Digitalisaatio on tämän hetken megatrendejä, mikä näkyy myös taloushallinnon alueella. Digitalisaation myötä yritykset joutuvat arvioimaan uudelleen toimintamallejaan ja kyvykkyyksiään ylläpitääkseen kilpailukykyään. Taloushallinnon digitalisoinnin selkeitä hyötyjä ovat manuaalisen työn automatisointi, tiedon reaaliaikaisuus sekä kustannustehokkuus. Nämä olivat myös hyötyjä, joita Yritys X asetti tavoitteeksi uudelle ostolaskuprosessille.
Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Yritys X:lle. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää digitaaliseen ostolaskutuksen etuja ja vaatimuksia sekä arvioida, kuinka Yritys X voisi digitalisoida oman ostolaskuprosessinsa. Opinnäytetyössä käsitellään ostolaskuprosessin kehitystä paperisesta digitaaliseksi sekä yleisimpiä digitaalisia laskuformaatteja. Empiirisessä osuudessa tarkastellaan Yritys X:n nykyistä ostolaskuprosessia ja esitetään malli uudesta ostolaskuprosessista sekä siirtymisestä uuteen toimintatapaan. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena. Lähteet koostuivat pääosin internetlähteistä, koska aihe on tuore ja kehittyy nopeasti.
Tutkimuksen tuloksena syntyi näkemys tekijöistä, jotka on huomioitava prosessimuutoksen yhteydessä. Yrityksen on tunnistettava digitalisaatiosta syntyvät hyödyt sekä riskit pystyäkseen tekemään oikeita valintoja. Opinnäytetyössä on annettu kehitysideoita, joita Yritys X voi hyödyntää päätöksenteossa. Kuten kaikissa muutosprojekteissa, on muistettava, että onnistunut prosessimuutos vaatii selkeät ja realistiset tavoitteet henkilöstön sitoutumisen sekä riittävän resursoinnin hyvän lopputuloksen varmistamiseksi.Digitalization is one of today’s megatrends. This is also visible in business ad-ministration. Companies evaluate their processes as they aim to maintain their competitiveness. The benefits of digitalization in business administration include automatization of manual labour, possibility to produce real-time information and cost-efficiency. These are also the benefits that Company X pursued with its digitalization process.
The study was commissioned by Company X. The purpose of this research was to find out what are the benefits and requirements of digitalized purchase invoice processing and utilize this information for the benefit of Company X. The thesis will cover the development of the purchase invoice processing from manual to digitalized, and the most common e-invoice formats. The thesis will also cover Company X’s current purchase invoice processing and provide a model of a digitalized invoice processing. The research was executed as a case study. Sources used in the research were mostly internet references to make sure that information presented in the thesis was as up to date as possible.
The results of the research provided insight into the factors that should be taken into consideration when implementing digitalized purchase invoice processing. Companies should identify the benefits and risks to make correct choices regarding digitalization. The thesis offers some ideas that can be used to implement a digitalized purchase invoice processing. As in all change projects clear and realistic goals are required to ensure a successful outcome
