Towards a Transaction Cost Theory of Management Control

In this paper, I present and discuss a theory of management control based on Transaction Cost Economics. This theory specifies the composition of various archetypal control structures, and links these to their respective habitat. These are: (1) arm's length control; (2) machine control; (3) exploratory control; and (4) boundary control. The gist of the argument is that activities predictably differ in the control problems to which they give rise, whereas control archetypes differ in their problem-solving ability, and that alignments between the two can be explained by delineating the efficiency properties of the match. This approach has some interesting qualities. Its relatively simple theme seems to speak to a wide empirical domain, and can be used to make sense of a large set of different control practices. Furthermore, it offers a practicable way to address control structure effectiveness. Finally, the approach is empirically testable

Configurations of Control: A Transaction Cost Approach

In this paper, I present a theory of management control based on Transaction Cost Economics. This theory seeks to integrate into a single framework a set of insights as to the nature of the organization's activities, the control problems that are inherent in these activities, and the unique problem solving potential of various archetypal control structures. The gist of the argument is that activities predictably differ in the control problems to which they give rise, whereas control archetypes differ in their problem-solving ability, and that alignments between the two can be explained by delineating the efficiency properties of the match. This is a contingent configuration approach. It is a configuration theory in that it offers a set of ideal types, conceived of as internally consistent and discriminating clusters of attributes from multiple dimensions that have a specific effect on control structure effectiveness as the variable to be explained. But it is also a contingent approach in that it specifies the conditions in which each of the archetypes is most effective

Beyond generics: A closer look at hybrid and hierarchical governance

Samenvatting (summary in Dutch) 1. Het thema van dit proefschrift Een van de invloedrijkste theoretische stromingen binnen de institutionele economie is de benadering die bekend staat als Transaction Cost Economics (TCE). TCE is een theorie die een verklaring wil bieden voor de relatie tussen economische activiteiten enerzijds en de organisatievorm (governancestructuur of beheersingsstructuur) die wordt gekozen om die activiteiten te beheersen anderzijds. Deze verklaring verloopt langs de volgende lijnen. TCE onderscheidt drie verschillende generieke governance-structuren: (1) beheersing via de markt; (2) hybride beheersing; en (3) hierarchische beheersing. Deze structuren onderscheiden zich van elkaar door hun eigen, specifieke verzameling van instrumenten waarop zij een beroep kunnen doen ten behoeve van de beheersing van economische activiteiten. In de marktgeorienteerde vorm is de activiteit onderworpen aan de tucht van de markt. Bij de hybride variant wordt beheersing in hoofdzaak gevonden in contractuele bepalingen. In de hierarchie tenslotte is beheersing vooral gebaseerd op interne normering en autorisatie. Die verschillen in het control-instrumentarium leiden ertoe dat elk van de generieke governance-structuren toegerust is met een uniek, maar beperkt probleemoplossend vermogen. Dit vermogen stelt hen in staat om aan bepaalde problemen het hoofd te bieden, maar aan andere niet. Economische activiteiten (of in het jargon van TCE: transacties) verschillen eveneens van elkaar. Vanuit de optiek van TCE is het belangrijkste verschil gelegen in de beheersingsproblemen waartoe zij aanleiding geven. Die problemen zijn te herleiden tot de kenmerken van de transacties. Deze kenmerken worden uitgedrukt in een drietal variabelen: (1) de onzekerheid waarmee de activiteit is omgeven; (2) de mate van specificiteit van de met een activiteit samenhangende investeringen; en (3) de frequentie waarmee de transactie wordt herhaald. Op basis van de score van een transactie op dit complex van variabelen en in combinatie met een tweetal veronderstellingen met betrekking tot menselijk gedrag (beperkte rationaliteit en opportunisme), is het vanuit TCE mogelijk om voorspellingen te doen