Das Projekt „RIS Synergy“ verfolgt zwei wesentliche Aspekte digitaler Transformation: Im Teilprojekt „Schnittstellen und Standards“ werden offene Zugangs- bzw. Austauschmöglichkeiten für Systeme von Fördergebern, Forschungsstätten und der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Das Teilprojekt „Konzeptstudie Forschungsportal“ befasst sich mit Rahmenbedingungen und Anforderungen eines international sichtbaren und vernetzten Forschungsportals mit dem Ziel, In- und Output der Forschungslandschaft darzustellen und innovative Vernetzungsmöglichkeiten zu schaffen.“RIS Synergy” deals with two essential aspects of digital transformation: The sub-project “Interfaces and Standards” creates open access and exchange options for systems of funding agencies, research institutions, and public administration. The second sub-project “Concept study research portal” designs the framework conditions and requirements of an internationally compatible research portal. It aims at the input and output of the Austrian research landscape and wants to create innovative networking opportunities

Harbich, Madeleine

Hicker, Ulrike

Neff, Sabine

Universität Wien: OJS-Service

Mitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformation RIS SYNERGY: STANDARDS SCHAFFEN – SERVICES DIGITALISIEREN – EXPERTISEVERNETZEN von Madeleine Harbich, Ulrike Hicker und Sabine NeffZusammenfassung: Das Projekt „RIS Synergy“ verfolgt zwei wesentliche Aspekte di-gitaler Transformation: Im Teilprojekt „Schnittstellen und Standards“ werden offene Zugangs- bzw. Austauschmöglichkeiten für Systeme von Fördergebern, Forschungs-stätten und der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Das Teilprojekt „Konzeptstudie Forschungsportal“ befasst sich mit Rahmenbedingungen und Anforderungen eines international sichtbaren und vernetzten Forschungsportals mit dem Ziel, In- und Out-put der Forschungslandschaft darzustellen und innovative Vernetzungsmöglichkeiten zu schaffen.Schlagworte: Digitalisierung; Transparenz; Standardisierung; Schnittstellen; For-schung; RIS; Forschunsinformationssystem; Once-Only; CERIF; Forschungsportal; Datenaustausch; PublikationsdatenRIS SYNERGY: CREATING STANDARDS – DIGITIZING SERVICES – NETWORKING EXPERTISEAbstract: “RIS Synergy” deals with two essential aspects of digital transformation: The sub-project “Interfaces and Standards” creates open access and exchange options for systems of funding agencies, research institutions, and public administration. The second sub-project “Concept study research portal” designs the framework conditions and requirements of an internationally compatible research portal. It aims at the in-put and output of the Austrian research landscape and wants to create innovative networking opportunities.Keywords: Digitalization; Transparency; Standardization; Research; RIS; Research Information System; Once-Only; CERIF; Research Portal; Data Exchange; Publication DataDOI: https://doi.org/10.31263/voebm.v74i2.6269Dieses Werk ist – exkl. einzelner Logos und Abbildungen – lizenziert unter einer Creative-Commons-Lizenz Namensnennung 4.0 International-LizenzMitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformation1. EinleitungFragen Sie sich oft, was mit den Daten, die Sie mühsam an so vielen Stel-len eingeben, passiert? Warum muss alles mehrfach erfasst werden, wenn doch alle Informationen bereits digital vorliegen? Die Antwort darauf ist: der Schein trügt leider, denn selbst wenn wir längst genug Wissen darüber und die Fähigkeiten dazu haben, die meisten Systeme tauschen leider noch keine Informationen aus.Stellen Sie sich vor, wir Universitäten könnten Publikationsmeta-daten weitergeben, ohne dafür einen Finger rühren zu müssen. Unse-re Forscher*innen könnten Publikationsmetadaten in unserem CRIS (Current Research Information System, englisch für Forschungsinfor-mationssystem) erfassen und gleichzeitig ihre Berichtspflicht bei der Forschungsfördergeber*in erfüllen ohne Daten mehrfach eintragen zu müssen. Stellen Sie sich vor, dass mit dieser einfachen Eingabe auch ihr Profil in einem zukünftigen nationalen Forschungsportal ergänzt wird. Der Benefit liegt auf der Hand: mühsame Mehrfacherfassung und