Cózar-Santiago, A. (Amparo)

Iturbide-Tellechea, A. (Arantxa)

Serrano-Vicente, R. (Rocio)

Universidad de Navarra

Desarrollo de la introducción de contenidos en Dadun: diversidad de métodos y flexibilidad de sistemas

Dadun, University of Navarra

Título Desarrollo de la introducción de contenidos en Dadun: diversidad de métodos y flexibilidad de sistemas Autores 								Palabras clave Repositorios, autoarchivo, becarios, bibliotecarios Descripción   PÁGINA WEB PERSONAL/ACADEMICA: Rocio Serrano, Dadun,    1. INTRODUCCIÓN  El presente trabajo trata de recorrer la trayectoria del repositorio institucional de la Universidad de Navarra, con el fin de detectar las causas de su evolución y describir las características y actividades llevadas a cabo que han fomentado su crecimiento y continuidad.  Cabe considerar previamente que el personal que ha colaborado en esta evolución ha variado desde sus inicios, incorporando nuevo personal, tanto de la rama de humanidades como de ciencias, así como abandonando el proyecto en otros casos.  Desde la primera idea de implantar un repositorio de la universidad, hasta su lanzamiento y presentación a la comunidad científica transcurrieron casi tres años llenos de un trabajo oculto pero intenso en el que se estudió los posibles sistemas a implantar, la jerarquización de las áreas, subáreas y colecciones, etc. Esta etapa duró desde finales del año 2005 a principios del 2008, fecha en el que Dadun vio la luz y se hizo público.   Este estudio se ha dividido en cuatro fases correspondientes a los años entre 2008 y el actual 2012, detectándose cuatro métodos diferentes de trabajo, cada uno con sus peculiaridades.   Se describen a continuación estas fases, sus características, y qué motivó su implantación, acompañados de gráficos que nos ayudarán a comprender mejor la evolución sufrida en dicha fase.   El objetivo del trabajo es analizar qué ha fomentado la evolución y crecimiento de nuestro repositorio, tratando de identificar el método de trabajo más efectivo.    2. FASE 1: LANZAMIENTO DE DADUN – 22 de enero de 2008  Como es evidente, antes de comenzar a trabajar con el repositorio institucional de la Universidad de Navarra se estuvo estudiando qué sistema utilizar, cómo organizar el repositorio en cuanto a áreas y subáreas, modos de trabajar, personal necesario, etc., pero esto haría más bien referencia a la Fase 0 de nuestro repositorio.  Nos centraremos en el periodo del lanzamiento y presentación del repositorio a la comunidad científica. Una de las cuestiones que se planteó, y que como se ha visto es común en la mayoría de repositorios, es el referente a presentar el repositorio a la comunidad científica con un número de documentos ya introducidos. De este modo el investigador o profesor podría hacerse una idea más clara del objetivo y la finalidad del repositorio, y entender mejor su propósito de difusión, preservación y gestión de la investigación académica.   Se pensó que lo más sencillo y rápido para comenzar a trabajar y presentar el repositorio lo antes posible, para de este modo poder continuar trabajando, sería rastrear las webs de los departamentos, y de este modo aprovechar los documentos que ya se encontraban en formato electrónico para su inclusión en Dadun, siempre que la política editorial permitiría realizarlo.   Se hicieron diferentes gestiones con departamentos de distintas facultades como Eclesiástica de Filosofía, Derecho Canónico, revistas de la facultad de Derecho, documentos institucionales, revistas de Teología, Zoología… Donde más facilidades se encontraron fue en la revista de Anuario filosófico puesto que hacía unos años, ellos se habían puesto en contacto con los Servicios informáticos de la universidad para estudiar las posibilidades de publicar los números anteriores de su revista en formato electrónico. En su momento los servicios informáticos les aconsejaron utilizar dspace para este cometido, y al informarse de que la biblioteca había adquirido el programa, se vio la posibilidad de trabajar en conjunto y aprovechar recursos.   Después de las gestiones necesarias, y como se muestra en la tabla, se comenzaron a introducir documentos desde muy pronto, aunque fue el año anterior al lanzamiento de Dadun, el año 2007, cuando se introdujeron la mayor parte de los documentos, continuando el siguiente año, y más tarde con las actualizaciones correspondientes.                    El lanzamiento de Dadun tuvo lugar el 22 de enero de 2008 con un total de 856 documentos en las áreas de Revistas y Series UN y en Depósito Académico.   3. Fase 2: Autoarchivo  Después del lanzamiento del repositorio se comenzaron a dar unas sesiones sobre Dadun en distintos departamentos, con el objetivo de que profesores e investigadores empezaran a introducir sus investigaciones.  