Key Success Factors for the Project of Migrating to the Open Office Suite

The penetration and performance of free software is raising issues regarding its true capacities and, particularly, the desirability of choosing it. It is from this perspective that the Linux Migration Project was launched within the Sous-secrétariat à l’inforoute gouvernementale et aux resources informationnelles (SSIGRI). Its accompaniment by a team of researchers from CIRANO is intended to assess the risks and identify the conditions for success. The purpose of this report is to identify and assess the key success factors of this project. Principal results An analysis of the project’s characteristics has enabled its specific features to be identified and the analytical tool to be adapted. From this approach, analysis of the key success factors has revealed that the pilot project substantially contributes to the reflection about migrating to free software. It demonstrates that, despite medium to high risk exposure, such a migration can be controlled. This is supported by considerable managerial ability and the reliability of the technology. Finally, it draws attention to a major problem that arises in a migration context: the absence of a shared interoperability framework, as is seen in two out of three parameters. The assessment grid of the project’s key success factors (Table 1, p. 6) allows the following to be ascertained: The importance of the Risk Assessment and Monitoring factor during the software implementation process. Its estimated value of 3.7, in particular due to the absence of a common interoperability framework and the impossibility of remedying it within the context of the project, lowers the average of the Processes success factor, which is 4.8/7. Managerial skills are high (6.2/7), and the values found for this factor’s components are generally comparable. Technology is assessed at 5.5/7; this parameter covers a contrasted reality: The technology’s intrinsic characteristics (independence with regard to software and publishers, cost controls, data continuity), assessed at 6.6/7, raise this ratio. The technology’s performance, assessed at 4.5/7, lowers this ratio. It implicates both the intrinsically high quality of the software tested, and problems due to the context of the pilot project—characterized, as it was, by the absence of a migration plan (choice of services/people to migrate) and to the absence of a common interoperability framework.

Risk Assessment of the Project to Migrate to the Free Office Suite Under Linux "End-User" Group

The penetration and performance of free software is raising issues regarding its true capacities and, particularly, the desirability of choosing it. It is from this perspective that the Linux Migration Project was launched within the Sous-secrétariat à l’inforoute gouvernementale et aux resources informationnelles (SSIGRI). The project, supported by a CIRANO research team, seeks to assess the risks involved in the migration project and to identify the conditions for success. This report describes an assessment of the risk exposure of one of the groups participating in the project: end users. Principal results The risk assessment that was conducted enabled the following observations to be made: The project risk exposure is medium to high. Three objectives, and more particularly the first, are vulnerable to a relatively high level of risk: Operational continuity for the user, Interactional continuity for users, and Technical support. Two risk factors were undervalued in this project because of the very nature of the project: Mismatch between the functionalities of the free office suite/functionalities targeted by the organization; Degree of interdependence with non-project units/persons. This factor is important as a result of the context in which the project is being carried out, particularly the absence of a shared interoperability framework. A review of these risk factors could result in a new positioning on the risk exposure map for four of the five objectives, in particular for the two objectives that are related to the two undervalued factors.

Commerce Électronique et Conflits de Canaux de Distribution : Un État de la Question

Electronic commerce development, especially since the emergence of direct Internet sales to customers, often comes with the prevailing opinion that, in order to preserve their market share, firms must develop abilities to sell on-line. However, in practice, companies often mention the fear of channel conflicts that such initiatives could generate. Does electronic commerce bring the expected productivity gains ? Is Internet as channel of distribution really a radical alternative to the traditional distribution channels ? Do Internet direct sales automatically translate into conflicts of distribution channels? To answer these questions, the first part of this report evaluates the potential and observed impacts of Internet as distribution channel. The second part is devoted to channel conflicts, more specifically those due to disintermediation. Finally, the paper discusses some of the actions undertaken by the traditional distribution channels in response to the threat disintermediation represented, as well as compromises some of the firms have found to solve or alleviate such conflicts. Le développement qu'a connu le commerce électronique, notamment avec l'apparition des ventes directes aux consommateurs par le biais d'Internet, s'est accompagné de l'idée largement répandue que toute entreprise soucieuse de préserver son positionnement sur le marché doit se doter de capacités de vente en ligne. Sur le terrain, par contre, les entreprises évoquent souvent la crainte des conflits de canaux de distribution que ce type d'initiative pourrait susciter. Le commerce électronique génère-t-il les gains de productivité attendus ? Internet comme canal de distribution est-il, comme cela a souvent été affirmé, une alternative radicale au recours aux canaux de distribution traditionnels ? L'utilisation d'Internet pour vendre directement aux consommateurs se traduit-elle obligatoirement par des conflits de canaux de distribution ? Pour répondre à ces questions, la première partie de ce rapport évaluera les impacts potentiels et observés d'Internet comme canal de distribution. La seconde partie sera consacrée aux conflits de canaux de distribution et plus particulièrement à ceux générés par la menace de désintermédiation qu'Internet fait peser sur les distributeurs traditionnels. Elle évoquera également les actions menées par ces derniers en riposte à cette situation et les compromis trouvés par les entreprises.Distribution channel, Web site, online sales, online transaction, Internet, Canaux de distribution, transaction en ligne, vente en ligne, Internet

