Crivano, Renato

Longhi, Patrícia

Portuguese

Cadernos de Informacao Juridica

SIGA-DOC: Sistema Híbrido de Gestão de Expedientes e Processos 
Administrativos  
Patrícia Longhi  1
Renato Crivano2 
Descreve as principais características técnicas do SIGA-DOC, um sistema de gestão 
documental voltado para a área administrativa, amplamente utilizado no âmbito da Segunda 
Região da Justiça Federal. Além disso, são apresentadas estatísticas e resultados da avaliação 
deste sistema em relação ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de 
Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro – MoReq-Jus.  
Palavras-chave: SIGA-DOC. Sistema de Gestão Documental. 
SIGA-DOC: Hybrid Management System of Expedients and Administrative 
Processes  
It describes the main technical characteristics of SIGA-DOC, a document management system 
focused on the administrative area, widely used in the Second Region of Federal Justice. In 
addition, statistics and results of the evaluation of this system are presented in relation to the 
Model Requirements for Computerized Systems of Management of Processes and Documents 
of the Brazilian Judiciary - MoReq-Jus. 
Keywords: SIGA-DOC. Document Management System 
SIGA-DOC: Sistema Híbrido de Gestión de Expedientes y Procesos 
Administrativos  
Describe las principales características técnicas del SIGA-DOC, un sistema de gestión 
documental orientado hacia el área administrativa, ampliamente utilizado en el ámbito de la 
Segunda Región de la Justicia Federal. Además, se presentan estadísticas y resultados de la 
evaluación de este sistema en relación al Modelo de Requisitos para Sistemas Informados de 
Gestión de Procesos y Documentos del Poder Judicial brasileño - MoReq-Jus.  
Palabra-claves: SIGA-DOC. Sistema de Gestión Documental 
,2  Justiça Federal de Primeira Instância no Rio de Janeiro 1
 
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1 INTRODUÇÃO 
Com o surgimento dos primeiros computadores pessoais – e, com eles, a 
facilidade de gerar textos e documentos digitais –, houve previsões de que o papel 
estava fadado ao esquecimento. Além de esta previsão não se concretizar, ocorreu 
justamente o oposto: a quantidade de documentos em papel aumentou 
consideravelmente e, de acordo com o estudo Quanta Informação? (2003), aumenta 
30% a cada ano. No entanto, o gigantesco crescimento na produção e no acesso a 
informações dos últimos anos não foi acompanhado por uma política arquivística 
adequada nas organizações.  
Visando suprir essas necessidades, a Seção Judiciária do Rio de Janeiro (SJRJ) 
iniciou, em janeiro de 2006, o desenvolvimento do SIGA-DOC, um sistema de gestão de 
documentos em meio físico ou digitais. O SIGA-DOC foi implantado em janeiro de 2007 
na SJRJ, em setembro de 2007 no Tribunal Regional Federal da Segunda Região 
(TRF2) e em novembro de 2007 na Seção Judiciária do Espírito Santo (SJES).  
Este artigo está organizado em quatro seções, sendo a primeira essa 
introdução. Na segunda seção apresentamos as principais características técnicas do 
SIGA-DOC. A terceira seção expõe estatísticas de uso e o resultado de avaliações 
realizadas. A última seção apresenta as considerações finais e os trabalhos futuros.  
2 PRINCIAPIS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 
O SIGA-DOC suporta expedientes e processos administrativos. Os documentos 
podem ser produzidos no próprio sistema ou importados a partir de documentos 
produzidos por outro órgão, ou podem ser importados. Documentos antigos, 
produzidos antes da implantação do SIGA-DOC, também podem ser importados.  
É possível trabalhar com documentos digitais ou em papel, ou até mesmo criar 
dossiês compostos de documentos dos dois tipos. Neste caso, dizemos se tratar de 
um dossiê híbrido.  
2.1 Produção de documentos  
O SIGA-DOC possui um editor de textos interno que permite a produção de 
documentos sem a utilização do Microsoft Word ou de outro editor similar. Quando se 
 
