Discorre sobre os procedimentos técnicos e administrativos que envolvem o recebimento, estocagem, guarda e distribuição de medicamentos

Silveira Júnior, Aldery

Discorre sobre os procedimentos técnicos e administrativos que envolvem o recebimento, estocagem, guarda e distribuição de medicamentos.Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Gestão de Políticas Públicas (FACE)Departamento de Administração (FACE ADM

Repositório Institucional da Universidade de Brasília

conass documenta . n3PARA ENTENDER A GESTÃO  DO PROGRAMA DE MEDICAMENTOS DE DISPENSAÇÃO EM CARÁTER EXCEPCIONAL_9864_parte01_01_06_RN_JC  7/1/04  19:57  Page 1Equipe de elaboraçãoCoordenação do ProgestoresSecretaria Executiva do ConassCoordenação do projetoLore LambRené José Moreira dos SantosColaboradoresAldery Silveira JúniorDeise Regina Sprada PontarolliMaria Helena Lemos GontijoPaulo Dornelles Picon RevisãoAndré FalcãoProjeto GráficoFernanda GoulartArte finalFernanda GoulartFernanda Rubingerconass documenta . n3Brasil. Conselho Nacional de Secretários de Saúde.Para entender a gestão do Programa de Medicamentos dedispensação em caráter excepcional / Conselho Nacional de Secretários de Saúde.– Brasília : CONASS, 2004.100 p. (CONASS Documenta ; 3)ISBN 85-89545-04-0SUS (BR). 2. Medicamentos. I.Título. II. Série.NLM WA 525_9864_parte01_01_06_RN_JC  7/1/04  19:57  Page 27. Armazenagem e Distribuição*A armazenagem e distribuição se constituem na últimadas três macro fases da atividade de abastecimento já citadas.Neste tópico serão dissertados apenas os procedimentos relativosaos medicamentos.A armazenagem, no caso de medicamentos, se compõe deum conjunto de procedimentos técnicos e administrativos queenvolvem as atividades de:Recebimento;Estocagem e guarda;Distribuição.7.1. RecebimentoO recebimento dos medicamentos é uma das etapas mais importantes doarmazenamento. Consiste, primordialmente, no ato de conferência em que se verifica seos medicamentos que foram entregues estão em conformidade com as especificações,quantidades e qualidade previamente estabelecidas no edital.No recebimento, realizam-se dois tipos de atividades de verificação: as deaspectos administrativos e as de especificações técnicas.7.1.1. Aspectos AdministrativosEstão intimamente relacionados ao pedido de compra, buscando atender aosrequisitos estabelecidos em edital ou ao contrato, quanto às quantidades a serementregues, aos prazos de entrega e aos preços registrados. Essa verificação deve serefetuada da seguinte forma:Análise dos documentos fiscais – os medicamentos só deverão ser recebidosacompanhados de documentação fiscal (por exemplo: nota fiscal, nota de empenho, notade movimentação de medicamento, guia de remessa, etc). A não conformidade dodocumento em relação aos produtos entregues deve ser registrada em formulário próprioe encaminhado ao setor responsável para a solução da pendência junto ao fornecedor.conass documenta . n385*Texto elaborado por AlderySilveira Júnior _9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:22  Page 85Verificação da quantidade recebida – deve estar em conformidade com a quantidadesolicitada.Os prazos de entrega – devem ser verificados e comparados com os prazospreestabelecidos.Os preços – devem ser também verificados e comparados com os estabelecidos naspropostas e/ou atas de registro de preços.7.1.2. Especificações TécnicasSão aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento dalegislação vigente de medicamentos, etc.). Verifica-se o cumprimento dos requisitosexigidos, em relação a:Especificações dos produtos – os medicamentos devem ser entregues em conformidadecom a solicitação no que tange a: forma farmacêutica, concentração, apresentação dasembalagens e suas condições de conservação e inviolabilidade.Registro sanitário do produto – os medicamentos recebidos devem apresentar nasembalagens o número do registro do Ministério da Saúde. Os medicamentos só podem sercomercializados se forem registrados no Ministério da Saúde.Certificado de análise ou laudo de controle de qualidade – documento emitido pelocontrole de qualidade do fabricante do produto, no qual são certificadas as especificaçõestécnicas de qualidade do medicamento11.Responsável técnico – deve ser observado se nas embalagens dosmedicamentos constam o nome do farmacêutico, o número doConselho Regional de Farmácia e a unidade Federativa na qualestá inscrito.Embalagem – os medicamentos devem estar em suas embalagensoriginais, devidamente identificadas e sem apresentarem sinais deviolação, aderência ao produto, umidade e inadequação em relaçãoao conteúdo. Devem estar de acordo com o estabelecido nalegislação vigente (Portaria SVS nº 802/98, de 08/10/98).Rotulagem – deve estar de acordo com o que estabelece alegislação vigente (Artigo 3º da Portaria SVS nº 802/98, de08/10/98).Validade – data limite de vida