over de met de transactie samenhangende beheersingsproblemen, zowel qua aard van de problematiek als ten aanzien van de intensiteit daarvan. De verklaring voor de relatie tussen trans- acties en governance-structuren wordt gevonden in de efficientie van de match tussen beide: een bepaalde transactie wordt ondergebracht in een bepaalde beheersingsstructuur omdat het unieke probleemoplossende vermogen van die structuur een efficientere oplossing biedt voor de kenmerkende transactionele problemen die samenhangen met de activiteit dan geboden kan worden door de andere vormen van governance. TCE's economische benadering van organisatievraagstukken heeft veel weerklank gevonden. Zonder overdrijving kan worden gesteld, dat TCE aan de basis ligt van een uitzonderlijk levendig en succesvol onderzoeksprogramma, zowel in theoretisch als in empirisch opzicht. Desondanks is TCE nog niet tot volle wasdom gekomen en bestaat er ruimte voor (en behoefte aan) versterking van deze benadering. Zo moet worden geconstateerd dat terwijl TCE contractuele problemen bestudeert op een uitgesproken micro-niveau, de op die analyse gebaseerde uitspraken met betrekking tot de oplossing van die problemen zeer globaal zijn en zich bevinden op het niveau van de generieke governance- structuren. Deze generieke structuren zijn evenwel heterogene categorieen, die bestaan uit een verzameling van gelijksoortige, maar niet identieke en niet nader gespecificeerde control-arrangementen. Een verdergaande specificatie van de subcategorieen is dan zinvol, omdat dat de nauwkeurigheid van de voorspellingen - en daarmee de toetsbaarheid van de theorie- vergroot en omdat daarmee nieuwe onderzoeksvragen binnen het bereik van de theorie worden gebracht. Met dit proefschrift wil ik een bijdrage leveren aan deze nadere detaillering. Meer in het bijzonder wordt onderzocht (1) of een uitvoeriger specificatie van de subcategorieen van hybride governance licht kan werpen op de empirische constatering dat hybride beheersingsvormen soms worden gekozen voor de beheersing van transacties in condities van onzekerheid -een constatering die zich slecht verdraagt met TCE-; en (2) of een gedetailleerdere uitwerking van (vooral) hierarchische besturing inzichten oplevert die relevant zijn voor een verklaring van management control structuur varieteit -een vraagstuk dat binnen de management control theorie nog geen bevredigend antwoord heeft gevonden. 2. Hybride beheersing in onzekerheid Binnen TCE bestaat de algemene opvatting dat hybride beheersingsstructuren slecht bestand zijn tegen onzekerheid. De hybride vorm wordt geassocieerd met een lange termijn contractuele relatie, waarbij partijen hun autonomie behouden, maar toegang hebben tot additionele beheersingsinstrumenten (in vergelijking met de op marktwerking gebaseerde structuur). Hierbij wordt aangenomen dat die additionele instrumenten vooral bestaan uit mechanismen die het risico op contractbreuk beperken en die de kans vergroten dat de feitelijke uitvoering van de transactie binnen vooraf afgesproken grenzen blijft. De hybride structuur kan dan dus alleen effectief zijn als het mogelijk is om op voorhand met een redelijke mate van nauwkeurigheid aan te geven wat men precies van de transactie verwacht. Bij onzekerheid is aan die voorwaarde niet voldaan. Als men dan toch een contract zou opstellen, dan moet men er rekening mee houden dat dit contract in de toekomst moet worden herzien om tegemoet te komen aan sindsdien opgetreden, onvoorziene (onvoorzienbare) gebeurtenissen. Dat is problematisch omdat de hybride structuur geacht wordt niet over een instrumentarium te beschikken dat ervoor kan zorgen dat de wederzijdse bereidheid bestaat om de noodzakelijke aanpassingen tijdig en in harmonie door te voeren. De hybride structuur biedt dan te weinig bescherming tegen opportunisme en afhankelijk van de mate van specificiteit van de met de transactie gemoeide middelen, komen de alternatieven marktbeheersing en internalisatie in de plaats van de hybride vorm. Deze opvatting is echter slecht in overeenstemming te brengen met de groeiende hoeveelheid empirisch materiaal die aantoont dat hybride structuren wel degelijk en met kennelijk succes worden aangetroffen in condities van onzekerheid, ook als het daarbij gaat om transacties die gekenmerkt worden door aanzienlijke specificiteit. Er is hier dus sprake van een empirische ongerijmdheid, en die kan verschillende