Pertinence de l'utilisation d'internet comme canal de distribution: cas du secteur des assurances

The emergence of e-commerce has caused changes in the companies distribution policies as well as in the clients' expectations. The use of Internet to directly sell products and services to consumers has become an adopted option for a number of companies. However, some disadvantages are related to the use of Internet as a distribution channel. Indeed, it can cause loss of profits and conflicts with other more traditional channels. Thus, it becomes important for the companies to properly assess the impact of their change in distribution channel and to carefully examine the need for this change. In particular, they have to evaluate what makes a product or a service suitable to be sold over the Internet. Some researchers answered this question by categorizing products and services based on their characteristics. Although this approach provides insight into what products would be the most suitable for online availability, it does not allow evaluating the relevance, from the client's point of view, of using Internet as a distribution channel. In this study, we propose an approach focused on the client, specifically on its purchasing process. This approach would determine the pertinence of Internet as a distribution channel. We propose a model which is applied to three products from the insurance sector. This allows us to refine the use of Internet as a distribution channel and to observe that the relevance of this use, based on the client's needs, depends on a specific product. The model suggests that the online distribution suitability of a product varies according to the simplicity of its purchasing tasks; the simpler the purchasing tasks are for a product, the more suitable the product is for online distribution. L'émergence du commerce électronique a suscité des changements aussi bien dans les politiques de distribution des entreprises que dans les attentes des clients. L'utilisation d'Internet pour vendre les produits et services directement aux consommateurs est devenue une option que de nombreuses entreprises ont adoptée pour répondre aux attentes des consommateurs. Cependant, l'utilisation d'Internet comme canal de distribution ne présente pas que des avantages et peut être à l'origine de pertes, de conflits avec les canaux de distribution habituellement utilisés. D'où l'importance pour les entreprises de bien mesurer les impacts de ce choix et de se questionner sur la pertinence de cette option, en particulier de s'interroger sur ce qui différencie les produits et services pouvant être distribués sur Internet de ceux auxquels ce canal de distribution ne convient pas. Des chercheurs ont répondu à cette question en proposant des catégorisations des produits et services en partant de leurs caractéristiques pour déterminer si l'utilisation d'Internet comme canal de distribution est adaptée ou pas. Ces approches bien qu'elles apportent un éclairage sur les types de produits les plus à même d'être distribués sur Internet ne permettent pas d'évaluer la pertinence de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution du point de vue du client. Pour notre part, nous proposons une approche centrée sur le client, en particulier sur son processus d'approvisionnement. Cette approche appréhende la pertinence de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution, elle est concrétisée dans le modèle présenté dans ce rapport. L'application du modèle à trois produits du secteur des assurances permet d'affiner l'idée de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution et de voir que la pertinence de cette utilisation, observée à partir des besoins du client, varie selon le produit examiné. Elle permet également de constater une très nette distinction entre les produits, dont le processus d'acquisition comporte des activités simples, qui peuvent être distribués en ligne et ceux dont le processus d'acquisition comporte des activités complexes, pour lesquels le client aura besoin de l'aide d'experts.Distribution channel, web site, Internet, insurance, online transaction, Distribution sur internet, Internet, assurance, courtage en ligne

Migration vers OpenOffice.org sous environnement Windows : analyse d’expériences internationales

