Um sistema de controlo de gestão automatizado como forma de obter maior qualidade, eficiência e eficácia na gestão dos recursos financeiros

Abstract

Trabalho de Projeto para obtenção de grau de Mestre em MPA – Administração PúblicaTrabalho no Gabinete de Gestão Financeira do Ministério da Educação desde 2006, na Direção de Serviços de Sistemas de Informação, desempenhando funções nas áreas do desenvolvimento e gestão de Bases de Dados. Ao longo destes anos, tem-se verificado uma sobrecarga crescente de informação, que tem vindo a originar vários problemas, nomeadamente: a) existência de muita informação para o mesmo facto; b) existência de soluções não integradas que impossibilita a partilha da informação; c) dificuldade em saber que informação está correta; d) dificuldade em saber onde se encontra a informação correta; e) existência de trabalho repetitivo e redundante no tratamento da informação; f) a utilização massiva do suporte papel em detrimento do formato digital; g) enorme esforço de compatibilização das informações que apresentam infraestruturas de base diferentes; h) decisor confronta-se com muita informação sobre o mesmo assunto. O desafio que abraçamos com este trabalho de investigação foi o de apontar e sugerir aspetos que devem ser observados pelo GGF para “adapta-lo” aos modernos conceitos de gestão. Concluímos que a adoção de “políticas” que fomentem a centralização da informação por um lado, a desmaterialização por outro lado, e a racionalização de outros serviços potencializados pelas TIC, corresponderá a uma possível solução.Since 2006 I’ve been working for the Ministry of Education, at the Financial Administration Department at Direção de Serviços de Sistemas de Informação, in development and Database administration. During all these years an overloaded increasing of information has been being recognized, causing some problems, such as: a)the existence of lots of information about the same fact; b)the existence of non-integrated solutions which make it impossible to share information; c)difficulty in recognizing the right information; d)difficulty in recognizing where the right information is; e)the existence of a repeated and redundant work in the information’s treatment; f)a wasteful use of paper support instead of the use of the digital form; g)a hard effort to make compatible information coming from different bases; h)the one who most decide is confronted by too much information at the same time. With this work we intended to focus on aspects that must be carefully observed by GGF in order to adapt it to the modern concepts of management. We inferred that the use of polities that, on the one hand increase the information centralization and, on the other hand provide its dematerialization and, yet, the rationalization of other services empowered by CIT, can be a possible solution