reacties oproepen. In een daarvan wordt de geconstateerde discrepantie gezien als een aanwijzing dat TCE een te groot belang toedicht aan de gedragsveronderstelling opportunisme. Deze insteek accepteert de algemene opvatting dat de hybride vorm weinig bescherming biedt tegen opportunisme, maar stelt daar tegenover dat aan die bescherming ook helemaal geen behoefte bestaat als contractpartijen elkaar Samenvatting (Summary in Dutch) 130 vertrouwen en er vanuit gaan dat de tegenpartij de bestaande ruimte voor opportunistisch gedrag niet zal benutten. Door nu in TCE een nieuwe variabele "vertrouwen" op te nemen, wordt hybride governance alsnog een optie in condities van onzekerheid. Er is echter ook een andere reactie denkbaar. Deze laat de variabelen van de theorie ongemoeid, maar richt zich op de nadere bestudering van het beheersingsapparaat waarvan in de werkelijkheid gebruik wordt gemaakt door in onzekerheid opererende contractpartijen die hebben gekozen voor een hybride besturingsalternatief. Het idee hierachter is dat het denkbaar is dat er varianten van de hybride vorm bestaan die wel degelijk bescherming bieden tegen opportunisme bij contractaanpassing en die bovendien begrepen kunnen worden vanuit TCE's ongeamendeerde verklaringspotentieel. Als het lukt om zo'n subcategorie te identificeren, is de eerder beschreven empirische discrepantie ook opgelost, maar nu zonder de theorie zelf aan te passen door daarin nieuwe variabelen op te nemen. Beide strategieen kunnen er dus (in potentie) voor zorgen dat de empirische constatering dat hybride besturing zelfs bij aanzienlijke specificiteit bestand is tegen onzekerheid, alsnog binnen het bereik komt van TCE. Anders dan de eerste strategie, doet de tweede daarvoor geen beroep op nieuwe variabelen. Algemeen wordt onderschreven dat als twee theorieen hetzelfde kunnen verklaren, maar een van beide minder variabelen nodig heeft om dat te doen, de "kalere" variant de voorkeur geniet. Om deze reden is de tweede strategie te prefereren voor onderzoek dat zich richt op het dichten van het onderhavige empirische gat en komt de eerste handelwijze pas in aanmerking als de tweede geen bevredigende resultaten oplevert. Dit proefschrift volgt dan ook de tweede weg. Gebaseerd op de empirische literatuur met betrekking tot uitbesteding in de Japanse automobielindustrie en venture capital financiering, is onderzocht hoe beide voorbeelden van hybride contractering bij substantiele transactie-specificiteit het hoofd weten te bieden aan onzekerheid. Daarbij tekende zich een patroon af in de wijze waarop in beide gevallen de beheersingsstructuur is ingericht. Dit patroon bevat de volgende elementen: (1) een redelijke en gedeelde verwachting dat de relatie een lange termijnkarakter heeft -mits adequate performance wordt gerealiseerd; (2) het gebruik van weinig specifieke raamcontracten die eerst gaandeweg concrete invulling verkrijgen; (3) de aanwezigheid van marktmechanismen die ook onder wijzigende omstandigheden wederzijdse doelovereenstemming kunnen bewaren; (4) een in de wijze van contractuitvoering verankerde informatiedeling waaraan geen der partijen zich ongestraft kan ontrekken en die tussentijdse afstemming bevordert. Met een uit deze elementen bestaande beheersingsstructuur hebben partijen in de onderzochte gevallen inderdaad toegang tot een effectief en efficient opportunisme-resistent instrumentarium dat gecoordineerde aanpassing aan wijzigende omstandigheden en voortschrijdende inzichten kan bewerkstelligen, hetgeen hun bestaan verklaart. Bovendien is gebleken dat de werking van dit instrumentarium kan worden begrepen vanuit (de standaardvariant van) TCE, zodat (althans voor het hier onderzochte probleem) geen behoefte bestaat aan de introductie van nieuwe variabelen. 