E-Gestión documental: lineas de trabajo para su implementación

Abstract

In recent years, the subject of electronic archival documents has taken a big rise for the proper management and administration of information in public and private entities. Therefore, the present article describes the main lines of work for implementaing an e- document management policy from an archival perspective, leveraged in international authors key speeches, and the good practices of students taking a technological specialization who participated in the present study.The research methodology was based on the qualitative approach, with the use of participant observation as a research strategy, articulated with the competences, activities and learning outcomes proposed in the training project “Management of electronic documents in public and entities”, developed in the framework of the research.Finally, the results of the research showed two categories: one related to the contextualizing documentary e-management and its links and determinants: e- administration, electronic records management system (ERMS) and digital preservation; and another category related to the lines of work for its implementation: line 1: e-document management in the absence of an ERMS; line 2: parameterization of an ERMS, based on documentary planning, and line 3: longterm preservation of electronic archive documents.En los últimos años, el tema de los documentos electrónicos de archivo ha tomado gran auge para la gestión y administración adecuada de la información en las entidades públicas y privadas. Por tanto, el presente artículo describe las principales líneas de trabajo para la implementación de una política de e-gestión de documentos desde una óptica archivística, respaldada por los discursos rectores de autores de talla internacional y por las buenas prácticas de los aprendices de la especialización tecnológica que participaron en el presente estudio.La metodología de investigación se sustentó en el enfoque cualitativo, con el uso de la observación participante, como estrategia de investigación, articulado con las competencias, actividades y resultados de aprendizaje propuestos en el proyecto formativo “Gestión de los documentos electrónicos en entidades públicas y/o privadas”, desarrollado en el marco de la investigación.Finalmente, los resultados de la investigación evidenciaron dos categorías: una relacionada con la contextualización de la e-gestión documental y sus nexos y determinantes: e-administración, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y preservación digital. La otra categoría, relacionada con las líneas de trabajo para su implementación: línea 1: e-gestión documental en ausencia de un SGDEA; línea 2: parametrización de un SGDEA a partir de la planeación documental; y línea 3: preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo

    Similar works