Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin projektin johtamiseen tapahtuman järjestämisen yhteydessä. Kyseessä oli toiminnallinen opinnäytetyö, joka jaettiin kahteen osaan; opinnäytetyön tekijät perehtyivät projektin johtamiseen ja tapahtuman järjestämiseen liittyviin seikkoihin teoriassa sekä toimivat projektipäälliköinä Joulutorin järjestämisessä Suurpellon asuinalueelle. Toimeksiantajana Joulutori-tapahtumalle toimi Koulii-hanke. Koulii-hanke on koulutuksen innovaatio- ja integraatio hanke, jossa Laurea-ammattikorkeakoulu ja Espoon seudun koulu-tuskuntayhtymä Omnia ovat mukana. Hanke päättyi joulukuussa 2012. Opinnäytetyön tavoitteena oli järjestää onnistunut tapahtuma Suurpellon asukkaille. Tarkoituksena oli, että opinnäytetyö auttaa tulevaisuudessa projektiluontoisten tapahtumien järjestäjiä hahmottamaan projektin kokonaisuutta sekä tukee projektia johtavia henkilöitä saavuttamaan projektin onnistuneen läpiviennin. Toimeksiantajan toivomuksena oli, että Joulutori-tapahtuma olisi alku jokavuotiselle lämminhenkiselle tapahtumalle, joka yhdistää alueen asukkaita, myyjiä, sekä muita kävijöitä.
Opinnäytetyön tekijät johtivat tapahtuman järjestämistä ja olivat vastuussa tapahtuman to-teutumisesta. Laurea-ammattikorkeakoulun Hotelli- ja ravintola-alan ensimmäisen vuoden yhdeksän opiskelijaa suunnittelivat tapahtuman sisältöä ja markkinointia palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen. Tästä syystä myös opinnäytetyön tekijät ottivat huomioon tapahtuman järjestämiseen liittyvissä osa-alueissa palvelumuotoilun perusteita ja käyttivät apunaan palvelumuotoilun menetelmiä. Palvelumuotoilun menetelmiksi valittiin benchmarking sekä aivoriihityöskentely. Benchmarking-menetelmää käytettiin toimintaympäristön kartoittamiseen esikuva-arviointina ja aivoriihityöskentelyä tapahtuman ideoinnin tukena. Myös Suurpellon asukkailla oli mahdollisuus osallistua aivoriihityöskentelyyn.
Projektijohtamisen onnistumista arvioitiin projektissa mukana olleille opiskelijoille tehdyllä ryhmäteemahaastattelulla. Lisäksi haastateltiin Koulii-hankkeen projektijohtajaa ja projekti-asiantuntijaa, jotka olivat mukana Joulutorin järjestämisessä. Tapahtuman onnistumista arvioitiin havainnoinnin ja vapaamuotoisten haastattelujen avulla tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen myyjiltä kerätyillä palautteilla. Haastattelujen ja havainnoinnin perusteella pääasiallisena tuloksena pystyttiin toteamaan, että projektijohtaminen ja tapahtuman järjestäminen onnistuivat hyvin. Eri osapuolet kokivat projektijohtamisen ammattitaitoisena ja selkeänä ja tapahtuman osallistujat olivat tyytyväisiä Joulutorin kokonaisuuteen. Tästä huolimatta kehitysideoita syntyi. Projektin aloitusvaihe koettiin sekavana ja tapahtuman mahdolliseen peruuntumiseen olisi tullut kiinnittää enemmän huomiota. Joulutori-tapahtumassa parannettavaa löytyi tuotteiden hinnoittelun selkeyttämisestä, ajankohdasta, äänentoiston parantamisesta sekä alkuperäisen teeman mukana pysymisestä läpi projektin suunnittelun. Näiden kehitysideoiden pohjalta tapahtumaprojektia pystytään parantamaan jatkossa entistä toimivammaksi kokonaisuudeksi.
Asiasanat: projektijohtaminen, projekti, tapahtuman järjestäminen, palvelumuotoiluIn this practice-based thesis the project management of an event is covered. The thesis consists of the theory section and the practical process of project managing a Christmas Market event that took place in Suurpelto in December 2012. Suurpelto is a residential area located in Espoo. The commissioner of the thesis was the Koulii project. The Koulii project is carried out in co-operation with Laurea University of Applied Sciences (UAS) and vocational college Omnia. The Koulii project ended in December 2012. The objective of the thesis was to organize a successful event for the residents of Suurpelto. The purpose of the thesis was to assist future project managers to perceive the entirety of the event project and support the project managers to achieve a successful project. The commissioner hopes that the Christmas Market will become an annual event that brings together residents and different operators of Suurpelto.
The authors of the thesis functioned as project managers in the Christmas Market project and were responsible for the realization of the event. Nine first-year students from the Hotel and Restaurant Management programme of Laurea UAS planned and marketed the event by using Service Design methods. Therefore also the project managers utilized Service Design methods in the study. Benchmarking was used to collect information about the operational environment. Brainstorming was used with the residents of Suurpelto to plan the event. The brainstorming resulted in many useful ideas for the Christmas Market.
The success of the project management was measured with the help of theme interviews. The theme interviews were arranged with the students from the Hotel and Restaurant Management programme that took part in the Christmas Market project. The theme interviews were also conducted with the manager and the project specialist of the Koulii project. The success of the event was evaluated through observation and informal interviews during the Christmas Market. Feedback was also collected after the event from the salesperson of the Christmas Market. According to the results the event and the project management were successful. Different partners considered the project management to be professional and the participants of the event were satisfied.
In addition some development objectives were listed. The beginning of the project was considered to be confusing. The possibility for the cancellation of the event should have been taken into consideration more precisely. Development objectives from the point of view of the Christmas Market were product pricing, date, audio functionality and carrying on the original theme until the end of the project. By taking into consideration these development objectives it is possible to organize even a better event or a project in the future.
Keywords: project management, project, event production, service desig