der damit verbundene Datenverlust können vermieden und die Datenqua-lität durch bidirektionalen Datenabgleich deutlich gesteigert werden. Informationen, die nicht an der Universität erhoben werden (können), finden zurück in das System und ergänzen das Gesamtbild. Standardi-sierung ermöglicht eine Vielzahl an weiteren Anwendungen in der Zu-kunft. Diese Vision ist ein Teil unserer Arbeit im Digitalisierungsprojekt RIS Synergy.2. Nachhaltiger Umgang mit Forschungsdaten & -informationenForschung produziert und verarbeitet Daten. Während sich Daten über Forschende und ihre Aktivitäten in den universitären Forschungs-informationssystemen finden, werden die im Rahmen der Forschung gewonnenen Daten und Erkenntnisse in Repositorien verwaltet. Ein Zusammenspiel beider Systeme, ein strukturiertes Forschungsdaten-management sowie der Einsatz von zukunftsweisender Infrastruktur und Services ist Voraussetzung für den nachhaltigen Umgang mit For-schungsdaten.Aus diesem Grund denken Österreichs Universitäten das Thema größer: RIS Synergy ist Teil eines Projektclusters (Cluster Forschungsdaten1), der sich gesamtheitlich mit dem Umgang mit Forschungsdaten und -informa-tionen auseinandersetzt.Mitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformation3. Entlastung und Sichtbarkeit für den WissenschaftsbetriebDas Projekt RIS Synergy schafft Entlastung und Sichtbarkeit für den Wis-senschaftsbetrieb durch das Festlegen von Standards, die Digitalisierung von Services und die Vernetzung von Expertise. An dem im März 2020 an der TU Wien gestarteten Projekt sind bun-desweit 11 Universitäten und drei Fördergeber beteiligt. Durch standardi-sierten Austausch von Metadaten werden die Forschenden entlastet, die Effektivität und Qualität im Forschungssupport erhöht und die Daten-qualität zu Forschungsoutput verbessert. RIS Synergy schafft dadurch die nachhaltige und zukunftsweisende Basis, für die Digitalisierung der öster-reichischen Forschungslandschaft und ermöglicht die internationale Sicht-barmachung österreichischer Forschungserfolge. 3.1. Keine Mehrfacherfassung – Once-Only! Im Teilprojekt „Schnittstellen und Standards“ werden offene Zugangs- bzw. Austauschmöglichkeiten für Systeme von Fördergebern, Forschungsstätten und der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Im Fokus stehen die Datener-fassung nach dem Once-Only-Prinzip sowie der Austausch von Informatio-nen zu Förderprogrammen, Organisationsstrukturen, Daten aus e-Call-Sys-temen, Datenmanagementplänen und Metadaten zu Forschungsoutputs.Teil hiervon sind neben administrativen Informationen und Projekt-daten auch die bereits erwähnten Publikationsmetadaten. Auf Grund der Vielzahl unterschiedlicher Formen von Forschungsoutput (Publikationen, Forschungsdaten, Vorträge, Patente, …) beginnt das Projekt zunächst mit der Umsetzung einer Schnittstelle für Publikationen mit DOI (Digital Ob-ject Identifier; zahlenmäßige Codierung). Eine Vorbedingung für die Über-mittlung über die Schnittstelle zwischen Universität und Fördergeber*in ist die Erfassung und Validierung des DOIs von Forschungsoutput und dessen Relation zum Projekt im CRIS der Forschungsstätten. Damit Forscher*innen zukünftig ihre Berichtspflichten sowohl inner-halb der Forschungseinrichtung als auch für die Drittmittelförderung ohne Mehrfacherfassung (wie bisher üblich) erfüllen können, wird an einer Schnittstelle gearbeitet, die dem europäischen Standard CERIF (Common European Research Information Format) entspricht. Zukünftig soll ein*e Forscher*in den DOI einer im CRIS erfassten Publikation mit gemeinsamen Projekt IDs verknüpfen. Diese Daten werden der*dem Fördergeber*in über die Schnittstelle bereitgestellt. Der hiermit geschaffene Mehrwert kann zu-künftig als Modell für weiteren Forschungsoutput und Schnittstellen zu Mitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformationanderen Systemen übernommen werden. Durch die Verknüpfung von Pro-gramm- und Projektinformationen mit Forschungsoutput wird eine durch-gängige Information in Sinne des Projektlebenszyklus ermöglicht.Der Once-Only-Faktor könnte sich, neben vielen weiteren Verwen-dungen, auch bis in die Vision für ein nationales Forschungsportal wei-terziehen. Hierfür erarbeitet RIS Synergy bis Februar 2024 ein Konzept, das die Bedürfnisse und Anforderungen der österreichischen Forschungs-landschaft kritisch hinterfragt und zukunftsweisende Lösungen anbietet. Im Fokus der Arbeit steht auch hier der Wunsch des Projektkonsortiums Mehrfachaufwand zu reduzieren, Synergien zu nutzen, Netzwerke aufzu-bauen und den Wissenschaftsstandort Österreich zu stärken. 