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pretende aproveitar um texto que já está digitado no Microsoft Word, por exemplo, 
basta copiá-lo e colá-lo no editor de textos interno do sistema.  
Outra facilidade oferecida pelo SIGA-DOC é a possibilidade de criar 
documentos a partir do preenchimento de formulários. Nessa modalidade, o sistema 
apenas pergunta alguns dados fundamentais e produz o texto completo do 
documento, automatizando o trabalho e garantindo que todos os documentos que 
seguem determinado modelo sejam sempre produzidos corretamente.  
Existem recursos de pesquisa textual no Plano da Classificação e na Tabela de 
Temporalidades da Documentação da Administração Judiciária Federal – PCTT (1999) 
e, também, nos nomes de pessoas e unidades funcionais, o que facilita muito a 
interação do usuário com o sistema.  
Cada documento cadastrado no SIGA-DOC ganha um número único, de modo a 
ser fácil e inequivocamente localizado a qualquer tempo. Neste número estão identificados 
o órgão usuário do sistema, o tipo de documento, o ano que foi cadastrado, um número 
sequencial reiniciado a cada ano e o código da via. No caso dos processos 
administrativos, em vez do código da via, o sistema identifica o número do volume.  
Toda vez que um documento é criado, o sistema consulta em sua base de 
dados o PCTT, gera as vias necessárias e indica suas destinações.  
Para todo documento cadastrado no sistema, é gerado um arquivo PDF na 
base de dados, que pode ser assinado digitalmente com o uso de um certificado 
digital compatível com o padrão ICP-Brasil.  
2.2 Produção de processos administrativos  
Além das funcionalidades descritas anteriormente, algumas implementações 
foram realizadas visando atender necessidades específicas dos processos administrativos.  
É possível juntar e desentranhar documentos de um dossiê, sendo certo que, 
nos casos de desentranhamento, é automaticamente gerada uma certidão de exclusão. 
São produzidas, também automaticamente, certidões de criação e encerramento de 
volumes.  
 
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O SIGA-DOC permite a criação de subprocessos e o controle de apensos. 
Quando o processo é puramente digital, o sistema numera continuamente as páginas, 
imprimindo um “carimbo” em cada página para refletir essa numeração. Quando 
solicitado, o sistema é capaz de produzir um único PDF contendo todos os 
documentos de um dossiê, o que é muito conveniente quando é preciso, por 
exemplo, enviar o dossiê por email.  
2.3 Recuperação  
Dois tipos de busca são disponibilizados aos usuários do SIGA-DOC. Pode ser 
realizada uma pesquisa por metadados dos documentos como, por exemplo, o nome 
do subscritor ou a data de produção. Também pode ser realizada uma busca textual, 
semelhante à que se faz no Google ou em outro mecanismo de busca da web, que 
localiza documentos que possuem determinadas palavras em seus textos, ou em seus 
despachos, anexos, etc.  
Quando um documento é assinado digitalmente, sua autenticidade pode ser 
confirmada seguindo instruções que são impressas no rodapé do documento, 
juntamente com o nome de quem produziu a assinatura digital e sua data. Estas 
instruções indicam a existência de um site na web que, a partir da informação de 
determinado código que também está presente no rodapé do documento, pode 
apresentar a versão original do mesmo, garantindo assim sua autenticidade.  
Foi empenhado grande esforço para proteger a confidencialidade dos 
documentos armazenados no SIGA-DOC. Para tanto, foi produzido um mecanismo de 
controle de sigilo que se baseia no conceito da “necessidade de saber” e permite 
desde a criação de documentos totalmente públicos, até a restrição de acesso para 
apenas algumas pessoas selecionadas.  
2.4 Publicação  
O SIGA-DOC é capaz de publicar seus documentos em dois diferentes meios: 
o Boletim Interno – BI e o Diário da Justiça Eletrônico – DJE. Nos dois casos, existe 
um cuidadoso gerenciamento de permissões para definir quais os usuários que podem 
solicitar e quais que podem autorizar a publicação. Sempre que um documento é 
 
