No fim de 2016 foi criado, em Lisboa, o novo centro de serviços do Grupo Grünenthal.
O grupo tem negócio em mais de 20 países espalhados tanto pela Europa como pela América
Latina. O objetivo principal deste centro é, principalmente, centralizar os serviços
financeiros do grupo todo, em dois sítios apenas, em Aachen, Alemanha, na sede do grupo
e, em Lisboa. Durante os anos de 2017/2018 foram feitas grande parte das transições, mas,
com estas, surgiram bastantes desafios. Alguns destes desafios não foram completamente
superados, uma vez que o pouco tempo disponível sempre foi um grande fator decisivo.
Devido a estes desafios não superados, existem ainda alguns processos internos,
nomeadamente na área dos pagamentos/tesouraria, que ainda se destacam pelo risco e falta
de automatização associadas. Após feitas todas as transições (primeira fase de
implementação de um "Shared Service Centre") e, o centro estar a funcionar autonomamente,
faz sentido fazer um estudo acerca da harmonização dos países e onde o risco dos
pagamentos é mais elevado para o grupo. Os objetivos principais deste projeto passam por
encontrar os problemas que haja nos processos internos, descobrir as devidas soluções e
apresentar sugestões de melhoramento de certos processos, tendo sempre em conta os fatores
críticos de sucesso de um centro destes. No fundo, pretende-se fazer uma análise geral dos
processos de pagamentos e sugerir mudanças para a mitigação do risco interno.
Para isto, é feita uma investigação acerca dos conceitos de risco e de "Shared Services", de
seguida, uma breve descrição dos processos atuais utilizados pela Grünenthal Global
Financial Services, e, por fim, serão apresentadas as soluções/mudanças viáveis no processo.By the end of 2016 a new "Shared Service Centre" was created in Lisbon for Grünenthal
Group. Grünenthal has business in more than 20 different countries spread by Europe and
Latin America. The main goal for this creation was to centralize the group’s Finance
Departments into two main places, Aachen, Germany, where the company’s headquarters is
located, and in Lisbon. During the year 2017/2018, most of the transitions were made, and,
with them, a lot of challenges came up. Some of these challenges were not completely
overcome due to the time pressure which was a big factor for some of the transitions.
Due to these challenges, there were some internal processes, like in the treasury/payment
department, which still have a lot of risk and lack of automatization associated. After all
these transitions are concluded (first phase of a Shared Service implementation), and the
centre being autonomous, it makes sense to analyse and study the general harmonization and
where the risk is higher for the group. The main goals of this study are to find problems with
the internal processes, investigate for possible solutions, and suggest a better and viable
process, being always aware of the critical success factors of one of these centres. To
summarise, it is pretended to analyse the general process of payments and suggest changes
with less risk associated.
For this, an investigation about the concepts of risk and Shared Service Centres will be
done, then a brief description of the internal process of payments currently used by
Grünenthal Global Financial Services, and, in the end, there will be a presentation of viable
solutions/changes to the process