Se presentan los resultados obtenidos en la aplicación de diversas metodologías de auditoría para comprobar el estado de la preservación digital en distintas instituciones de España. Se concluye que las auditorías también se pueden usar como herramienta de ayuda a la planificación de sistemas de preservación digital

Térmens i Graells, Miquel

Ciência da Informação

The article presents the results of the application of different audit methodologies to check the status of digital preservation in several institutions of Spain. We conclude that audits can also be used as a tool to help in planning digital preservation systems

Térmens, Miquel

E-LIS repository

140
INTRODUCCIÓN
La aplicación a nivel básico de las medidas que 
conforman la conservación tradicional (control de 
la humedad y la temperatura, control de agentes 
patógenos, sistemas antirrobo y antiincendios, etc.) 
es fácilmente comprensible incluso para personas no 
expertas. En cambio, las medidas que se aplican a la 
preservación digital (control de integridad, migración 
de formatos, registro de metadatos PREMIS, control 
de acceso, etc.) solamente pueden ser entendidas 
y verificadas por personal experto. Por otro lado, 
los sistemas de preservación digital son complejos 
y están formados por procedimientos, controles, 
tecnologías que pueden ser o no adecuadas para la 
función prevista, e incluso no estar funcionando 
correctamente en un momento concreto.
Los sistemas de auditoría informática llevan años 
aplicándose como procedimientos objetivos que 
permiten la comprobar el correcto funcionamiento 
de un sistema informático. Los actuales sistemas de 
auditoría parten de las recomendaciones de la norma 
británica BS 7799, después reconvertida en la familia 
de normas internacionales ISO 27000, auditables 
por un equipo externo. La limitación de estas 
metodologías se encuentra en que no contemplan 
los problemas específicos de los sistemas de 
preservación, como es la problemática tecnológica a 
largo plazo, la dificultad para asegurar el compromiso 
institucional o las dificultades de financiación. Por 
ello han aparecido nuevas metodologías de auditoría 
especializadas en el ámbito de la preservación digital, 
entre las que destacan: Drambora en el Reino Unido, 
Nestor 2 en Alemania y TRAC en los Estados 
Unidos, esta última reconocida como norma ISO/
IEC 16363:2012.
Las auditorías, una metodología para planificar la 
preservación digital. Experiencias en España
Miquel Térmens
Doctor en Documentación, Universidad de Barcelona. Profesor del 
Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad 
de Barcelona. España
E-mail: termens@ub.edu
Resumen
Se presentan los resultados obtenidos en la aplicación 
de diversas metodologías de auditoría para comprobar el 
estado de la preservación digital en distintas instituciones 
de España. Se concluye que las auditorías también se 
pueden usar como herramienta de ayuda a la planificación 
de sistemas de preservación digital.
Palabras clave
Preservación digital. Auditoría. Repositorios confiables. 
Seguridad informática. ISO 27000. ISO 16363
Audits, a digital preservation planning 
methodology. Experiences in Spain
Abstract
The article presents the results of the application of 
different audit methodologies to check the status of digital 
preservation in several institutions of Spain. We conclude 
that audits can also be used as a tool to help in planning 
digital preservation systems.
Keywords
Digital preservation. Audit. Trustworthy Repositories. 