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publicado, são acrescentados, em seu histórico, a data e o número da página em que 
ocorreu a publicação.  
A principal diferença entre o Boletim Interno e o DJE consiste no fato de que o 
primeiro é um documento do próprio SIGA-DOC, enquanto que o segundo é 
produzido por um sistema externo alimentado por meio de webservices.  
2.5 Movimentações  
Além das características apresentadas anteriormente, o SIGA-DOC possui uma 
série de movimentações próprias da gestão documental, e que serão descritas a seguir.  
É possível realizar transferências de documentos para unidades funcionais ou 
pessoas em qualquer um dos órgãos participantes ou para órgãos externos ao 
sistema. Durante o processo de transferência, pode ser incluído um despacho.  
Também existem movimentações para criar e cancelar vias, controlar o 
arquivamento, anexar PDFs, fazer anotações, duplicar documentos, etc. Ou seja, o 
SIGA-DOC é um sistema maduro e já contempla os principais requisitos necessários à 
gestão documental.  
2.6 Preservação  
A equipe envolvida no desenvolvimento do SIGA-DOC acompanhou a criação do 
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos 
do Judiciário Brasileiro – MoReq-Jus (2009) e sempre procurou atingir um alto grau de 
aderência em relação a seus requisitos. Esse esforço traduz uma preocupação com a 
estabilidade do sistema e com a preservação dos documentos nele contidos.  
Todos os documentos são classificados de acordo com o PCTT para que se 
possa controlar a temporalidade de cada uma das vias.  
Além da versão em PDF e do registro dos metadados, é armazenada no banco 
de dados uma cópia em HTML de todos os documentos produzidos pelo sistema.  
As assinaturas eletrônicas são realizadas somente com certidões digitais 
emitidas na cadeia da ICP-Brasil e armazenadas de acordo com o padrão PKCS#7. A 
inclusão do carimbo de tempo está prevista e deve ser implementada brevemente.  
 
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2.7 Interoperabilidade  
O SIGA-DOC é o módulo de gestão documental de um sistema maior, o 
Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA, responsável pela automatização de 
diversos aspectos da atividade meio da Justiça Federal. A integração entre os diversos 
módulos que compõem o SIGA é realizada por meio de webservices, o que permite 
também a interoperabilidade com sistemas externos. Cada módulo do SIGA possui sua 
base de dados própria, e pode ser utilizado independentemente dos demais.  
A integração com sistemas de RH é um dos pontos fortes do SIGA. Foi 
definido um padrão de XML para importação de informações referentes a pessoas, 
cargos, funções comissionadas e lotações, de modo que basta que um sistema de RH 
qualquer produza diariamente um XML neste padrão para que o SIGA realize a 
importação e mantenha seu banco de dados sempre sincronizado. Com base nestes 
dados, o SIGA automatiza também o cadastro de usuários e as permissões de acesso, 
reduzindo, portanto, os esforços operacionais.  
2.8 Arquitetura  
O SIGA-DOC é uma aplicação web implementada em Java e se vale de 
diversos componentes padrões de mercado, conforme pode ser observado na figura 
1, abaixo:  
Figura 1: Diagrama de arquitetura  
 
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2.9 Workflow  
Embora não seja obrigatório, o módulo de workflow – SIGA-WF – pode ser 
utilizado simultaneamente com o SIGA-DOC para automatizar os procedimentos de 
trabalho. Desta forma, todas as transferências de documentos são realizadas 
automaticamente, e o sistema sempre indica qual a próxima atitude a ser tomada em 
relação a cada expediente ou processo administrativo.  
O SIGA-WF também permite o controle de prazos e produz relatórios 
estatísticos muito úteis para a medição e a posterior gerência dos processos de 
trabalho mapeados.  
3 ESTATÍSTICAS E AVALIAÇÕES 
O quadro 1, abaixo, apresenta a quantidade de usuários e o número total de 
documentos registrados no sistema por cada um dos órgãos participantes. Os valores 
foram aferidos no início de julho de 2010.  
Quadro 1: Quantidade de usuários e documentos por órgão  
Os documentos e todos os metadados armazenados ocupam um espaço total 
de 25GB no banco de dados Oracle utilizado pelo SIGA-DOC.  
No quadro 2, abaixo, podemos observar a evolução do número de 
documentos criados anualmente no sistema por cada um dos órgãos participantes 
desde sua implantação. Como pode ser visto, os números são sempre crescentes. 
Convém ressaltar que os dados referentes ao ano de 2010 são extrapolações lineares 
dos valores aferidos no início de julho.  
 
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ÓRGÃO QUANTIDADE DE 
USUÁRIOS
QUANTIDADE DE 
DOCUMENTOS
TRF2 1.484 71.205
SJRJ 3.855 230.350
SJES 566 7.462
Total 5.905 309.017
Quadro 2. Evolução da produção anual de documentos por órgão  
Em autoavaliação, realizada de acordo com metodologia recentemente 
desenvolvida pelo CPqD, o SIGA-DOC obteve os graus de aderência que podem ser 
vistos no quadro 3, abaixo:  
Quadro 3. Auto-avaliação em relação ao MoReq-Jus  
Convém ressaltar que as áreas de segurança e de metadados não puderam 
ser avaliadas, pois os questionários ainda não estavam disponíveis quando o 
levantamento foi realizado.  
 