3. Transaction Cost Economics en Management Control Een van de belangrijkste uitdagingen van het vakgebied Management Control (MC) is het vinden van een verklaring voor de varieteit die wordt aangetroffen in de inrichting van controlstructuren. Dit probleem heeft dan ook veel aandacht getrokken in de literatuur. Toch heeft de bestaande MC-theorie nog geen bevredigend antwoord voor dit vraagstuk weten te formuleren. Het is echter goed voorstelbaar dat TCE een bijdrage zou kunnen leveren aan de verklaring van de empirische diversiteit op het terrein van de inrichting van controlstructuren, maar daarvoor is het nodig TCE nog eens goed door te denken om te kunnen komen tot gedetailleerde, nauwkeuriger uitspraken ten aanzien van de inhoud van de controlconfiguraties. MC is immers vooral geinteresseerd in verschillen binnen de hierarchische besturingsvariant. Dit proefschrift onderzoekt hoe binnen TCE het vereiste niveau van detail kan worden bereikt en formuleert een op TCE gebaseerde theorie van MC. Evenals dat het geval is in TCE, worden in de door mij voorgestelde benadering vanuit de kenmerken van de te beheersen activiteiten de te verwachten controlproblemen in kaart gebracht. Uit het vakgebied MC is veel kennis beschikbaar omtrent het control-instrumentarium waarover ondernemingen kunnen beschikken. Voorts is vanuit dat vakgebied veel bekend over de werking van de individuele instrumenten van control. Door nu een link te leggen tussen de aard van de activiteiten en de daarmee samenhangende controlproblemen enerzijds en de kennis omtrent het probleemoplossend vermogen van het control-instrumentarium anderzijds, is het mogelijk om consistente, onderscheidende clusters van control-instrumenten te definieren die als pakket een op de problematiek toegesneden oplossing bieden. Het resultaat is dan een verzameling van control-archetypen, waarvan elk element in een gespecificeerde relatie staat tot een bepaalde categorie van activiteiten. Meer concreet behelst de door mij voorgestelde theorie het volgende. Diversiteit in controlstructuren hangt samen met diversiteit in controlproblemen waarmee organisaties worden geconfronteerd. Die controlproblemen op hun beurt hangen samen met het karakter van de activiteiten waarbij de organisatie is betrokken. Dat karakter wordt gevormd door de score van de activiteit op een drietal variabelen: (1) de mate van onzekerheid waarmee een activiteit is omgeven; (2) de mate van specificiteit van de activiteit; en (3) de ex post beschikbare informatie en de verdeling daarvan over participanten in de activiteit. De mate van onzekerheid bepaalt de mogelijkheid om op voorhand standaarden te definieren die kunnen worden ingezet ter sturing van gedrag. De mate van specificiteit beinvloedt de toegang tot marktgerelateerde sturingsinstrumenten en, meer in het algemeen, de beschikbare mechanismen om opportunisme te bestrijden. De ex post informatieverdeling heeft betrekking op de al dan niet bestaande mogelijkheid om gedurende de uitvoering van de activiteit convergentie te bewerkstelligen in de opvattingen van participanten ten aanzien van de aan de activiteit en de uitvoering daarvan te stellen eisen en de mate waarin aan die eisen is voldaan. De benadering onderscheidt een negental verschillende (varianten van) control archetypen, waarvan er vijf deel uitmaken van de generieke governancecategorie hierarchische beheersing. De andere worden gerekend tot het markt- of hybride type. Elk van deze archetypen beschikt over een uniek probleemoplossend vermogen, dat ze geschikt maakt voor de beheersing van bepaalde activiteiten, maar niet voor andere. De geidentificeerde archetypen zijn de volgende: - Market Control - Arm's Length Control (hybrid) - Arm's Length Control (hierarchical) - Machine Control (action oriented) - Machine Control (result oriented) - Exploratory Control (hybrid) - Exploratory Control (hierarchical) - Boundary Control (market-based) - Boundary Control (hierarchical) Bij het Market Control Archetype is beheersing gestoeld op concurrentie. Dit archetype veronderstelt de aanwezigheid van alternatieve vragers en aanbieders, en wordt derhalve aangetroffen in condities van een lage specificiteit. Arm's Length Control wordt aangetroffen bij activiteiten die gekenmerkt worden door lage onzekerheid en beperkte specificiteit. In dit archetype is beheersing in hoofdzaak gebaseerd op expliciete contractuele bepalingen met betrekking tot de te leveren prestatie (de hybride variant) of op marktgerelateerde interne performance standaarden (de hierarchische variant). De principaal blijft op afstand staan zolang de uitkomsten corresponderen met die standaarden. Karakteristiek voor Machine Control is standaardisatie en monitoring van handelingen (action oriented machine control) of van uitkomsten (result oriented machine control). Anders dan bij arm's length control, zijn de standaarden afkomstig uit de organisatie zelf (het zijn administratieve in plaats van marktstandaarden). Dit archetype is verbonden met activiteiten die een lage onzekerheid paren aan een hoge