Representaciones Lastra Limitada es una empresa que comercializa y distribuye
productos desechables; opera en el suroccidente de Colombia (Valle del cauca,
Cauca y Nariño), y su plaza principal es la ciudad de Cali.
El Objetivo General de este proyecto fue desarrollar un plan de mejoramiento en
las áreas de Cartera y Ventas, específicamente sobre lo relacionado con su
manejo administrativo, considerando que su función sinérgica fundamental debe
incrementar los ingresos seguros de la empresa.
El plan de mejoramiento recomendado para Representaciones Lastra Limitada
consiste en:
Área de cartera: Primero documentar a los clientes usuarios de crédito y
clasificarlos de acuerdo a sus formas de pago, para identificar los períodos de
recaudo; y luego agruparlos estimando el riesgo específico ofrecido por cada
usuario. Se aplicarán unas políticas y normas internas de procesos de crédito y
cobranza.
Se calculó que el 53 % de la cartera es sana, ratificando sobre la relevancia de
ejecutar un plan de mejoramiento de recaudos. También se calculó que el 36 %
de clientes compran de contado, el 45 % a 30 días, el 7% a 60 días y el 7 % a 8
días.
Área de Ventas: Las ventas se planificarán sectorizando a la ciudad de Cali por
comunas, asignando zonas de trabajo específicas a cada vendedor, acorde con su
perfil y su comisión media mensual por ventas durante 2005, para racionalizar sus
desplazamientos y el uso del tiempo, optimizando sus rendimientos. Esto facilitará
el control ejercido por los directivos de la empresa mediante informes mensuales
de gestión por vendedor, en los cuales expondrán sus volúmenes de ventas y
observaciones sobre el comportamiento general de los clientes, específicamente
sobre lo relacionado con su actitud. Se aplicarán los indicadores mensuales de
gestión relacionados a continuación: Eficacia del Vendedor (clientes codificados
vs. clientes que compran), Productividad Comercial (presupuesto de ventas vs.
ventas reales), y Porcentaje de Devoluciones. Semanalmente cada sábado se
ejecutará una sesión de trabajo con los vendedores, donde habrá aclararación de
inquietudes y retroalimentación de información.
Se calculó el volumen de ventas por comuna, siendo más altas en las Comunas 3,
10 y 19 por localizarse en zonas con comercio alto. También se calculó la eficacia
media por vendedor durante 2005, la que no superó el 60%, debido
probablemente a que no atienden con la misma frecuencia al colectivo total de
clientes codificados, enfocándose exclusivamente a visitar a los clientes activos
(quienes compran), olvidando a los inactivos (quienes no compran o lo hacen con
frecuencia baja).
Este trabajo permitió concluir que Representaciones Lastra Limitada tiene la
necesidad real urgente de ejecutar un plan de mejoramiento a los procedimientos
ejecutados en las áreas de cartera y Ventas, que incluya la aplicación de políticas
y normas internas que neutralicen problemas significativos como los relacionados
a continuación:
Hay un portafolio amplio de productos no ofrecidos por los vendedores, porque
Ellos desconocen sobre su existencia en bodega. Se resolvió que los
vendedores deberán actualizarse con frecuencia alta sobre la existencia de
mercancía.
Los operadores del Área de Cartera desconocen el trabajo de vendedores,
porque no interactúan retroalimentando información. Esto requiere que
aquellos operadores se sensibilicen rente a la relevancia de la función del Área
de Ventas.
Los vendedores rechazan de entrada cualquier procedimiento de control
programado. Esto requiere que Ellos se sensibilicen sobre la importancia vital
de que los directivos de la empresa controlen sus progresos en la función de
ventas, asumiendo que este control redundará en beneficios corporativos.
El proceso de toma de decisiones en varias dependencias de la empresa
manifiesta cierto comportamiento autocrático, que impulsa acciones
inconsultas con los implicados directos, generando errores graves. Esto
requiere potenciar la participación en la toma de decisiones, considerando los
conocimientos, las tareas y las responsabilidades de todas las personas en sus
dependencias respectivas.
Los vendedores extienden de manera arbitraria los períodos de cobranza. Esto
requiere acciones de seguimiento y control de procedimientos que mejoren el
recaudo.
En muchas ocasiones la mercancía devuelta no se reporta en tiempo real y de
todas maneras se cobra a los clientes, generándoles molestia, flujo incorrecto
de información de ventas e inventarios y riesgo de pérdida de productos. Esto
requiere retroalimentar la información entre el colectivo de vendedores y los
operadores del almacén de inventarios.
Los vendedores no atienden en tiempo real las sugerencias y reclamaciones
de sus clientes, generando su insatisfacción sobre la calidad del servicio,
abstrayéndose de su responsabilidad y procurando que operadores de
dependencias diferentes al Área de Ventas “solucionen el problema” sin
conocer los casos específicos realesPasantía (Profesional en Mercadeo y Negocios Internacionales)-- Universidad Autónoma de Occidente, 2006PregradoProfesional en Mercadeo y Negocios Internacionale
