Aguado-González, F.J. (Francisco Javier)

Universidad de Navarra

Archivos, gestión de bases de datos

Dadun, University of Navarra

ARCHIVOSGESTIÓN DEBASES DE DATOSPAMPLONA SEPTIEMBRE 2010jaguado@fjavieraguado.comCreación de bases de datos documentales• Concepto y tipología de las bases de datos documentales. Metodología para su creación.• Diseño de Bases de datos• Objetivo: que permita la catalogación y consulta del Archivo• Funcionalidades:– Acceso, definición de usuarios– Ingresos• Fichas de descripción: por áreas...• Perfil investigador – pantalla de búsquedas• Perfil administrador• Perfil catalogación• Modelo de DatosElementos característicos de una BD Documental:• Modelo de registro textual integrado por campos de extensión variable basado en un diccionario de datos. • Diccionarios de control de indización (diccionarios de palabras vacías, diccionarios de sinónimos, diccionarios de autoridades) • Sistema de recuperación basado en el álgebra de Boole que permita realizar combinaciones lógicas entre conjuntos de documentos • Sistema de recuperación basado en relaciones entre cadenas de caracteres. • Diccionario de datos:de cada uno de los campos que forman los distintos modelos de registro de la base de datos. A cada campo de cada modelo de registro se le aplica una parrilla de análisis que contempla, como mínimo, los siguientes aspectos:• Etiqueta• Nombre del campo• Dominio• Conjunto del que un campo puede obtener sus valores• Tipo• Tipo de datos que admite el campo. Numérico (permite búsquedas aritméticas o por rangos de valores), Alfanumérico (admite números pero los trata como caracteres), fechas(en formato establecido que permitirá búsquedas por rangos de fechas o por valores superiores o inferiores a una fecha) y lógico (admite uno de dos valores, SI/NO V/F).• Tratamiento de indización• Indica si el campo está indizado y cómo es la indización (por palabras, términos, frases o campo completo)• Tratamiento documental• Establece si se debe utilizar algún lenguaje documental para introducir los valores del campo• Lengua• Lengua en la que se introducen los valores del campo, puede ser la de la BD o la del documento.• Otros controles de validación• Indicación de que el campo no puede quedar vacío; limitaciones de rango.Ejemplo de BASE DE DATOS• Denominación campo -tipo formato -obligatoria s/n• 1.AREA IDENTIFICACION• Código de referencia numérico si• Fondo Texto si• Geográfico Tabla n• Onomástico Tabla n• Temático Tabla n• 2. FUNCIONALIDADES• ACCESO• acreditación para poder acceder..• perfiles de acceso /  intranet /extranet /  Poder realizar estadísticas• Gestión de los usuarios  /  Actualizaciones • PERFILES• Administrador: con acceso a todo.• Archiveros: con acceso a todo salvo a la administración de usuarios, mantenimiento tablas,..• Usuarios: con acceso a la búsqueda sencilla y búsqueda avanzada (de lo libre y publicado)Busquedas IngresarCampos y tablasModificarcamposModificar tablasOtorgar perfilesUsuario XColaborador X XArchivero X X XAdministrador X X X X X• Ingresos • En cualquier nivel (fondo, sección, series….). establecer los procesos: donde se dejan las imágenes digitalizadas si las hay, desde donde se cogen (directorios, etc.)• Elegir nivel y dar de alta (o modificar o trabajar en el) ese nivel (CARPETANUEVA) Posibilidad de colgar los documentos directamente del Fondo (nivel 1), mientras no se haya determinado su estructura.• Posibilidad de reasignar masivamente documentos a series diferentes o nuevas y a cualquier nivel de descripción. • Flexibilidad para crear más niveles intermedios. En cualquier momento de la descripción.• copia automática de algunos metadatos• Todas los campos en un formulario agrupados por las áreas, posibilidad de ocultar/mostrar áreas. (definirlas) puede ser un desplegable con las areas• Habrá campos obligatorios (determinados por el administrador), que seránecesario rellenar para pasar de área• Modelo de Ficha de descripción: cada campo habrá que definirlo como  numérico, txt, fecha , y si se valida contra tabla o índice Área de identificación• Código de referencia (desplegable)Área de contexto             • Nombre del productor (tabla multivalor) Área de contenido y estructura                    Alcance y contenido (desplegable)Área de condiciones de acceso y uso• Condiciones de acceso (desplegable)Área de documentación asociada• Existencia y localización de los originales (desplegable)Área de Notas• Texto libreÁrea de control de la descripción• Nota del archivero (desplegable)• Código de referencia  = nº de fondo y un nº correlativo de todas las fichas que cuelguen de ese fondo (automático)• Fondo = nombre • Título= Texto libre (habría que hacer un consenso con las pautas para titular)• Fechas = inicial, final, único y extremas• Nivel de descripción (automático)• Geográfico (tabla) (optativo) obligatorio con tabla?• Volumen: formato (desplegable), número de páginas (numérico),  dimensiones (optativo) tipo txt por la diversidad de posibilidades)• Localización = nº fondo (automático)/nº caja 0000-0000 (obligatorio) • Carpeta (opcional)• Camisa (opcional)• Signatura antigua si la hayÁrea de contexto               • Nombre del productor (tabla multivalor)• Historia institucional• Funciones (tabla para cada fondo)• Historia archivística• Forma de ingresoÁrea de contenido y estructura • Alcance y contenido • Materias (tabla)• Personas y entidades (misma tabla)• Valoración, selección y eliminación (series): conservación permanente.• Nuevos ingresos • Organización (cuadro de clasificación) (texto)• Tipología documental (tabla)Área de condiciones de acceso y uso• Condiciones de acceso (libre por defecto / restringido)• Publicado / pendiente de publicar) – desplegable- (obligatorios)• Condiciones de reproducción (libre por defecto / restringido) – desplegable- (obligatorio)• Lengua (desplegable de idiomas) (por defecto español)• Características físicas y requisitos técnicos• Instrumentos de descripción (LINK /s) Área de documentación Asociada                                   • Existencia y localización de los• Existencia y localización de copias• Unidades de descripción Link al árbol de otros fondos• Nota de publicacionesÁrea de Notas   (texto libre)Área de control de  descripción  • Nota del archivero • Reglas o normas • Fechas de las descripciones (calendario desplegable)BÚSQUEDAS• Búsqueda Sencilla / Búsqueda avanzada• BÚSQUEDAS: Ideas a tener en cuenta: • link, miniatura de la imagen con el link...• El resultado de la búsqueda será un lista de los documentos, resumidos en los siguientes campos (código, título, productor, fecha/s) • Establecer número de documentos por página.• Posibilidad de ordenar la búsqueda según varios criterios (alfabético, cronológico, hacer filtros• Posibilidad dentro de esta ficha de enlazar con datos que aparezcan en ella, nombres, materias, etc…• Posibilidad de hacer solicitudes de consulta desde las búsquedasPERFIL INVESTIGADOR: que en las búsquedas solo recuperé los fondos o documentos con acceso libre• PERFIL ADMINISTRADOR• Herramienta para crear informes• Digitalización• Migración:MUCHAS GRACIAS ¡¡¡¡

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