Information Security. ISO 27000. ISO 16363.
Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012
141
EXPERIENCIAS DESARROLLADAS
Las grandes organizaciones ya han empezado a 
utilizar estos sistemas de auditoría con el fin de 
justificar sus actuaciones ante sus skateholders y poder 
demostrar que gestionan repositorios seguros y de 
confianza. En el caso de organizaciones medianas 
esta rendición de cuentas muchas veces no es lo 
más importante pues su sistema de preservación 
aún se encuentras en un estadio incipiente, si 
es que disponen del mismo. En este caso, las 
auditorías también tienen un importante papel: el de 
mecanismo para comprobar el nivel de preparación 
de la organización para afrontar esta tarea.
Con esta orientación hemos conducido diversas 
auditorías en España:
• 9 Instituciones hospitalarias de la región de 
Cataluña (España), para evaluar su capacidad 
para preservar sus archivos de historias clínicas 
electrónicas (BOTÉ; TÉRMENS, 2011).
• Instituto Cartográfico de Cataluña (Barcelona, 
España), para evaluar su capacidad para preservar 
los datos geográficos digitales (geodata) que produce 
(TÉRMENS; LOCHER, 2012).
• Repositorio institucional DDD de la Universidad 
Autónoma de Barcelona (UAB), para evaluar la 
seguridad de su gestión informática. El Dipòsit 
Digital de Documents (DDD) de la UAB es el 
primero de España y el 16º del mundo en el ranking 
de repositorios (fuente: Ranking web de repositorios, 
2013. (http://repositories.webometrics.info/es) 
(TÉRMENS; CASALDÁLIGA; AZORÍN, 2013).
En estas auditorías se han usado diversos 
instrumentos: un sistema de auditoría de seguridad 
informática propio de la administración pública 
española –el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) 
– y los sistemas de auditoría de preservación digital 
–Drambora y TDR ISO/IEC 16363:2012–. Se ha de 
advertir que estas auditorías, dado que su objetivo no 
era obtener ningún tipo de certificación, no fueron 
conducidas por auditores oficiales si no por personal 
experto en preservación. Aunque la experiencia aún 
no está cerrada y se está a la espera de realizar nuevas 
auditorías, ya se pueden extraer algunos resultados 
globales que presentamos a continuación.
A nivel metodológico. Se comprobó que es más fácil 
realizar auditorías sin valor de certificación pues así 
se rebaja la trascendencia de los resultados obtenidos 
y, como consecuencia, es posible conseguir la 
participación de todos los agentes implicados 
(gestores de la documentación, informáticos…), 
que en otro caso recibirían con un mayor recelo la 
realización de una auditoría oficial. En cualquier 
caso, el éxito de la auditoría depende de la 
colaboración de la dirección de la institución, del 
personal responsable de los datos y del personal 
informático, siendo imprescindible contar desde 
un inicio con la participación del responsable de 
seguridad de los sistemas de información. Por último 
se comprobó que para el personal informático es 
más fácil participar en aquellos procesos de auditoría 
que siguen metodologías que ya han aplicado con 
anterioridad, como son las auditorías de seguridad 
informática ISO 27001 o las relacionadas con el 
aseguramiento de los sistemas de administración 
electrónica.
A nivel de resultados. Se pudo comprobar que a 
menudo las organizaciones aplican soluciones que 
externamente se pueden considerar heterodoxas 
o parciales según las prácticas más comunes, pero 
que sin embargo dan los resultados deseados. 
