Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda kattava ohje Laurea-ammattikorkeakoulussa käytettävälle OneDrive for Business-pilvipalvelulle. Ohje on suunnattu Laurean opiskelijoille. Ohjeen avulla käyttäjä saa riittävät tiedot OneDrive for Businessin käytöstä ja siihen liittyvistä hyödyistä sekä riskeistä, jotta he voivat sen avulla tehostaa opintojensa kulkua.
Laurea-ammattikorkeakoululla on käytössä Office 365 for Business-ohjelmisto. Siitä on käytössä kaikki muut osat paitsi OneDrive for Business. Työssä käytetty materiaali annetaan toimeksiantajalle, jotta he voivat muokata lopullista ohjetta ennen sen virallista julkaisua.
Opinnäytetyön teoreettisessa osassa käsitellään OneDrive for Business-palveluun liittyvää tietoturvaa, yksityisyyden suojaa, tiedon luokittelua sekä palvelun lakisääteistä puolta. OneDrive for Businessin ollessa ulkoinen palvelu, lukijaa ohjeistetaan päivittämään salasana turvalliseen lausekkeeseen. Salasanalauseke on itsessään paljon turvallisempi ja helpommin muistettavissa kuin yksittäinen sana. Työn tärkeimpinä lähteinä käytettiin Microsoftin Office tuki-sivustoa ja OneDrive–blogia.
Opinnäytetyön toteutuksessa käytettiin teemahaastattelua ja benchmarking-menetelmää. Näiden valittujen menetelmien avulla oli tarkoitus hahmottaa ja toteuttaa asiakkaan toivoman ohjeistuksen sisältö. Ohjeen ulkonäkö pyrittiin luomaan Laurea-ammattikorkeakoulun brändikirjan mukaisesti, jotta ulkoasu on helposti tunnistettavissa.
Tekijällä oli aikaisempaa kokemusta yksityiseen käyttöön luodusta Microsoftin OneDrivesta. Sillä on kuitenkin toiminnallisia eroja Laureassa käytettävälle OneDrive for Business-pilvipalvelulle. Työn aikana opittiin, kuinka paljon lisähyötyä tuotteen käyttöönotto antaa Laurean opiskelijoille. Toimeksiantajat pitivät käyttöohjetta suoraviivaisena ja helposti luettavana.The purpose of this functional thesis was to create user instructions for Microsoft OneDrive for Business cloud storage that Laurea University of Applied Sciences is currently using. The user guide’s main users are Laurea students. The guide gives the user sufficient information about OneDrive for Business cloud storage usage, advantages and risks so that students can intensify the progress of their studies.
The Laurea University of Applied Sciences uses Microsoft Office 365 for Business. All other parts of the software package are currently in use, except the OneDrive for Business. The material for making the user guide will be saved into an external storage and will be given to the employer of this thesis so that they can freely edit the final instructions before their official publication.
The theoretical part of the thesis covers topics such as information security, the protection of privacy, the classification and the legal side of OneDrive for Business cloud service. OneDrive for Business is an outer service thus the reader is given instructions to update the password. A passphrase is more secure and easier to remember than a normal password. The most important sources in making of this thesis were Microsoft OneDrive blog and Office support webpage.
In the implementation phase of this thesis theme interviews and benchmarking were used. The main purpose was to perceive and implement/execute the contents of the user guide that the customer needed. The layout of the user guide was meant to be similar to that of the brand book of Laurea University of Applied Sciences so it can easily be connected to Laurea’s instruction manual.
The author who created this thesis had earlier experience with Microsoft OneDrive that was created for personal use. It has some functional differences compared to the Business version. During the making of this thesis, the creator learned how much learning advantage these instructions will give to Laurea students. The client considered the instructions to be straightforward and easy to read
