Políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais: relatos de experiências de Instituições de Ensino Superior brasileiras na constituição do documento

Abstract

The production of documents in digital format includes a series of actions to be developed by the producing institutions regarding the authenticity, reliability and preservation of the contents. The records are source of proof of organizational activities, need to be preserved correctly, for guarantee their future access. Preservation actions require planning and investment by organizations, which need to be supported by a well-founded document that includes the objectives and guidelines to be adopted: the policy for the preservation of digital records. This document, already known by most professionals, is not yet adopted in most Brazilian Higher Education Institutions. This article presents experiences of four Brazilian HEIs that have a policy of preserving digital records. This article presents the results obtained from semi-structured interviews conducted with the managers responsible for the constitution and submission of the document for approval by the senior management of the HEIs. This article sought to identify actions and good practices to be developed by HEIs that have not yet started the process of constituting this document, which is essential to the planning and implementation of digital preservation actions in the organization.A produção de documentos em formato digital inclui uma série de ações a serem desenvolvidas pelas instituições produtoras com relação à autenticidade, confiabilidade e preservação dos conteúdos. Os documentos arquivísticos, que constituem fonte de prova das atividades organizacionais, precisam ser preservados corretamente, garantindo seu acesso futuro. As ações de preservação exigem planejamento e investimento por parte das organizações, que precisam ser amparadas por um documento bem fundamentado que inclua os objetivos e as diretrizes a serem adotadas: a política de preservação de documentos digitais. Este documento, já conhecido por grande parte dos profissionais, ainda não é adotado em grande parte das Instituições de Ensino Superior (IES) brasileiras. O presente artigo apresenta experiências de quatro IES brasileiras que possuem uma política de preservação de documentos arquivísticos digitais. Apresenta os resultados obtidos a partir de entrevistas semiestruturadas realizadas com os gestores responsáveis pela constituição e submissão do documento para aprovação da alta administração das IES. Buscou-se, com as experiências apresentadas, identificar ações e boas práticas a serem desenvolvidas pelas IES que ainda não iniciaram o processo de constituição deste documento, essencial ao planejamento e implementação das ações de preservação digital na organização