Por ello el equipo auditor no debe limitarse a 
comprobar mecánicamente si se cumplen unos 
determinados requerimientos sino que debe 
escuchar atentamente las explicaciones dadas por los 
gestores del sistema y entender sus razonamientos. 
En el apartado organizativo es donde se detectan 
los mayores incumplimientos, concretados en 
la falta de planificación a medio plazo, en la 
aplicación de procedimientos no documentados y 
en una delimitación no suficientemente clara de las 
funciones entre los departamentos implicados.
Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en España
Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012
142
A nivel de planificación. Las auditorías sirvieron a las 
organizaciones para tomar conciencia de su situación 
actual y para marcarse una hoja de ruta de las 
mejoras que deberían implementar para desarrollar 
un sistema de preservación eficaz. De forma más 
concreta les proporcionaron un listado ordenado de 
los puntos que aún no estaban cumpliendo y cuál es el 
papel que éstos desempeñan dentro del conjunto de 
acciones en favor de la preservación. En este sentido, 
se descubrieron las debilidades existentes en cuanto 
a disponer del necesario respaldo institucional, al 
aseguramiento de la financiación, a la organización 
de responsabilidades y la planificación a medio y 
largo plazo. En definitiva, las auditorías evidenciaron 
de forma más clara que el estricto cumplimiento 
de buenas prácticas de mantenimiento y seguridad 
de los medios informáticos no son suficientes para 
asegurar la preservación de los contenidos digitales.
CONCLUSIONES
Las auditorías realizadas han demostrado ser un 
instrumento eficaz y contrastable para comparar 
la situación de una institución determinada con los 
requerimientos de preservación que emanan del 
modelo OAIS y de las buenas prácticas en gestión 
informática. Así ha resultado fácil comprobar 
hasta qué punto unos procedimientos técnicos 
particulares pueden cumplir perfectamente con los 
requisitos de preservación digital.
AGRADECIMIENTOS
Investigación realizada dentro del proyecto El 
acceso abierto (open access) a la ciencia en España. 2012-
2014. Plan Nacional I+D+i, código CSO2011-
29503-C02-01.
REFERENCIAS
BOTÉ Vericad, Juan-José. Propuesta de un modelo de 
preservación digital para pequeñas y medianas instituciones 
sanitarias. Barcelona, Universitat de Barcelona, 2012. 
353 p. Tesis doctoral. Disponible en: <http://hdl.
handle.net/10803/96254> Consulta: 27 nov. 2013. 
BOTÉ, J.; TÉRMENS, M. Trac y ENS en la 
Auditoría de Preservación Digital de los Archivos 
Sanitarios. In: CONGRESO NACIONAL DE 
INFORMÁTICA DE SALUD. Inforsalud, 14., 
2011. Madrid: Sociedad Española de Informática de 
la Salut, 2011. p. 155-159. Disponible en: <http://
bd.ub.edu/pub/termens/docs/inforsalud2011.
pdf> Consulta: 27 nov. 2013.
TÉRMENS, M.; CASALDÀLIGA, N.; AZORÍN, C. 
Evaluación con el Esquema Nacional de Seguridad 
(ENS): la aplicación en el repositorio institucional 
de la UAB. In: JORNADAS ESPAÑOLAS DE 
DOCUMENTACIÓN, Fesabid 13., 2013. Toledo, 
2013. p. 176-179. Disponible en: <http://www.
fesabid.org/toledo2013/actas-de-las-jornadas> 
Consulta: 27 nov. 2013.
TÉRMENS, M.; LOCHER, A. E. Digital preservation 
audit on spatial data: a practical experience. SOMAP 
2012: service-oriented mapping. Wien, Jobstmedia, 
2012. Disponible en: <http://bd.ub.edu/pub/
termens/docs/SOMAP2012.pdf> Consulta: 27 
nov. 2013.
Miquel Térmens
Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012