specificiteit. Exploratory Control werkt met normen en standaarden die niet reeds op voorhand beschikbaar zijn, maar ontstaan tijdens de uitvoering van de activiteit. Exploratory control biedt een oplossing voor activiteiten die moeten worden getypeerd als onzeker, maar waarbij een structuur kan worden ontworpen die ervoor zorgt dat de inzichten die ontstaan tijdens de uitvoering van de activiteit gedeeld worden, waardoor convergentie in opvattingen en verwachtingen kan worden gerealiseerd. Daarnaast is het nodig dat -wil een dergelijke groeiende consen- sus ten aanzien van de normen een feitelijke invloed hebben op het gedrag van bij de activiteit betrokken individuen- naleving steeds in het belang is van alle betrokken partijen. In de hybride variant wordt dat gerealiseerd via marktwerking (hetgeen beperkte specificiteit vereist); in de hierarchische verschijningsvorm (die wordt gekozen bij hoge specificiteit) door beloning te baseren op de achteraf te beoordelen kwaliteit van de individuele bijdrage. Als in condities van onzekerheid de voor exploratory control vereiste informatiedeling niet kan worden gewaarborgd, en als de specificiteit te groot is om te kunnen vertrouwen op market control, dan komt Boundary Control in aanmerking. Beheersing binnen dit type is gebaseerd op grenzen waarmee wordt geprobeerd om ongewenste gedragingen te voorkomen. De vraag naar de bron van de grenzen in afhankelijk van de specificiteit van de activiteiten. Bij beperkte specificiteit is het soms mogelijk dat de markt de grenzen definieert en kunnen reputatie-effecten zorgdragen voor inachtneming van die grenzen. In andere gevallen worden de grenzen gesteld binnen het hierarchisch verband en is toezicht op naleving een kwestie van monitoring. De ontwikkelde theorie is niet getoetst -dat zou gegeven de aard van de theorie het bestek van een proefschrift als individuele prestatie verre te buiten gaan. Toch is er reden de theorie serieus te nemen. Hoewel niet is aangetoond dat de beschreven archetypen de empirische varieteit voldoende afdekken, is wel aandacht besteed aan de herkenbaarheid (het bestaan) van de beschreven archetypen in de werkelijkheid. Van sommige daarvan stond het bestaan al bij voorbaat vast, maar ook de minder bekende structuren bleken geillustreerd te kunnen worden met bestaand empirisch materiaal, hetgeen hun bestaan bevestigt. Omdat bovendien gesteld kan worden (1) dat de theorie -hoewel niet getoetst- wel degelijk toetsbaar is; (2) dat mijn benadering gedetailleerdere uitspraken doet over de vraag wanneer welke controlstructuur wordt aangetroffen dan concurrerende benaderingen met een vergelijkbare scope en daarbij tevens niet-hierarchische control omvat; en (3) dat deze uitspraken tezamen een coherent geheel vormen en hun oorsprong vinden in een consistent geheel van variabelen en relaties daartussen, lijkt het verdedigbaar de theorie aan te bevelen in de aandacht van degenen die zich bezighouden met vraagstukken op het terrein van MC.This study is about disaggregating the generic modes of governance as they are defined in Transaction Cost Economics (TCE). More specifically, it intends to increase the level of resolution of TCE in the field of hybrid and hierarchical governance by specifying (some of) the subcategories of governance within these two generic modes and relating these subcategories explicitly to the transactions they control. It is argued that such a disaggregation is useful for two main reasons: (1) it may increase the accuracy of TCE's predictions and may improve the expressiveness of its style of explanation, and (2) it may enlarge the conceptual scope of TCE, opening up problem areas that previously did not fit neatly into the realm of this approach. This general idea ties together the two substantive parts of this study. The first of these starts from the empirical observation that hybrid structures sometimes survive conditions of substantial uncertainty -an observation that does not go particularly well with received TCE-, and examines two cases of hybrid contracting in such conditions. It is argued that both cases are examples of a hitherto ignored subcategory of governance that, once identified, restores TCE's ability to explain this observation. The second part brings TCE's explanatory apparatus to bear on issues of management control. It is shown that TCE supports a detailed study of control issues, and that it has much to offer