útil do medicamento, expressa naembalagem. Recomenda-se que no edital de licitação conste que osmedicamentos, no ato da entrega, possuam prazo de validade portempo suficiente para seu pleno consumo, considerando ascondições de entrega, distribuição e de transporte existentes.conass documenta . n38611 No edital de licitação, deveser exigido que osmedicamentos por ocasião daentrega venham acompanhadosdos laudos de controle dequalidade, com os resultados,as faixas de normalidade e afarmacopéia de referência._9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:22  Page 867.2. Estocagem e GuardaEstocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas apropriadas,de acordo com suas características e condições de conservação exigidas (termolábeis,medicamentos sob controle especial da Portaria nº 344 da ANVISA, inflamáveis,material médico hospitalar, etc.).Para a estocagem de medicamentos, deve-se dispor de área física suficiente eapropriada aos diferentes tipos de produtos a serem armazenados.No caso específico de medicamentos, recomenda-se que haja uma Central deEstocagem, que pode receber a denominação de uma Central de AbastecimentoFarmacêutico (CAF), nos moldes apresentados a seguir.7.2.1. Central de Estocagem de MedicamentosÁrea destinada à estocagem e conservação dos produtos, visando assegurar amanutenção da sua qualidade, enquanto estocados, conforme as características de cadamedicamento.A denominação de Central de Abastecimento Farmacêutico é utilizadaespecificamente para medicamentos, com a finalidade de diferenciá-la de almoxarifado,depósito, armazém e outros espaços físicos destinados à estocagem de outros tipos demateriais.7.2.2. Características de uma Central de Abastecimento FarmacêuticoA Central de Abastecimento Farmacêutico, para assegurar condições ideais deconservação e contribuir para a manutenção da estabilidade dos medicamentos, deveráatender a alguns requisitos básicos:Localização – local de fácil acesso para o recebimento e distribuição dos produtos, comespaço suficiente para a circulação e movimentação de veículos.Identificação externa – identificação visível por meio de nome e logotipo.Sinalização interna – letras ou placas indicativas nas estantes e locais de extintores deincêndio, entre outros.Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação, luminosidadee umidade.Higienização – manutenção constante. Deve estar sempre limpa, isenta de poeira eoutras sujidades. A limpeza, além de demonstrar aspecto de organização, é uma normade segurança, que deve ser rigorosamente seguida.conass documenta . n387_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 87Equipamentos e acessórios suficientes – dispositivos necessários à movimentação eestocagem dos produtos.Segurança – segurança apropriada à proteção das pessoas e dos produtos em estoque.Dimensão – não existe padrão estabelecido para determinar a dimensão adequada deuma Central de Abastecimento Farmacêutico. O tamanho varia em função das atividadesdesenvolvidas, quantidade e tipos de produtos a serem estocados; periodicidade dasaquisições; intervalo de tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistemade distribuição (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos,acessórios e recursos humanos; áreas necessárias à funcionalidade do serviço (áreaadministrativa, recepção/expedição) e áreas específicas de estocagem.7.2.3. InstalaçõesDevem ser projetadas em conformidade com o volume operacional do serviço.Físicas- Piso: plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportaro peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos.- Paredes: cor clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade.- Portas: preferencialmente esmaltadas ou de alumínio.- Teto: deve-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor.ElétricasSabe-se que a maioria dos incêndios é provocada por curtos-circuitos. Amanutenção permanente das instalações elétricas deve ser prioridade dos responsáveispelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados:- Desligar todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, diariamente, antes dasaída do trabalho.- Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extensões elétricas.- Usar um equipamento por tomada, não fazendo o uso de adaptadores.