Spanish

Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en España

Diposit Digital de la Universitat de Barcelona

140INTRODUCCIÓNLa aplicación a nivel básico de las medidas que conforman la conservación tradicional (control de la humedad y la temperatura, control de agentes patógenos, sistemas antirrobo y antiincendios, etc.) es fácilmente comprensible incluso para personas no expertas. En cambio, las medidas que se aplican a la preservación digital (control de integridad, migración de formatos, registro de metadatos PREMIS, control de acceso, etc.) solamente pueden ser entendidas y verificadas por personal experto. Por otro lado, los sistemas de preservación digital son complejos y están formados por procedimientos, controles, tecnologías que pueden ser o no adecuadas para la función prevista, e incluso no estar funcionando correctamente en un momento concreto.Los sistemas de auditoría informática llevan años aplicándose como procedimientos objetivos que permiten la comprobar el correcto funcionamiento de un sistema informático. Los actuales sistemas de auditoría parten de las recomendaciones de la norma británica BS 7799, después reconvertida en la familia de normas internacionales ISO 27000, auditables por un equipo externo. La limitación de estas metodologías se encuentra en que no contemplan los problemas específicos de los sistemas de preservación, como es la problemática tecnológica a largo plazo, la dificultad para asegurar el compromiso institucional o las dificultades de financiación. Por ello han aparecido nuevas metodologías de auditoría especializadas en el ámbito de la preservación digital, entre las que destacan: Drambora en el Reino Unido, Nestor 2 en Alemania y TRAC en los Estados Unidos, esta última reconocida como norma ISO/IEC 16363:2012.Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en EspañaMiquel TérmensDoctor en Documentación, Universidad de Barcelona. Profesor del Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Barcelona. EspañaE-mail: termens@ub.eduResumenSe presentan los resultados obtenidos en la aplicación de diversas metodologías de auditoría para comprobar el estado de la preservación digital en distintas instituciones de España. Se concluye que las auditorías también se pueden usar como herramienta de ayuda a la planificación de sistemas de preservación digital.Palabras clavePreservación digital. Auditoría. Repositorios confiables. Seguridad informática. ISO 27000. ISO 16363Audits, a digital preservation planning methodology. Experiences in SpainAbstractThe article presents the results of the application of different audit methodologies to check the status of digital preservation in several institutions of Spain. We conclude that audits can also be used as a tool to help in planning digital preservation systems.KeywordsDigital preservation. Audit. Trustworthy Repositories. Information Security. ISO 27000. ISO 16363.Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012141EXPERIENCIAS DESARROLLADASLas grandes organizaciones ya han empezado a utilizar estos sistemas de auditoría con el fin de justificar sus actuaciones ante sus skateholders y poder demostrar que gestionan repositorios seguros y de confianza. En el caso de organizaciones medianas esta rendición de cuentas muchas veces no es lo más importante pues su sistema de preservación aún se encuentras en un estadio incipiente, si es que disponen del mismo. En este caso, las auditorías también tienen un importante papel: el de mecanismo para comprobar el nivel de preparación de la organización para afrontar esta tarea.Con esta orientación hemos conducido diversas auditorías en España:• 9 Instituciones hospitalarias de la región de Cataluña (España), para evaluar su capacidad para preservar sus archivos de historias clínicas electrónicas (BOTÉ; TÉRMENS, 2011).• Instituto Cartográfico de Cataluña (Barcelona, España), para evaluar su capacidad para preservar los datos geográficos digitales (geodata) que produce (TÉRMENS; LOCHER, 2012).• Repositorio institucional DDD de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), para evaluar la seguridad de su gestión informática. El Dipòsit Digital de Documents (DDD) de la UAB es el primero de España y el 16º del mundo en el ranking de repositorios (fuente: Ranking web de repositorios, 2013. (http://repositories.webometrics.info/es) (TÉRMENS; CASALDÁLIGA; AZORÍN, 2013).En estas auditorías se han usado diversos instrumentos: un sistema de auditoría de seguridad informática propio de la administración pública española –el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) – y los sistemas de auditoría de preservación digital –Drambora y TDR ISO/IEC 16363:2012–. Se ha de advertir que estas auditorías, dado que su objetivo no era obtener ningún tipo de certificación, no fueron conducidas por auditores oficiales si no por personal experto en preservación. Aunque