4. Die Konzeptstudie in RIS SynergyDie Ergebnisse des Teilprojekts „Schnittstellen“ stellen bereits einen essen-tiellen Mehrwert im Zusammenhang mit digitalen Forschungsförderungs-prozessen dar, legen aber auch die Basis für ein Forschungsportal, über das sich In- und Output der Forschungslandschaft digitalisiert und transparent darstellen lassen und welches an internationale Standards anschlussfähig ist. Daher wird im 2. Teilprojekt eine Konzeptstudie durchgeführt, in der Rahmenbedingungen, Anforderungen und Funktionalitäten eines österrei-chweiten Forschungsportals definiert werden.4.1. Potentiale eines nationalen ForschungsportalsNationale Portale ermöglichen in einigen Ländern bereits Vernetzung und transparente Bereitstellung von Information.2 In Österreich muss jede Universität selbst ihre Forschungsleistung und die dahinterstehenden Forschenden sichtbar machen. Die Idee, ein nationales Forschungsportal schrittweise aufzubauen, würde eine neutrale und transparente Darstel-lung des In- und Outputs von Forschungsprojekten ermöglichen. Natio-nale Forschungserfolge könnten zentral kommuniziert und somit in ihrer Gesamtheit sichtbar gemacht werden. Von einer gemeinsamen Sichtbar-keit würden auch kooperative Initiativen und Netzwerke, z.B. FIS/CRIS Austria – Netzwerk der österreichischen FIS/CRIS-Systeme, OANA – Open Science Network Austria (bald: OSA – Open Science Austria) etc., und wei-tere Open Science-Initiativen profitieren. Die Forschungsstätten erhielten die Chance, über das Portal transparente, differenzierte und qualitative Dokumentation und Präsentation von Forschungsleistung gegenüber der Mitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformationöffentlichen Verwaltung und Politik zu bieten und damit ihre Außenwahr-nehmung selbst mitzugestalten.Doch so ein nationales Forschungsportal könnte noch mehr leisten. Als Vernetzungsplattform zur strategischen Bündelung von Forschungskom-petenz, zur Förderung nachhaltiger Kooperationsgemeinschaften und als Kommunikationsplattform für gemeinsame Aktivitäten (z.B. „Intention of Submission“, Initiativen in Pre-Call-Phasen, etc.) könnte man mit einem nationalen Portal Synergien schaffen, die eine einzelne Institution schwer bieten kann und auch jungen Forscher*innen neue Chancen öffnen würde. Ein nationales Forschungsportal würde außerdem ein gesundes Ge-gengewicht zur zunehmenden Dominanz kommerzieller Anbieter bei Forschungsinformationssystemen schaffen. Zudem wäre da noch der Austausch der Daten, der RIS Synergy auch im Teilprojekt 1 beschäftigt und hier bereits als Basis vieler Nutzungsmöglichkeiten dienen könnte. Ein nationales Forschungsportal könnte Schnittstelle zur nationalen For-schungsinfrastrukturdatenbank, Open Data-Netzwerken, etc. sein und für internationalen Datenaustausch genutzt werden.Letztlich könnte der Einstieg über ein gemeinsames Portal der Aus-gangspunkt eines übersichtlichen und einfachen Zugangs für Forschende zu allgemeinen Informationen und Services sein – im Sinne eines „One-Stop-Shop“-Prinzips – und somit eine große Lücke im Forschungsalltag schließen.Das Teilprojekt 2 „Konzeptstudie Forschungsportal“ wurde im März 2021 gestartet. Bisher wurden drei Themengruppen gebildet, die in ei-nem ersten Schritt zur Erarbeitung eines Konzeptes für ein nationales For-schungsportal dreierlei Aspekte beleuchten:In der Arbeitsgruppe „Zielgruppenanalyse und Umfrage“ widmen sich die Mitarbeiter*innen den möglichen Zielgruppen eines nationalen For-schungsportals mittels einer systematischen Stakeholderanalyse. Dabei werden auch der Bedarf und die Möglichkeiten für diese Zielgruppen be-leuchtet. In weiterer Folge soll eine Umfrage bei den identifizierten Ziel-gruppen durchgeführt werden, um die Annahmen zu verifizieren und die genauen Bedarfe und