- Solicitar contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nasinstalações.SanitáriasDevem ser apropriadas e sem comunicação direta com as áreas de estocagem.conass documenta . n388_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 887.2.4. Equipamentos e AcessóriosDe acordo com o espaço físico disponível, volume e movimentação de estoque,entre outros, recomenda-se:Aparelhos de ar condicionado – utilizados para o controle adequado da temperatura nolocal de armazenagem daqueles medicamentos que necessitam de condições especiais deconservação. A quantidade de aparelhos necessários e a definição de sua potência deverãoser calculadas conforme dimensão do local onde estão instalados. O fabricante (e/ouvendedor) fornece tais informações.Armários de aço com chave – para o armazenamento dos medicamentos sujeitos acontrole especial (Portaria SVS/MS nº 344/98), no caso de centrais de armazenamentode pequeno e médio porte.Carrinhos para transporte de medicamentos – existem em diversas formas e tamanhos,de acordo com as necessidades específicas.Cestas de polietileno ou similar – utilizadas para a estocagem de produtos leves. Sãopráticas, ajustáveis, de diversos tamanhos e cores e ocupam pouco espaço.Caixa plástica (minicontenedores) – recipientes empilháveis ou não, de pequenacapacidade, com tamanho variável, destinados ao acondicionamento de caixas pequenasou produtos frágeis.Empilhadeiras – veículos destinados ao transporte de medicamentos, podendo sermanuais ou elétricas. As elétricas são usadas em armazenamento vertical, de grandesquantidades, em centrais de armazenamento de grande porte.Equipamentos de informática – em quantidade suficiente, conforme as possibilidades,para atender às necessidades da Central.Exaustores eólicos – acessórios utilizados em áreas quentes por que ajudam narenovação do ar circulante, melhorando a ventilação.Higrômetros – usados para a medição da umidade.Máquinas de calcular – imprescindíveis nas tarefas administrativas, de controle, derecepção, de expedição e outras.Móveis de escritório – em quantidade e modelos adequados ao serviço.Termômetros – para a medição da temperatura ambiente nas áreas de estocagem. Sãoindicados os termômetros que registram temperaturas máximas e mínimas.7.2.5. SegurançaEm uma Central de Abastecimento Farmacêutico, não devem existir fatores quepossam propiciar riscos de perda, deteriorações, desvios e incêndios.A falta de equipamentos de prevenção contra incêndios e a não existência demanutenção das instalações elétricas são fatores que contribuem para aumentar os riscosconass documenta . n389_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 89no setor. Por isso, medidas de segurança devem ser adotadas para garantir a devidaproteção das pessoas e dos produtos em estoque.7.2.6. Medidas de prevenção contra incêndioÉ necessário dispor de equipamentos de prevenção contra incêndio em todas asáreas, com fácil acesso, indicação no local dos equipamentos, instruções escritas sobreutilização destes e treinamento de pessoal.Os extintores de incêndio devem ser adequados ao tipo de material armazenadoe fixados nas paredes, sinalizados pela demarcação de áreas abaixo deles, com um círculoou seta larga, na cor vermelha e com bordas amarelas, na dimensão de 1m x 1m.Os extintores deverão possuir uma ficha de controle de inspeção, etiqueta deidentificação (protegida para não ser danificada), com a data de recarga.Elaborar cartazes que estimulem o cumprimento das normas. Por exemplo:proibido fumar, beber e guardar alimentos nas dependências da Central de AbastecimentoFarmacêutico. Os cartazes devem estar afixados em locais visíveis.7.2.7. Organização internaA organização interna da Central de Abastecimento Farmacêutico deveráconstar de áreas que contemplem as necessidades do serviço, considerando o volume etipos de produtos a serem estocados, a saber:Área administrativa – destinada às atividades operacionais, deve estar localizada,preferencialmente, na entrada, para melhor acompanhamento das ações e o fluxo depessoas e produtos;Área de recepção – destinada ao recebimento e à conferência de produtos.Obrigatoriamente, deve ficar situada junto à porta principal e conter normas eprocedimentos escritos e afixados na parede;Área de expedição – local destinado à organização, preparação, conferência e liberaçãodos produtos;Áreas de estocagem – dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e dascondições de conservações exigidas, deve-se dispor de áreas específicas para a estocagemde produtos de controle especial, tais como: área para termolábeis, psicofármacos,imunobiológicos, inflamáveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambienteseparado), materiais médico-hospitalar, produtos químicos e outros existentes. As áreasde estocagem devem ser bem sinalizadas, de forma que permitam fácil visualização dasmesmas. A circulação, nesta área, deve ser restrita aos funcionários do setor.conass documenta . n390_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 907.2.8. Organização da área físicaÉ a disposição racional do espaço físico dos diversos elementos e recursosutilizados no serviço (materiais, equipamentos, acessórios e mobiliários), de maneiraadequada, possibilitando melhor fluxo e utilização eficiente do espaço para a melhoria dascondições de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.7.2.9. Forma de estocagem de medicamentosA estocagem