Dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias : um modelo baseado em processos de negócio

A biblioteca universitária tem importante papel no provimento das necessidades informacionais do ensino e da pesquisa, através de suas funções de formação e desenvolvimento de coleções, controle bibliográfico do acervo, prestação de serviços de informação e gestão. Sua manutenção, nas universidades públicas federais brasileiras, é onerosa, justificando a necessidade de uma gestão mais eficiente e alocação de recursos mais estratégica e equitativa. Um dos pontos do planejamento estratégico é o planejamento da força de trabalho, que define a quantidade de pessoas necessárias por área ou processo em uma organização. O objetivo deste estudo é propor um modelo de dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias, por meio da análise de seus processos de negócio. Foi utilizado o método exploratório sequencial misto, para explorar e entender os processos, práticas e parâmetros que envolvem as atividades desenvolvidas pela biblioteca universitária, tendo como cenário as 28 bibliotecas setoriais vinculadas a unidades acadêmicas que compõem o Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Na etapa qualitativa, utilizando a técnica de grupo focal com três bibliotecas típicas, as atividades inerentes às bibliotecas foram estruturadas em processos e subprocessos, foi determinado o percentual de tempo neles despendido, sua importância e os profissionais envolvidos. Questionários foram aplicados ainda a 14 bibliotecas, para que se obtivesse a percepção dos gestores sobre a importância das atividades e se identificassem os profissionais envolvidos. Na etapa quantitativa, foram selecionadas variáveis a serem associadas às atividades e definidos modelos de regressão. Como resultados, obteve-se o mapa de processos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS, determinou-se o tempo despendido para execução dos processos, relacionou-se a importância atribuída às atividades de acordo com a classificação dos processos, identificaram-se os recursos humanos atuais e desejados, para finalmente apresentar um modelo empírico de dimensionamento da força de trabalho no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, aplicável às demais bibliotecas universitárias públicas brasileiras.Academic libraries have an important role in fulfilling the informational needs of teaching and research through its functions of collections formation and development, bibliographic control of the collection, provision of information services and management. Its maintenance in Brazilian federal public universities is costly, justifying the need for more efficient management and more strategic and equitable resource allocation. One of the aspects of strategic planning is workforce planning, which defines the number of people needed by area or process in an organization. The purpose of this study is to propose a model of workforce allocation in academic libraries through the analysis of their business processes. A mixed sequential exploratory method was used to explore and understand the processes, practices and parameters related to the activities developed by academic libraries, based on the 28 sector libraries pertaining to academic units that constitute UFRGS Library System. In the qualitative stage, the inherent activities of the libraries were structured in processes and subprocesses using focal group technique with three typical libraries, the percentage of time spent in them, their importance, and the profile of the involved executors were determined. Questionnaires were also applied to 14 libraries to obtain the managers' perception about the importance and profile of the workforce. In the quantitative stage, variables associated to the activities were selected and regression models were defined. As a result, the UFRGS Library System process map was obtained, the time spent to execute the processes was determined, the importance assigned to the activities was associated to the processes classification, the current and desired human resources profiles were identified, and an empirical model of workforce allocation in the UFRGS Library System was eventually presented, applicable to other Brazilian public academic libraries

O método BiblioGrad para avaliação de acervos de livros de graduação: instrumento para gestão de recursos para aquisição em um sistema de bibliotecas universitárias

O artigo apresenta um método criado no âmbito da Biblioteca Central da Universidade Federal do Rio Grande do Sul para a avaliação de acervos de livros que subsidiam as atividades de ensino de graduação. Descreve a fase de montagem do sistema de informações necessário para a elaboração do relatório de avaliação dos acervos. E, por fim, apresenta como os dados do relatório são congregados numa fórmula proposta com a finalidade de distribuir recursos para compra de livros de graduação entre as unidades do sistema de bibliotecas. Palavras-chave: Avaliação de coleções de livros de graduação. Fórmulas de alocação de recursos. The BiblioGrad method for evaluating the collections of undergraduate books:instrument for managing the acquisition resources in university library systems Abstract This paper presents a method elaborated in the context of the Central Library of the Universidade Federal do Rio Grande do Sul for the evaluation of the book collections which give support to the undergraduate teaching activities. It describes the structuring phase of the information system for the elaboration of the collection evaluation report. And lastly, it shows how the report data are joined in a formula for allocating funds for the purchase of undergraduate books among the library system units. Keywords: Evaluation of undergraduate book collections. Fund allocation formulas

Dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias : um modelo baseado em processos de negócio