to the explanation of control structure variety within (and beyond) the hierarchy. Hybrid contracting and uncertainty There is a growing body of empirical evidence showing that sometimes, hybrid structures are chosen for transactions that combine substantial asset specificity with significant uncertainty. This evidence meets uneasily with TCE. Extant TCE suggests that for such transactions, hierarchical governance with its distinctive blend of cooperation-inducing features and sequential adaptation is uniquely suited. The hybrid form, on the other hand, is considered viii infeasible in conditions of uncertainty, because it requires a fairly complete ex ante explication of the particulars of the transaction. In this study, I argue that TCE's somewhat overstated position on the infeasibility of hybrid contracting in conditions of uncertainty is best be rectified by taking a closer look at the mechanisms of governance on which apparently uncertainty-resistant hybrids rely. It may very well be that extant TCE puts too much emphasis on compliance arrangements, and that there are in fact different (configurations of) control mechanisms available to the hybrid form to mitigate opportunism. An analysis of two generalized cases of hybrid contracting in conditions of asset specificity and uncertainty (outsourcing in the Japanese automobile industry and venture capital financing) revealed the contours of a subcategory of the hybrid mode that, unlike its more familiar compliance-focused counterpart, allows substantial contractual incompleteness. This subcategory invokes both market-based incentives and intensive exchange of information. The market-based incentives foster behaviour congruence without requiring performance goals or standards to be specified in advance, whereas information exchange and the resulting transparency allow significant direct control over the actions of the

Reinventing The Hierarchy, The Case Of The Shell Chemicals Carve-Out

This paper reports on a major portfolio restructuring at Shell. The restructuring involved the divestment of a significant part of Shell?s highly integrated chemical business. We study this event and -particularly- the related control issues, using Transaction Cost Economics (TCE) as our basic frame of reference. Our analysis shows that many of the problems encountered by Shell in this process are strongly related to asset specificity and the need for adaptive mutual coordination and integration. In a situation in which asset specificity is high and where adaptive responses are important, TCE reasoning suggests internal (hierarchical) governance to prevail because of its superior ability to foster coordinated adaptation. Shell, however, opted for hybrid control. But our analysis demonstrates that the new, intendedly hybrid structure mimics the hierarchy in almost all fundamental respects, and that it functions in an intrinsically hierarchical way. These findings are in line with TCE, and our study provides an illustration of the relevance of TCE in making sense of control

Sourcing of Internal Auditing: An Empirical Study

In recent years, the scope of internal auditing has broadened considerably, increasing the importance of internal auditing as part of the organization’s management control structure. This expanding role has changed the demands being put on internal auditors. Their new role requires different skills and competencies, and many organizations now need to face the choice whether to develop these broader competencies internally or to outsource internalauditing to outside service providers. This paper studies the factors associated with organizations’ internal audit sourcing decisions, building from a previous study by Widener & Selto (1999; henceforth W&S). In their study, W&S used Transaction Cost Economics (TCE) to explain the organization of internal auditing. Our study seeks to replicate their results, using newly collected data from 66 companies headquartered in the Netherlands. Our findings are supportive of W&S. Like W&S, we find asset specificity and frequency (both individually and in interaction) to be significantly associated with sourcing decisions in a regression model that explains 65% (adjusted R2 = 0.63) of the variance in outsourced internal auditing. Additional analyses reinforce the importance of these TCE variables in explaining organizations’ internal auditing sourcing behaviour