ROGERIO, C. E.

VIEIRA, N. L. de A.

WENDLING, I.

Infoteca-e

GESTÃO DE ARQUIVO DAS SECRETARIAS DAS CHEFIAS DA EMBRAPA FLORESTAS   Claudiana Eugenio Rogeiro Secretária Executiva, Analista B da Embrapa Florestas claudiana@cnpf.embrapa.br    Natália Lordello de Aguiar Vieira Secretária Executiva, Analista B da Embrapa Florestas natalia@cnpf.embrapa.br   Ivar Wendling Engenheiro Florestal, Pesquisador da Embrapa Florestas ivar@cnpf.embrapa.br   O arquivo de documentos representa a imagem da atividade exercida pela empresa. É o local destinado à guarda ordenada de documentos produzidos pela organização no decorrer de suas atividades. Ele deve ser padronizado e ordenado de maneira ágil, para que o documento seja encontrado com eficiência, assim que solicitado, sendo necessário que se tenha um sistema de arquivo seguro, preciso, simples e de fácil acesso. Esse trabalho tem como objetivo mostrar a gestão de arquivo das secretarias das Chefias da Embrapa Florestas, que tornou possível o resgate com maior agilidade dos documentos solicitados pelas Chefias e demais demandantes. Atendendo as normas de arquivamento, foi utilizado o método alfabético por assunto. A documentação arquivada passou a ser selecionada e classificada para evitar o excesso e duplicidade de documentos, houve a eliminação de algumas pastas, bem como, a sinalização destas e dos armários para facilitar o acesso e busca à documentação. Foi adotada também a utilização de formulários-modelo da Embrapa, para solicitação e empréstimo, além da prática da teoria das três idades (arquivo corrente, arquivo intermediário, arquivo permanente) onde os documentos são arquivados obedecendo os estágios da frequência de uso. Com a identificação e melhoria do processo de gestão de arquivo das secretarias, os avanços obtidos foram: adequado plano de classificação dos documentos utilizando as normas, métodos e procedimentos que permitiram maior agilidade na busca das informações solicitadas; melhor aproveitamento do espaço nos armários, com a eliminação do excesso de pastas; maior controle no trâmite dos processos/documentos recebidos e emprestados a outros setores, e, ainda, a otimização do tempo gasto pela secretária com o arquivo, o que lhe permitirá traçar novos desafios dentro da empresa.  Palavras-chaves: documento, processo, documentação, secretária    

Gestão de arquivo das secretarias das chefias da Embrapa Florestas.

http://www.infoteca.cnptia.embrapa.br/infoteca/bitstream/doc/873319/1/16810.pdf

Gestão de arquivo das secretarias das chefias da Embrapa Florestas.

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Infoteca-e