Opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö, jonka tuotoksena syntyi toimintaohje Koululii-kuntaliiton myyntireskontranhoitajalle. Tutkimusmenetelmänä on käytetty laadullista tutki-musmenetelmää. Toiminnallisen opinnäytetyön teoriaosuus käsittelee toimintaohjetta tukevaa teoriatietoa. Teoriaosuudessa paneudutaan myyntireskontraan, siihen liittyviin kirjanpitokirjauksiin ja sähköiseen taloushallintoon, keskittyen sähköiseen laskutukseen ja siihen liittyviin ominaisuuksiin, kuten verkkolaskuihin, niiden välittäjiin sekä sähköisentaloushallinnon järjestelmiin. Myös laskujen lainmukaiset sisältövaatimukset on käyty läpi ja laskun muodos-taminen sähköisellä taloushallinto-ohjelmistolla. Lisäksi teoriaosuudessa on paneuduttu Procountor taloushallinto-ohjelmiston myyntilaskujen käsittelytoimintoihin sekä uuden työntekijän perehdyttämiseen.
Opinnäytetyön aihe valittiin, koska kyseiseen työtehtävään ei ole olemassa ohjeita tai pereh-dytysmateriaalia eikä case yhdistyksessä, eli Koululiikuntaliitossa, ole ketään muuta, joka osaisi työtehtävää tehdä. Suurin osa Koululiikuntaliiton taloushallinnon tehtävistä on ulkoistettu tilitoimistoon, mutta myyntireskontranhoitamista varten palkattiin vuokratyöfirman kautta osa-aikainen työntekijä. Koska työ on osa-aikaista, sopii se hyvin esimerkiksi opiskelijalle, mutta täyspäiväistä työtehtävää siitä ei saa. Tästä syystä työntekijä tulee oletettavasti vaihtumaan aika usein ja uutta työntekijää varten on hyvä olla olemassa selkeät ja hyvin perehdyttävät työohjeet, jotta hän pääsee nopeasti tehtäviensä tasalle ja tuottaa näin arvoa yhdistykselle.
Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä kattavat ja selkeät ohjeet myyntireskontran työntekijälle, jotka tukevat hänen perehdyttämistään uuteen työtehtävään. Ohjeistuksessa on myös paljon selventäviä kuvia, jotka helpottavat ohjeiden seuraamista. Toimintaohjeen lopussa on perehdytyksen seurantataulukko, jonka avulla perehdyttäjä voi käydä työhön liittyviä osa-alueita läpi. Siinä missä toimintaohje riittää työtehtäviin perehdyttämisessä, on taulukossa myös paljon muita asioita, joita uuden työntekijän kanssa tulee käydä läpi, kuten esimerkiksi työturvallisuusohjeet ja toimitilat.
Toimintaohjeen toimivuutta testattiin Koululiikuntaliiton työntekijän avulla, jolla ei ole aikai-sempaa kokemusta laskuttamisesta tai myyntireskontratyöstä. Ohjeiden avulla hänen onnistui lähettää asiakkaalle laskuja ja testaamisen jälkeisestä haastattelusta saatiin muutama paran-nusehdotus toimintaohjeeseen, sekä kiitosta ohjeen loogisuudesta ja selkeydestä. Toimintaohje tallennettiin Koululiikuntaliiton yhteiseen tietokantaan ja siitä jäi myös paperiversio myyntireskontranhoitajan työhuoneeseen. Toimintaohjeen päivittäminen jää seuraavien myyntireskontranhoitajien vastuulle.Manual for Accounts Receivable Manager
Case: Koululiikuntaliitto Ry
This thesis consists of two parts: A Manual for Accounts Receivable Manager in Koululiikuntaliitto and the theoretical part. The method used in the theoretical part was a qualitative research method. The theoretical part deals with the theory of accounts receivable, Procountor, which is financial management software, and guidelines for orientating a new employee in a company. When the thesis discusses about accounts receivable the thesis also discusses digital financial management and electronic invoicing. It was also important to discuss postings in bookkeeping made during accounts receivable management.
The subject for the thesis was selected because of the lack of such manual. Koululiikuntaliitto’s accounts receivable manager’s post is a part time job. When the financial management was outsourced the company still wanted to keep accounts receivable as a part of the functions that the company handles itself. Therefore a person was hired to do the job. There are no guidelines for orientating a worker to do the tasks so from this need the thesis was developed. It is also believed that due to the fact that this is a part time job the worker might change quite often.
As a result of thesis a manual was created that covers the work tasks well and is clear and logical and serves its purpose. The manual also has clarifying pictures. At the end of the manual there is an orientation table which gives a tool for the mentor of a new worker to go through work related matters section by section. The table also includes other matters such as safety issues and work-spaces.
The Manual for Accounts Receivable Manager was tested with another Koululiikuntaliitto’s employee. The employee had no previous work experience of financial management but was still able to send bills to customers according to the manual’s instructions. After the testing the employee was interviewed about her experience and with her feedback some changes was made to the manual. The manual was saved on to a common database in Koululiikuntaliitto and a paper version of the manual was placed in the Accounts Receivable Managers office. Document updating is now the responsibility of the next Accounts Receivable Managers