la experiencia aún no está cerrada y se está a la espera de realizar nuevas auditorías, ya se pueden extraer algunos resultados globales que presentamos a continuación.A nivel metodológico. Se comprobó que es más fácil realizar auditorías sin valor de certificación pues así se rebaja la trascendencia de los resultados obtenidos y, como consecuencia, es posible conseguir la participación de todos los agentes implicados (gestores de la documentación, informáticos…), que en otro caso recibirían con un mayor recelo la realización de una auditoría oficial. En cualquier caso, el éxito de la auditoría depende de la colaboración de la dirección de la institución, del personal responsable de los datos y del personal informático, siendo imprescindible contar desde un inicio con la participación del responsable de seguridad de los sistemas de información. Por último se comprobó que para el personal informático es más fácil participar en aquellos procesos de auditoría que siguen metodologías que ya han aplicado con anterioridad, como son las auditorías de seguridad informática ISO 27001 o las relacionadas con el aseguramiento de los sistemas de administración electrónica.A nivel de resultados. Se pudo comprobar que a menudo las organizaciones aplican soluciones que externamente se pueden considerar heterodoxas o parciales según las prácticas más comunes, pero que sin embargo dan los resultados deseados. Por ello el equipo auditor no debe limitarse a comprobar mecánicamente si se cumplen unos determinados requerimientos sino que debe escuchar atentamente las explicaciones dadas por los gestores del sistema y entender sus razonamientos. En el apartado organizativo es donde se detectan los mayores incumplimientos, concretados en la falta de planificación a medio plazo, en la aplicación de procedimientos no documentados y en una delimitación no suficientemente clara de las funciones entre los departamentos implicados.Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en EspañaCi. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012142A nivel de planificación. Las auditorías sirvieron a las organizaciones para tomar conciencia de su situación actual y para marcarse una hoja de ruta de las mejoras que deberían implementar para desarrollar un sistema de preservación eficaz. De forma más concreta les proporcionaron un listado ordenado de los puntos que aún no estaban cumpliendo y cuál es el papel que éstos desempeñan dentro del conjunto de acciones en favor de la preservación. En este sentido, se descubrieron las debilidades existentes en cuanto a disponer del necesario respaldo institucional, al aseguramiento de la financiación, a la organización de responsabilidades y la planificación a medio y largo plazo. En definitiva, las auditorías evidenciaron de forma más clara que el estricto cumplimiento de buenas prácticas de mantenimiento y seguridad de los medios informáticos no son suficientes para asegurar la preservación de los contenidos digitales.CONCLUSIONESLas auditorías realizadas han demostrado ser un instrumento eficaz y contrastable para comparar la situación de una institución determinada con los requerimientos de preservación que emanan del modelo OAIS y de las buenas prácticas en gestión informática. Así ha resultado fácil comprobar hasta qué punto unos procedimientos técnicos particulares pueden cumplir perfectamente con los requisitos de preservación digital.AGRADECIMIENTOSInvestigación realizada dentro del proyecto El acceso abierto (open access) a la ciencia en España. 2012-2014. Plan Nacional I+D+i, código CSO2011-29503-C02-01.REFERENCIASBOTÉ Vericad, Juan-José. Propuesta de un modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias. Barcelona, Universitat de Barcelona, 2012. 353 p. Tesis doctoral. Disponible en: <http://hdl.handle.net/10803/96254> Consulta: 27 nov. 2013. BOTÉ, J.; TÉRMENS, M. Trac y ENS en la Auditoría de Preservación Digital de los Archivos Sanitarios. In: CONGRESO NACIONAL DE INFORMÁTICA DE SALUD. Inforsalud, 14., 2011. Madrid: Sociedad Española de Informática de la Salut, 2011. p. 155-159. Disponible en: <http://bd.ub.edu/pub/termens/docs/inforsalud2011.pdf> Consulta: 27 nov. 2013.TÉRMENS, M.; CASALDÀLIGA, N.; AZORÍN, C. Evaluación con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS): la aplicación en el repositorio institucional de la UAB. In: JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACIÓN, Fesabid 13., 2013. Toledo, 2013. p. 176-179. Disponible en: <http://www.fesabid.org/toledo2013/actas-de-las-jornadas> Consulta: 27 nov. 2013.TÉRMENS, M.; LOCHER, A. E. Digital preservation audit on spatial data: a practical experience. SOMAP 2012: service-oriented mapping. Wien, Jobstmedia, 2012. Disponible en: <http://bd.ub.edu/pub/termens/docs/SOMAP2012.pdf> Consulta: 27 nov. 2013.Miquel TérmensCi. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012

Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en España.

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Miquel Terméns Graells

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140INTRODUCCIÓNLa aplicación a nivel básico de las medidas que conforman la conservación tradicional (control de la humedad y la temperatura, control de agentes patógenos, sistemas antirrobo y antiincendios, etc.) es fácilmente comprensible incluso para personas no expertas. En cambio, las medidas que se aplican a la preservación digital (control de integridad, migración de formatos, registro de metadatos PREMIS, control de acceso, etc.) solamente pueden ser entendidas y verificadas por personal experto. Por otro lado, los sistemas de preservación digital son complejos y están formados por procedimientos, controles, tecnologías que pueden ser o no adecuadas para la función prevista, e incluso no estar funcionando correctamente en un momento concreto.Los sistemas de auditoría informática llevan años aplicándose como procedimientos objetivos que permiten la comprobar el correcto funcionamiento de un sistema informático. Los actuales sistemas de auditoría parten de las recomendaciones de la norma británica BS 7799, después reconvertida en la familia de normas internacionales ISO 27000, auditables por un equipo externo. La limitación de estas metodologías se encuentra en que no contemplan los problemas específicos de los sistemas de preservación, como es la problemática tecnológica a largo plazo, la dificultad para asegurar el compromiso institucional o las dificultades de financiación. Por ello han aparecido nuevas metodologías de auditoría especializadas en el ámbito de la preservación digital, entre las que destacan: Drambora en el Reino Unido, Nestor 2 en Alemania y TRAC en los Estados Unidos, esta última reconocida como norma ISO/IEC 16363:2012.Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en EspañaMiquel TérmensDoctor en Documentación, Universidad de Barcelona. Profesor del Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Barcelona. EspañaE-mail: termens@ub.eduResumenSe presentan los resultados obtenidos en la aplicación de diversas metodologías de auditoría para comprobar el estado de la preservación digital en distintas instituciones de España. Se concluye que las auditorías también se pueden usar como herramienta de ayuda a la planificación de sistemas de preservación digital.Palabras clavePreservación digital. Auditoría. Repositorios confiables. Seguridad informática. ISO 27000. ISO 16363Audits, a digital preservation planning methodology. Experiences in SpainAbstractThe article presents the results of the application of different audit methodologies to check the status of digital preservation in several institutions of Spain. We conclude that audits can also be used as a tool to help in planning digital preservation systems.KeywordsDigital preservation. Audit. Trustworthy Repositories. Information Security. ISO 27000. ISO 16363.Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012141EXPERIENCIAS DESARROLLADASLas grandes organizaciones ya han empezado a utilizar estos sistemas de auditoría con el fin de justificar sus actuaciones ante sus skateholders y poder demostrar que gestionan repositorios seguros y de confianza. En el caso de organizaciones medianas esta rendición de cuentas muchas veces no es lo más importante pues su sistema de preservación aún se encuentras en un estadio incipiente, si es que disponen del mismo. En este caso, las auditorías también tienen un importante papel: el de mecanismo para comprobar el nivel de preparación de la organización para afrontar esta tarea.Con esta orientación hemos conducido diversas auditorías en España:• 9 Instituciones hospitalarias de la región de Cataluña (España), para evaluar su capacidad para preservar sus archivos de historias clínicas electrónicas (BOTÉ; TÉRMENS, 2011).• Instituto Cartográfico de Cataluña (Barcelona, España), para evaluar su capacidad para preservar los datos geográficos digitales (geodata) que produce (TÉRMENS; LOCHER, 2012).• Repositorio institucional DDD de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), para evaluar la seguridad de su gestión informática. El Dipòsit Digital de Documents (DDD) de la UAB es el primero de España y el 16º del mundo en el ranking de repositorios (fuente: Ranking web de repositorios, 2013. (http://repositories.webometrics.info/es) (TÉRMENS; CASALDÁLIGA; AZORÍN, 2013).En estas auditorías se han usado diversos instrumentos: un sistema de auditoría de seguridad informática propio de la administración pública española –el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) – y los sistemas de auditoría de preservación digital –Drambora y TDR ISO/IEC 16363:2012–. Se ha de advertir que estas auditorías, dado que su objetivo no era obtener ningún tipo de certificación, no fueron conducidas por auditores oficiales si no por personal experto en preservación. Aunque la experiencia aún no está cerrada y se está a la espera