20125.- Selección documental ¿qué se recupera? ¿en qué orden? 6.-EliminaciónLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 20127.- Zona de secado 8.- Eliminar elementos oxidantes, secado por extensión, eliminar las zonas quemadas y ceniza con brochas, e instalación de material de archivo. 9.- Resultados muy positivos.  La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores de deterioro:- Internos- Externos: •MecánicosLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Factores internos de deterioro:- Acidez- OxidaciónLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Medidas preventivas para la conservación de los documentos:- Edificio- Instalación de los documentos- Sistemas de protecciónLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Edificio:•Emplazamiento•Construcción•Áreas:- Depósito- Zona de trabajo- Sala de consultaLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Sistemas de protección:•Contra el robo•Contra incendios•Contra inundaciones•Durante obras•Contra plagas•Contra la degradación por factores ambientales•Plan de conservación de materiales documentalesLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Sistemas de detección de incendios:•Pasiva: detectores térmicos y ópticos•Activa: muestreo constante del aireSistemas de extinción de incendios:•Fijo•PortátilLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Plan de conservación de materiales documentales:•Evaluación del riesgo•Evaluación del estado de conservación•Determinación del valor de los documentos•Recursos disponibles, aspectos políticosLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Plan de conservación de materiales documentales : criterios•Impacto•Viabilidad•Urgencia La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Plan de conservación de materiales documentales: contenidos•Acciones preventivas generales•Acciones correctivas a problemas detectados•Normas a seguir en situaciones de emergencia•Formación para el personal del ArchivoLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Acciones correctivas a problemas existentes:•Lugar fresco, seco, oscuro y bien ventiladoLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Medidas correctivas ante problemas ya existentes:•Humedad y temperatura•Luz•Aire•Biodeterioro•Instalaciones•ManipulaciónLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Acciones correctivas a problemas existentes:•Temperatura alta, Humedad Relativa correcta: enfriar el aire•Temperatura correcta, Humedad Relativa alta: deshumidificar el aire•Temperatura correcta, Humedad Relativa baja: humidificar el aireLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Acciones correctivas a problemas existentes:•Ventilación: aire limpio•Aislamiento de las condiciones exterioresLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Acciones correctivas a problemas existentes:•Luz:- Natural: persianas, cortinas, filtros UV- Artificial: filtros UVLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Acciones correctivas a problemas existentes:•Biodeterioro:- Aislamiento- Mejora de las condiciones ambientalesLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012¿qué hacer con los doc electrónicos? Ideal: Productos de gestión documental que se comercializan Más opciones (CAU, AAN…)La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Puntos a tener en cuenta: Formatos Seguridad Obsolescencia tecnológica - software - hardwareLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Soportes especiales. Fotografías: características químicas muy especiales . Almacenar en sobres y cajas ManipulaciónLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Discos duros y servidores: – les afectan las reacciones químicas y suciedad. – los campos magnéticos.Prevención: copias de seguridad periódicas. La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Soportes ópticos: – reacciones químicas– manipulación – luz, temperatura y humedad. Prevención: correcto tratamiento y almacenamiento de los discos, control de luz, temperatura y humedad…La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Fotos de Soportes y técnicas documentales : causas de su deterioro / Javier Tacón Clavain.Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012¿Qué hacemos con el email?• ¿qué es un email? • ¿quién es el responsable?¿Cuáles elimino? a. las que no son documentosb. los documentos de trabajo que…La custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012Recomendaciones para ayudarte a gestionar de forma responsable tu email. 1.- Clasificar2.- Separar el correo personal. 3.- Vaciar la papelera4.- No eliminar los adjuntos5.- Antes de adjuntar, asegurarse que ese documento no este en alguna red internahttp://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentose lectronicos/recomendaciones_correo.pdfLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?Archivo GeneralCursos de Verano de las Universidades Navarras. Pamplona 13 y 14 de septiembre de 2012ConclusionesLa custodia de la memoria de las instituciones sin ánimo de lucro: ¿cómo organizar el archivo?

La conservación de diferentes soportes.

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