Henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmän käyttöönottamisessa on merkittäviä etuja ja hyötyjä henkilöstöjohtamisen prosesseihin ja toimintoihin. Tietojärjestelmä sisältää tietoa ja toiminnollisuuksia niin henkilöstöasiantuntijoille, työntekijöille kuin yrityksen johdolle.
Opinnäytetyön tarkoituksena on määritellä työsuhteen perustaminen käyttöönotettavaan HRtietojärjestelmään. Työn pyrkimyksenä on testata uutta prosessia esimieslähtöisesti ja vastata tutkimuskysymykseen voidaanko työsuhteen perustaminen saada yksinkertaistettua HRtietojärjestelmän avulla.
Teoriaosuudessa keskitytään esimiestyöhön, henkilöstöjohtamiseen, työsuhteeseen ja henkilötietojen käsittelyyn. Lähdeaineistona on hyödynnetty ammattikirjallisuutta, lainsäädäntöä, projektipalavereita ja projektimateriaaleja sekä esimiehien palautteita, että haastatteluita. Opinnäytetyö toteutettiin HR-harjoittelijan työtehtävien rinnalla ja työn toimeksiantajana on rakennusalalla toimiva kotimainen yritys.
Toiminnallisen opinnäytetyön tuotoksena oli työsuhteen perustaminen, testauksen suunnittelu sekä toteutus, että palautteiden analysointi. Työ on suoritettu laadullisena työnä haastattelumenetelmää hyödyntäen.
Analysoimalla esimiehien palautteita ja haastatteluita voidaan päätellä, että esimiehet ovat luottavaisia käyttöönotettavan tietojärjestelmän sekä prosessin suhteen, että kokevat tietojärjestelmän vähentävän manuaalista työtä. Nykyinen toimintamalli koetaan heidän toimesta perinteiseksi, mutta ei kuitenkaan ainutlaatuiseksi.
Johtopäätös on, että esimiehet luottavat sekä suhtautuvat positiivisesti uuteen työsuhteen perustamisen toimintamalliin ja uskovat, että käyttöönotettava HR-tietojärjestelmä voi yksinkertaistaa työsuhteen perustamisen. Lisäksi on kuitenkin syytä huomioida, että projektin aikataulu oli haastava eikä siinä ollut joustoa mahdollisille muutoksille. Lisäksi esimiehet olisivat tarvinneet lisää aikaa HR-tietojärjestelmän testausta varten. Pidemmällä testauksella projektiryhmä olisi mahdollisesti saanut lisää palautteita esimiehiltä ja voinut seurata esimiehien testausta tehokkaammin. Näiden keinojen avulla mahdollisia järjestelmässä ja prosessissa ilmeneviä puutteita olisi voitu havaita enemmän testauksen aikana ja korjata ne aikataulun rajoissa.
Suosituksena on selvittää esimiehien mahdollisia lisäkoulutustarpeita heidän vastuisiin ja velvoitteisiin liittyen. Tarve tämän kaltaiseen lisäkoulutukseen ilmeni yhdessä esimieshaastattelussa, jossa oli selkeästi havaittavissa puutteita esimiesvastuisiin liittyen.Implementation of the Human Resource Information System (HRIS) has a considerable effect on all HR processes and activities, as the system provides centralized information and services for HR specialists, employees and management.
The purpose of this thesis project was to establish a process for creating a contract of employment in the upcoming Human Resources Information System. The thesis aimed to test the new process from a management perspective and respond to questions about whether the new process in HRIS could simplify creating a contract of employment.
In the theoretical part, the thesis report concentrates on managerial work, human resource management, employment and the processing of personal data. Supporting materials were gathered from literature, legislation, HRIS project meetings and materials, manager feedback and interviews. This thesis was completed alongside an HR trainee’s job and commissioned by a building trade company.
An outcome of this thesis project was to plan and complete the management testing of a process for creating a contract of employment in HRIS and to analyse feedback received from managers.
The method used in this thesis was interview.
This thesis includes a description of the managers’ experiences of the HRIS testing and their brief expectations for the new process build within HRIS. The analysis of the managers’ interest and participation in the testing, as revealed through the interviews, their responses and feedback, shows the managers positively reacting to the new process as it may reduce manual work, although the current process without HRIS is experienced as traditional but not unique.
As a conclusion, the report recommends that managers should be given more time for testing in order to receive additional test feedback and guarantee the project team can identify all faults and repair them if any are found. Additional training for managers about their overall expectations and responsibility is worth planning based on one of the feedbacks received from the interview which described a low level of understanding of manager responsibility