Desde entonces el autoarchivo es una opción que se ofrece a los miembros de la universidad cuando se les da a conocer el repositorio. Creemos que los investigadores y profesores tienen en gran estima el controlar su trabajo y gestionar sus propias publicaciones. Entre sus ventajas se encuentra la autonomía del investigador, que le involucra de tal modo, que él mismo recomienda y promueve el repositorio institucional, a través de diversas vías: páginas web personales o departamentales, implicar a otros compañeros, difusión de sus trabajos a través del repositorio, etc.  Es el sistema por el que se decantaron en un primer momento la mayoría de participantes en el repositorio. En todo caso, la biblioteca siempre colabora con esos departamentos, durante todo el proceso de incorporación del material. Como en la mayoría de los repositorios hay un equipo de bibliotecarios encargados de revisar los documentos introducidos.   No obstante, aunque el autoarchivo implique que sea el propio autor quien se ocupe de subir el material a Dadun, la gran mayoría cuenta con ayuda o colaboración en su departamento, bien sea del personal de secretaría o alumnos internos-becarios, que realicen esas labores.  En las primeras etapas, la gestión de autoarchivo tuvo muchos adeptos, como es el caso de GRISO (Filosofía y Letras), Física, Educación y Proyectos periodísticos (Comunicación). Todos ellos continúan con esa práctica (bien apoyándose, como se ha comentado, en becarios o secretarías).  Los resultados fueron y siguen siendo muy positivos (una media de 90 documentos anuales incorporados en el conjunto de  los departamentos más activos: GRISO, Comunicación, Educación y Filosofía y Letras en los dos últimos años), en gran medida debido a que los departamentos implicados observan y reconocen el interés, necesidad y utilidad de difundir sus trabajos a través de Dadun. Es un beneficio directo y casi inmediato para su trabajo.    Tabla 2. Evolución del autoarchivo en Dadun, en diversos departamentos: GRISO, Botánica, Proyectos periodísticos, entre otros.  Como contrapartida a este método de trabajo, nos encontramos que muchos de los profesores a pesar de su interés no encontraban tiempo para preparar e introducir los documentos en Dadun (escaneado, búsqueda de las políticas editoriales, etc.), por lo que el trabajo se ralentizaba mucho. Se tomó la decisión de ofrecer becarios o bibliotecarios que se encargaran de esas tareas. Entre los bibliotecarios fueron, fundamentalmente el equipo de Dadun y algunos bibliotecarios temáticos.     4. FASE 3: TRABAJO CON EL SERVICIO DE PUBLICACIONES – AÑO 2010  En el año 2009 el Servicio de Publicaciones se puso en contacto con la biblioteca para introducir todas las revistas publicadas en la universidad a texto completo. Se encargaron de la financiación de una empresa externa para la digitalización.   Desde la biblioteca se aprovecharon los meses de verano para introducir la información digitalizada contando con la ayuda de 8 becarios. Durante el mes de julio personal bibliotecario creó las subáreas y colecciones de las 18 revistas, preparando el repositorio para albergar el nuevo material, y se dio la formación a los estudiantes seleccionados. A cada uno de ellos se le hizo responsable de un par de revistas.   En el siguiente gráfico se comprueba la evolución de introducción de documentos en Dadun durante el año 2010, y se puede ver cómo durante el mes de agosto existe un pico debido a los 3.631 documentos que introdujeron los becarios.       5. Flexibilidad  Tras utilizar los diferentes métodos se ha comprobado que no son excluyentes. A lo largo de los años trabajados en el repositorio se han ofrecido los tres sistemas de introducción de documentos (autoarchivo, becarios y bibliotecarios), dejando al departamento la elección del método que más se adecúe a su trabajo.   Existen departamentos que conjugan dos métodos diferentes, o que temporalmente se apoyan más en uno que en otro, o bien que han ido evolucionando o cambiando a uno u otro sistema dependiendo del momento. En todos y cada uno de los casos, ninguno ofrece un resultado más relevante que otro. Todos ellos complementan a la perfección el fin último de Dadun, que sea el depósito institucional para la conservación de la investigación en la Universidad de Navarra.  En el tema de los becarios, tras el impulso realizado con las publicaciones periódicas de la Universidad (en el verano de 2010), se ha mantenido un número bastante estable (entre 5 y 8) durante los últimos años. Han ido incorporándose a las necesidades puntuales de los departamentos y desde la Biblioteca, también hemos optado por su colaboración para el apoyo en épocas concretas. El autoarchivo sigue siendo uno de los métodos ofrecidos, y particularmente en el área de Humanidades tiene una mayor aceptación, aunque estamos en conversaciones con varios departamentos del área de Ciencias: Química y Edafología, y Botánica. El Trabajo colaborativo de los bibliotecarios ha aumentado significativamente en el último año. Se han incorporado, no solo a tareas de control y revisión, sinó también activamente para incorporar materiales (además de, por supuesto, en la divulgación, difusión y marketing del repositorio).  