dos produtos depende da dimensão do volume e de produtos aserem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas.Existem vários equipamentos destinados à armazenagem de medicamentos,sendo os mais utilizados:Estrados/pallets/porta-pallets – são plataformas horizontais de tamanhos variados, defácil manuseio. Utilizadas na movimentação e estocagem de produtos de grandes volumes.Os porta-pallets são estruturas reforçadas, destinadas a suportar cargas a seremestocadas nos vários níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical.Prateleiras – constituem-se o meio de estocagem mais simples e econômico paraprodutos leves e estoques reduzidos, devendo ser preferencialmente de aço.Empilhamento – o empilhamento deve obedecer às recomendações do fabricante,quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas não devem ultrapassar uma altura de 1,5metro, para evitar desabamentos e alterações nas embalagens, por compressões.As pilhas devem ser feitas em sistema de amarração, mantendo-sedistanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulação de ar.7.2.10. RecomendaçõesControle de entrada/saída – a Central de Abastecimento Farmacêutico deve dispor deuma área para a recepção e para a expedição dos produtos.Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental para evitaracidentes de trabalho e desabamentos de produtos (que podem ocasionar perdas). Ainformação sobre o limite máximo de empilhamento permitido deve ser sempre observadae pode ser obtida no lado externo das embalagens. Essa informação é fornecida pelopróprio fabricante, quando se faz necessário.Utilização de inseticidas – pela possibilidade de contaminação dos medicamentos, o usodeve ser evitado.Manter a higiene rigorosa do local – a limpeza do local deve ser diária para não permitiro acúmulo de poeira, de papéis, de caixas vazias de papelão, que venha criar condiçõesconass documenta . n391_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 91para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes comtampa e deve ser eliminado todo dia.Acesso de pessoas – só deve ser permitido o acesso de pessoas que trabalham no setor.7.3. DistribuiçãoAtividade que consiste no suprimento de medicamentos às Unidades de Saúde,em quantidade, qualidade e tempo oportuno, para posterior dispensação à populaçãousuária.Uma distribuição de medicamentos deve se revestir dos seguintes requisitos:rapidez e segurança na entrega e eficiência no sistema de informação e controle.Rapidez – o processo de distribuição deve ser realizado em tempo hábil, mediante umcronograma estabelecido, impedindo atrasos e/ou desabastecimento do sistema.Segurança – é a garantia de que os produtos chegarão aos destinatários nasquantidades corretas e com a qualidade desejada.Sistema de informação e controle – a distribuição deverá ser monitorada sempre. Deve-se dispor de um sistema de informações que propicie, a qualquer momento, dadosatualizados sobre a posição físico-financeira dos estoques, das quantidades recebidas edistribuídas, dos dados de consumo e da demanda de cada produto, dos estoques máximoe mínimo, do ponto de reposição e qualquer outra informação que se fizer necessária paraum gerenciamento adequado.Transporte – na escolha do transporte, deve-se considerar as condições adequadas desegurança, a distância das rotas das viagens, o tempo de entrega e os custos financeiros.- Devido às características da carga a ser transportada, a seleção do veículo épré-requisito para a distribuição satisfatória. Veículo com isolamento térmico éexigido para transportar medicamentos, principalmente em distâncias longas, emespecial no caso de vacinas, soros e insulinas, em função das grandes variaçõesde temperatura, umidade e pressão atmosférica que ocorrem de uma região praoutra.- Os motoristas e os responsáveis pela distribuição devem ser qualificados ecapacitados quanto à natureza do material que transportam, seu manuseiocorreto, seu alto custo, e devem ser informados sobre as condições e fatoresexternos que podem alterar a qualidade de sua carga.- Observar as operações de carga e descarga, o manuseio, o empilhamentocorreto das caixas/containeres, conforme setas indicativas, de modo a evitardanificação dos produtos.conass documenta . n392_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 92- Para medicamentos termolábeis, o veículo transportador deve tercaracterísticas especiais (conforto térmico). Esses medicamentos devem serimediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim quechegarem ao destino.- Avaliar o processo, por meio de relatório de desempenho, dos responsáveis peladistribuição, de modo a garantir a qualidade do sistema de distribuição.conass documenta . n393_9864_parte03_70_100_RN_JC  01.07.04  20:23  Page 93

Armazenagem e distribuição

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