Anforderungen zu ermitteln.Dem Vergleich anderer nationaler Forschungsportale widmet sich eine zweite Arbeitsgruppe. Ziel ist es hier aus den Erfahrungen der Anderen zu lernen. Ausgewählte, bereits etablierte nationale Forschungsportale in an-deren Ländern werden genauer beleuchtet, um Erkenntnisse für Österreich abzuleiten und Best Practices herauszuarbeiten.In einer dritten Arbeitsgruppe, „Lessons learned, Kooperationen und Synergien“, werden vergangene und ergänzende Initiativen zu einem nati-Mitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale Transformationonalen Forschungsportal in Österreich beleuchtet, und die Kooperation mit anderen laufenden (Digitalisierungs-)Projekten gesucht, um Synergien zu nutzen und Redundanzen zu vermeiden. Bisher wurde Kontakt mit dem Projekt AT2OA23 aufgenommen, wobei bereits erste wesentliche Aspekte zur Zusammenarbeit identifiziert wurden.5. Projektstand und AusblickDas Projektkonsortium hat bis dato alle Meilensteine erreicht und die als umfangreiche Basis geplante Analysephase abgeschlossen. Erste Um-setzungen werden vorangetrieben und der Kreis der Projektpartner wird laufend erweitert. Interessent*innen stehen alle Bereiche des Projekts zur Mitarbeit offen, und Input aus weiteren Blickwinkeln ist ausdrücklich er-wünscht, um bestmögliche Ergebnisse sicherzustellen. Mit der Pilotumset-zung einer Finanzdatenschnittstelle werden bereits 2021 Entlastungen im Zusammenhang mit der Projektadministration erzielt. Bis 2024 werden noch weitere Erleichterungen durch Schnittstellen in weiteren Bereichen des Forschungszyklus folgen. Mit dem Startschuss für das Teilprojekt 2 im März 2021, befindet sich nun auch die Konzeptstudie für ein nationales Forschungsportal in der Analysephase. Projektübergreifend ist der Benefit des großen Netzwerks, das RIS Synergy umfasst, spürbar und sichert nach-haltige Umsetzungen. Alle Planungen erfolgen mit Fokus auf nationale Zu-sammenarbeit und internationale Standards.Madeleine Harbich, BakkaUniversität Wien, Forschungsservice und NachwuchsförderungE-Mail: madeleine.harbich@univie.ac.atMag.a Ulrike HickerTU Wien, ForschungsinformationssystemeE-Mail: ulrike.hicker@tuwien.ac.atDipl.-Ing.in Sabine NeffTU Wien, ForschungsinformationssystemeE-Mail: sabine.neff@tuwien.ac.atMitteilungen der VÖB 74 (2021) Nr. 2: Digitale und soziale TransformationProjektname: RIS Synergy Projektlaufzeit: 2020-2024 Projektpartner: 11 Universitäten und 3 Fördergeber (FWF – Der Wis-senschaftsfonds, FFG – Die Österreichische Forschungsförderungs-gesellschaft, WWTF – Wiener Wissenschafts- und Technologiefonds, TU Wien, Universität Wien, Universität Klagenfurt, Universität Inns-bruck, Universität Salzburg, Medizinische Universität Graz, Veterinär-medizinische Universität Wien, Universität für Musik und darstellende Kunst Wien, Akademie der bildenden Künste Wien, Universität für angewandte Kunst Wien, TU GrazZiele:– Digitalisierung und Steigerung der Effektivität bei der Betreuung von Forschungsprojekten– Ressourcenschonung für die Wissenschaft und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Forschenden – Steigerung der Datenqualität und Transparenz für Forschungsstät-ten, Fördergeber und öffentliche Stellen – Standardisierte, offene Schnittstellen und Umsetzung des Once-Only-Prinzips – Nachhaltiger Umgang mit Daten im Sinne der DSGVO – Darstellung von In- und Output der Forschungslandschaft nach internationalen Standards (CERIF) – Erarbeitung einer gemeinsamen Position hinsichtlich eines natio-nalen ForschungsportalsBenefits aus dem Projekt: – Entlastung der Forschenden und des administrativen Universitäts-personals durch standardisierten Austausch von Metadaten – Erhöhung der Effektivität und Qualität im Forschungssupport– Verbesserung der Datenqualität zu Forschungsoutput– Sichtbarmachung nationaler Erfolge und Forschungskompetenz1 Cluster Forschungsdaten: https://forschungsdaten.at/ 2 euroCRIS, Directory of Research Information System (DRIS): https://dspacecris.eurocris.org/browse?type=drisscope3 AT2OA2: https://www.at2oa.at/at2oa2_home.html

RIS Synergy: Creating Standards – Digitizing Services – Networking expertise

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