Los métodos a utilizar se complementan, ninguno excluye a otro, sino que cada uno se adapta a las necesidades específicas y concretas de cada departamento, investigador o docente. Es más, no todos son estables en el tiempo, lso integrantes del proyecto de Dadun, pueden decantarse y variar en su modalidad de incorporar el material, dependiendo de las necesidades, exigencias y objetivos planteados. Todos ellos suman su potencial y funcionalidad, dando como resultado, a dia de hoy, más de 17.000 documentos en Dadun.   Tabla 4. Inclusión de materiales, en el periodo 2007-2012, con sistemas diversos.   Cabe mencionar que los profesores se han acercado a la biblioteca interesados en el repositorio, gracias a una campaña de marketing constante desde el nacimiento de Dadun. Entre las acciones llevadas a cabo destacan la Semana del Acceso Abierto en la que los bibliotecarios temáticos se acercaron a las diferentes facultades con un expositor informativo; sesiones departamentales; marcapáginas sobre el repositorio; el blog Investigación científica en Abierto que nació hace un año; las televisiones de plasma con anuncios que hay repartidas por la universidad; y como no, las redes sociales, Twitter y Facebook. Junto a esto también se han explorado otras vías más formales como exposiciones en Rectorado o escritos a las distintas facultades por parte de la dirección de la biblioteca.       6. Conclusión   El éxito de un repositorio no es inmediato, necesita un tiempo para desarrollarse (al menos 3 años)   Hace falta planear, pero no mucho. Hay que tomar algunas decisiones al principio, pero otras cosas hay que ir tomándolas sobre la marcha.  En nuestro caso, hemos ido adaptando el modo de introducir documento a medida que hemos ido atendiendo las necesidades de los departamentos, o de los profesores o investigadores.   Las habilidades importantes a desarrollar son:   Audacia  Es necesario presentar el repositorio a todo el profesorado e investigadores, aprovechando cualquier oportunidad en que ellos se acerquen a la biblioteca para necesidades propias.  Conocimiento de usuarios potenciales, y del desarrollo de la comunicación académica.    Cuando empezó Dadun, ya contaba con una revista, Anuario Filosófico. Ya desde ese primer momento, empezamos a mapear los artículos de  los autores de la universidad al departamento de Filosofía. De este modo, el departamento de Filosofía, que nunca ha sido partidario de colaborar con la biblioteca, ha sido el que más documentos tenía en Dadun desde el comienzo. Otro de los elementos que hay que tener en cuenta es el de la comunicación entre los autores. Normalmente, suelen ver los artículos que hay en su área y quién los introduce. Esto ha llevado a varios profesores a introducir sus publicaciones.  Capacidad de convencer Es necesario descubrir el argumento que convence a cada uno. Suele ser distinto….Por ejemplo, a algunos  les convence el poder tener visitas y descargas, ya que publican en revistas sin factor de impacto, a otros la visibilidad de la universidad hacia el exterior, a otros la visibilidad del propio departamento dentro de la universidad…Eso requiere conversaciones con los autores, y dar muchos argumentos, hasta que se llegue al que convenza más.  Persistencia  No cansarse nunca. Insistir todas las veces que sea necesario, tanto en el marketing, como personalmente.  Flexibilidad  Ser capaz de flexibilizar los procesos, para que puedan cubrir las necesidades de los autores. Así, se optará por introducir los documentos según sea más fácil para el autor: autoarchivo, becarios propios, becarios de la biblioteca o bibliotecarios.  Para esto es necesario mantener elementos centralizadores:   • elemento de control por así decirlo para unificar criterios (en la mayoría de los casos),  • revisar y corregir errores en las pautas seguidas,  • realizar labores de formación, bien a niveles básicos o avanzados, en el funcionamiento del sistema,  • divulgar, como elemento centralizador, a través de plataformas organizadas (blogs, web de la Biblioteca, entornos sociales como Facebook o Twitter) • marketing y difusión de Dadun ante futuros y posibles colaboradores potenciales.  

Desarrollo de la introducción de contenidos en Dadun: diversidad de métodos y flexibilidad de sistemas

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Universidad de Navarra

Dadun, University of Navarra