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ÓRGÃO 2007 2008 2009 2010
TRF2 1.446 9.314 37.633 45.628
SJRJ 47.996 59.822 73.660 97.754
SJES ––– 688 2.031 9.486
Total 49.442 69.824 113.324 152.868
Área do MoReq-Jus 
% Aderência  
Obrigatoriedade 2012 2014 %  
NA
Obrigatórios Desejáveis 
Organização dos documentos 
institucionais 
74,6 0,6 Sim Sim 6,6%
Captura 66,6 7,5 Não Sim 2,8
Armazenamento 68,8 12,5 Não Sim 0,0
Preservação 58,5 26,8 Sim 0,0
Tramitação e fluxo de trabalho 82,5 7,0 Não Sim 0,0
Avaliação e destinação 23,9 0,0 Não 0,5
Pesquisa, localização e 
apresentação de documentos 
60,1 22,5 Não Sim 0,0
Funções administrativas 72,5 0,0 Não Sim 0,0
Usabilidade 19,7 36,1 Não Sim 0,0
Interoperabilidade 66,7 0,0 Não Sim 0,0
Disponibilidade 100,0 0,0 Não Sim 0,0
Desempenho e escalabilidade 23,5 37,5 Não Sim 0,0
Em outra recente autoavaliação – esta conduzida pelo CJF –, que enfocava 
apenas aspectos puramente técnicos, o SIGA-DOC foi comparado com os outros dois 
principais sistemas de gestão de documentos administrativos utilizados pela Justiça 
Federal. O SIGA- DOC obteve a maior pontuação – 88% – seguido pelos demais com 
77% e 70%.  
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS  
Consideramos que o SIGA-DOC é uma solução completa e madura de gestão 
de documentos híbridos. Desde o início foi concebido para ser um sistema nacional, 
portanto pode ser facilmente adaptado a qualquer sistema de RH e às necessidades 
específicas de cada órgão.  
O SIGA-DOC foi projetado e implementado por servidores públicos federais, o 
que garante um completo controle sobre o sistema e a total independência de terceiros.  
O SIGA-DOC é um software livre e aberto e pode ser utilizado por qualquer 
órgão interessado, desde que suas práticas de gestão documental sejam semelhantes 
às adotadas no âmbito da Segunda Região da Justiça Federal.  
Os esforços de desenvolvimento do SIGA-DOC são permanentemente 
norteados pelos requisitos constantes do MoReq-Jus. Para melhor atendê-los, já está 
sendo desenvolvido um módulo robusto de gestão de identidade e controle de acesso 
e, em seguida, serão realizadas melhorias nas áreas de avaliação e destinação.  
REFERÊNCIAS  
MOREQ-JUS, 2009. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de 
Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro. Disponível em: http://www.cnj.jus.br/
images/moreq_jus/manualmoreq.pdf. Acesso em: 08/09/2010.  
PCTT, 1999. Plano da Classificação e a Tabela de Temporalidades da Documentação da 
Administração Judiciária Federal. Disponível em: http://www.jf.jus.br/cjf/cej-publ/gd/
ct-ged. Acesso em: 08/09/2010.  
QUANTA INFORMAÇÃO, 2003. How Much Information? 2003. Disponível em: http://
www2.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info-2003/execsum.htm. 
Acesso em 08/09/2010.  
 
Cadernos de Informação Jurídica, Brasília, v. 6, n. 1, p. 172-181, jan./jun. 2019 180
 
 
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Como citar este artigo: 
LONGHI, Patrícia; CRIVANO, Renato. SIGA-DOC: Sistema Híbrido de Gestão de 
Expedientes e Processos Administrativos. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE 
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO JURÍDICA, 2., 2010, Brasília. Anais...Brasília: 
2010. 1 CD. Republicado em: Cadernos de Informação Jurídica, Brasília, v. 6, n. 1, 
p. 172-181, jan./jun. 2019. Disponível em: http://www.cajur.com.br/.


SIGA-DOC: Sistema Híbrido de Gestão de Expedientes e Processos Administrativos

https://www.cajur.com.br/index.php/cajur/article/download/229/297

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