This paper aims to propose an instrument of access control and document use for permanent archive of Polígono School, thus enabling meet and assist in preserving and conservation of school memory. However the school has already been dealing with a system of metadata standards, it is possible to implement the proposal to meet the institution needs. Preserving the school registered memory with its documents has a great importance to the school activities, as this kind of document is essential to represent and certify the academic lives of students, so the documentation well preserved and conserved facilitates the quick and accurate search. It is also stressed the preventive actions of preservation and conservation that involves assessing, sanitize and classify documents (physical environment), file definition, school metadata. It is relevant to guide employees who should be in line with management to understand the importance of an organized school file.O presente trabalho tem como objetivo principal propor um instrumento de controle de acesso e uso documental para o arquivo permanente do Colégio Polígono, possibilitando assim atender e auxiliar na preservação e conservação da memória escolar. Entretanto o colégio já trabalha com um sistema de padrões de metadados sendo possível implantar a proposta para atender a necessidade da instituição. A preservação da memória escolar registrada com os seus documentos é de grande importância para as atividades do colégio, visto que o documento escolar é essencial para representar e atestar a vida acadêmica dos alunos, assim, a documentação bem preservada e conservada facilita a busca rápida e precisa.
Enfatizam-se também as ações preventiva de preservação e conservação que envolve avaliar, higienizar e classificar os documentos (em meio físico), definição de arquivo, arquivo escolar e metadados. Sendo pertinente também orientar funcionários que devem estar em consonância com a administração para entender a importância de um arquivo escolar organizado