A biblioteca universitária tem importante papel no provimento das necessidades informacionais do ensino e da pesquisa, através de suas funções de formação e desenvolvimento de coleções, controle bibliográfico do acervo, prestação de serviços de informação e gestão. Sua manutenção, nas universidades públicas federais brasileiras, é onerosa, justificando a necessidade de uma gestão mais eficiente e alocação de recursos mais estratégica e equitativa. Um dos pontos do planejamento estratégico é o planejamento da força de trabalho, que define a quantidade de pessoas necessárias por área ou processo em uma organização. O objetivo deste estudo é propor um modelo de dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias, por meio da análise de seus processos de negócio. Foi utilizado o método exploratório sequencial misto, para explorar e entender os processos, práticas e parâmetros que envolvem as atividades desenvolvidas pela biblioteca universitária, tendo como cenário as 28 bibliotecas setoriais vinculadas a unidades acadêmicas que compõem o Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Na etapa qualitativa, utilizando a técnica de grupo focal com três bibliotecas típicas, as atividades inerentes às bibliotecas foram estruturadas em processos e subprocessos, foi determinado o percentual de tempo neles despendido, sua importância e os profissionais envolvidos. Questionários foram aplicados ainda a 14 bibliotecas, para que se obtivesse a percepção dos gestores sobre a importância das atividades e se identificassem os profissionais envolvidos. Na etapa quantitativa, foram selecionadas variáveis a serem associadas às atividades e definidos modelos de regressão. Como resultados, obteve-se o mapa de processos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS, determinou-se o tempo despendido para execução dos processos, relacionou-se a importância atribuída às atividades de acordo com a classificação dos processos, identificaram-se os recursos humanos atuais e desejados, para finalmente apresentar um modelo empírico de dimensionamento da força de trabalho no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, aplicável às demais bibliotecas universitárias públicas brasileiras.Academic libraries have an important role in fulfilling the informational needs of teaching and research through its functions of collections formation and development, bibliographic control of the collection, provision of information services and management. Its maintenance in Brazilian federal public universities is costly, justifying the need for more efficient management and more strategic and equitable resource allocation. One of the aspects of strategic planning is workforce planning, which defines the number of people needed by area or process in an organization. The purpose of this study is to propose a model of workforce allocation in academic libraries through the analysis of their business processes. A mixed sequential exploratory method was used to explore and understand the processes, practices and parameters related to the activities developed by academic libraries, based on the 28 sector libraries pertaining to academic units that constitute UFRGS Library System. In the qualitative stage, the inherent activities of the libraries were structured in processes and subprocesses using focal group technique with three typical libraries, the percentage of time spent in them, their importance, and the profile of the involved executors were determined. Questionnaires were also applied to 14 libraries to obtain the managers' perception about the importance and profile of the workforce. In the quantitative stage, variables associated to the activities were selected and regression models were defined. As a result, the UFRGS Library System process map was obtained, the time spent to execute the processes was determined, the importance assigned to the activities was associated to the processes classification, the current and desired human resources profiles were identified, and an empirical model of workforce allocation in the UFRGS Library System was eventually presented, applicable to other Brazilian public academic libraries

Tempo alocado, importância das atividades e perfil da equipe em bibliotecas universitárias na perspectiva dos processos de negócio

Resumo O objetivo deste estudo é investigar, na perspectiva da tipologia dos processos de negócio, o tempo alocado pelas bibliotecas universitárias nas suas diferentes atividades, além da importância atribuída por seus gestores às atividades executadas e também o perfil de quem as executa. A biblioteca universitária tem importante papel no provimento das necessidades informacionais do ensino e da pesquisa, por meio de suas funções de formação e desenvolvimento de coleções, do controle do acervo e da prestação de serviços de informação e de gestão. A gestão por processos colabora para que se chegue nos objetivos estratégicos da organização. É considerada um sistema de atividades integradas em processos de negócios, que pode ser uma excelente ferramenta de avaliação e implementação de melhorias na biblioteca universitária. Para cumprirem seu papel, as bibliotecas de instituições federais de ensino superior brasileiras contam com equipes cujo perfil é de bibliotecários e não bibliotecários. A pesquisa é bibliográfica, descritiva e qualitativa. A amostra é constituída por quatorze bibliotecas de uma instituição federal de ensino superior. As atividades inerentes às bibliotecas foram estruturadas em processos e subprocessos. Foi determinado o percentual de tempo neles despendido, a sua importância e o perfil dos agentes executores envolvidos. Como resultado, os dados de tempo, de importância e de perfil foram vinculados aos processos e subprocessos, para que se investigasse sua associação