de realizar nuevas auditorías, ya se pueden extraer algunos resultados globales que presentamos a continuación.A nivel metodológico. Se comprobó que es más fácil realizar auditorías sin valor de certificación pues así se rebaja la trascendencia de los resultados obtenidos y, como consecuencia, es posible conseguir la participación de todos los agentes implicados (gestores de la documentación, informáticos…), que en otro caso recibirían con un mayor recelo la realización de una auditoría oficial. En cualquier caso, el éxito de la auditoría depende de la colaboración de la dirección de la institución, del personal responsable de los datos y del personal informático, siendo imprescindible contar desde un inicio con la participación del responsable de seguridad de los sistemas de información. Por último se comprobó que para el personal informático es más fácil participar en aquellos procesos de auditoría que siguen metodologías que ya han aplicado con anterioridad, como son las auditorías de seguridad informática ISO 27001 o las relacionadas con el aseguramiento de los sistemas de administración electrónica.A nivel de resultados. Se pudo comprobar que a menudo las organizaciones aplican soluciones que externamente se pueden considerar heterodoxas o parciales según las prácticas más comunes, pero que sin embargo dan los resultados deseados. Por ello el equipo auditor no debe limitarse a comprobar mecánicamente si se cumplen unos determinados requerimientos sino que debe escuchar atentamente las explicaciones dadas por los gestores del sistema y entender sus razonamientos. En el apartado organizativo es donde se detectan los mayores incumplimientos, concretados en la falta de planificación a medio plazo, en la aplicación de procedimientos no documentados y en una delimitación no suficientemente clara de las funciones entre los departamentos implicados.Las auditorías, una metodología para planificar la preservación digital. Experiencias en EspañaCi. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012142A nivel de planificación. Las auditorías sirvieron a las organizaciones para tomar conciencia de su situación actual y para marcarse una hoja de ruta de las mejoras que deberían implementar para desarrollar un sistema de preservación eficaz. De forma más concreta les proporcionaron un listado ordenado de los puntos que aún no estaban cumpliendo y cuál es el papel que éstos desempeñan dentro del conjunto de acciones en favor de la preservación. En este sentido, se descubrieron las debilidades existentes en cuanto a disponer del necesario respaldo institucional, al aseguramiento de la financiación, a la organización de responsabilidades y la planificación a medio y largo plazo. En definitiva, las auditorías evidenciaron de forma más clara que el estricto cumplimiento de buenas prácticas de mantenimiento y seguridad de los medios informáticos no son suficientes para asegurar la preservación de los contenidos digitales.CONCLUSIONESLas auditorías realizadas han demostrado ser un instrumento eficaz y contrastable para comparar la situación de una institución determinada con los requerimientos de preservación que emanan del modelo OAIS y de las buenas prácticas en gestión informática. Así ha resultado fácil comprobar hasta qué punto unos procedimientos técnicos particulares pueden cumplir perfectamente con los requisitos de preservación digital.AGRADECIMIENTOSInvestigación realizada dentro del proyecto El acceso abierto (open access) a la ciencia en España. 2012-2014. Plan Nacional I+D+i, código CSO2011-29503-C02-01.REFERENCIASBOTÉ Vericad, Juan-José. Propuesta de un modelo de preservación digital para pequeñas y medianas instituciones sanitarias. Barcelona, Universitat de Barcelona, 2012. 353 p. Tesis doctoral. Disponible en: <http://hdl.handle.net/10803/96254> Consulta: 27 nov. 2013. BOTÉ, J.; TÉRMENS, M. Trac y ENS en la Auditoría de Preservación Digital de los Archivos Sanitarios. In: CONGRESO NACIONAL DE INFORMÁTICA DE SALUD. Inforsalud, 14., 2011. Madrid: Sociedad Española de Informática de la Salut, 2011. p. 155-159. Disponible en: <http://bd.ub.edu/pub/termens/docs/inforsalud2011.pdf> Consulta: 27 nov. 2013.TÉRMENS, M.; CASALDÀLIGA, N.; AZORÍN, C. Evaluación con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS): la aplicación en el repositorio institucional de la UAB. In: JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACIÓN, Fesabid 13., 2013. Toledo, 2013. p. 176-179. Disponible en: <http://www.fesabid.org/toledo2013/actas-de-las-jornadas> Consulta: 27 nov. 2013.TÉRMENS, M.; LOCHER, A. E. Digital preservation audit on spatial data: a practical experience. SOMAP 2012: service-oriented mapping. Wien, Jobstmedia, 2012. Disponible en: <http://bd.ub.edu/pub/termens/docs/SOMAP2012.pdf> Consulta: 27 nov. 2013.Miquel TérmensCi. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.140-142, jan./abr., 2012Data de submissão: 10-12-2013                  Data de aceite: 07-03-2014

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