L’intérêt pour les logiciels libres de bureautique, bien que relativement tardif par rapport à celui porté aux autres types de logiciels libres, croît très rapidement. Et ce, du fait que ce sont de grandes organisations, en particulier des administrations (municipales, régionales, centrales) qui s’y intéressent. Elles veulent le plus souvent vérifier la réalité des avantages relatifs qu’OpenOffice.org, en particulier les économies, induirait comparativement à Ms Office. Ce rapport permet, dans un premier temps, de constater : l’ampleur de l’intérêt que rencontrent ces logiciels dans le monde; la diversité, tant des situations que des résultats, des expériences de migration. Dans un deuxième temps, l’analyse de trois expériences de migration vers OpenOffice.org sous Windows basée sur des informations de première source permet de constater l’importance de : l’adhésion des utilisateurs qui se traduit par la nécessité d’associer la migration à un incitatif dont le rôle sera de permettre aux utilisateurs de constater un changement positif dans la réalisation de leurs tâches; la gestion du changement qui s’exprime à travers l’importance accordée au sens de la migration. Le choix des services/personnes dont les postes de travail devront migrer en premier joue un rôle majeur dans le succès de l’opération. En effet, la migration vers OpenOffice.org est entamée dans un contexte caractérisé par l’absence d’un cadre commun d’interopérabilité et par le « standard de facto » de Ms Office. Cette situation doit être prise en compte lors du choix des services/personnes à faire migrer, de sorte que les utilisateurs ne soient pas perturbés dans la réalisation de leurs tâches par l’impossibilité, par exemple, de collaborer avec un collègue encore sous Ms Office1. Ces deux constatations confirment certains des résultats présentés dans le premier rapport2 soumis par notre équipe. En effet, dans ce rapport, qui consistait en une évaluation du risque du projet pilote de migration vers OpenOffice.org sous Linux, nous avions mis en évidence deux facteurs de risque importants : l’inadéquation fonctionnalités de la suite bureautique libre/fonctionnalités visées par l’organisation; le degré d’interdépendance avec des unités/personnes hors projet. Le présent rapport permet, enfin, à travers l’analyse rapide des coûts des trois expériences de migration étudiées, de constater que cette option peut effectivement être moins coûteuse que la mise à niveau de la suite Ms Office.

Facteurs clés de succès du projet de migration vers la suite bureautique libre sous Linux

La percée et les performances des logiciels libres incitent de plus en plus au questionnement sur leurs réelles capacités et surtout sur l’opportunité de les choisir. C’est dans cette perspective que le projet de migration vers la suite bureautique sous Linux a été lancé au Sous-secrétariat à l’inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles (SSIGRI). Son accompagnement par une équipe de chercheurs du CIRANO a pour objectif autant d’en évaluer les risques que d’en identifier les conditions de succès. Ce rapport est consacré à l’identification et à l’évaluation des facteurs clés de succès du projet. Les principaux résultats L’analyse des caractéristiques du projet a permis de constater sa spécificité et a conduit à l’adaptation de l’outil d’analyse. À partir de cette démarche, l’analyse des facteurs clés de succès a permis de conclure que le projet pilote contribue substantiellement à la réflexion sur la migration vers les logiciels libres. Elle montre que, malgré une exposition au risque de moyenne à élevée, une telle migration peut être maîtrisée. Elle est confortée par des habiletés de gestion élevées et par la fiabilité de la technologie. Enfin, elle met en évidence un problème important auquel il faut faire face dans un contexte de migration : l’absence d’un cadre commun d’interopérabilité qui s’exprime dans deux paramètres sur trois. La grille d’évaluation des facteurs de succès du projet (tableau 1, p. 6) permet de constater : L’importance du facteur Évaluation et suivi de risque durant le processus d’implantation des logiciels. Son estimation de 3,7, due en particulier à l’absence de cadre commun d’interopérabilité et à l’impossibilité d’y remédier dans le contexte du projet, fait baisser la moyenne du facteur de succès Les processus, qui est de 4,8/7. Les habiletés de gestion sont élevées (6,2/7) et les évaluations des composantes de ce facteur sont dans l’ensemble homogènes. La technologie est évaluée à 5,5/7, ce paramètre recouvre une réalité contrastée : Les caractéristiques intrinsèques de la technologie (indépendance vis-à-vis des logiciels et des éditeurs, maîtrise des coûts, pérennité des données), évaluées à 6,6/7, rehaussent ce ratio; La performance de la technologie évaluée à 4,5/7 fait baisser ce ratio. Elle recouvre à la fois un très haut niveau de qualité intrinsèque des logiciels testés et des problèmes dus au contexte du projet pilote qui se caractérise par l’absence d’un plan de migration (choix des services/personnes à faire migrer) et à l’absence de cadre commun d’interopérabilité.

Évaluation de risque du projet de migration vers la suite bureautique libre sous Linux Groupe utilisateurs finaux

La percée et les performances des logiciels libres incitent de plus en plus au questionnement sur leurs réelles capacités et surtout sur l’opportunité de les choisir. C’est dans cette perspective que le projet de migration vers la suite bureautique sous Linux a été lancé au Sous-secrétariat à l’inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles (SSIGRI). Son accompagnement par une équipe de chercheurs du CIRANO a pour objectif d’en évaluer les risques et d’en identifier les conditions de succès. Ce rapport porte sur l’évaluation de l’exposition au risque du projet pour l’un des groupes participants, groupe « Utilisateurs finaux ». Les principaux résultats La carte de risque et l’analyse des facteurs permettent de faire les constats suivants : L’exposition au risque du projet est de moyenne à élevée; Trois objectifs, et plus particulièrement le premier, sont soumis à un degré de risque relativement élevé : Continuité opérationnelle pour l’utilisateur, Continuité d’interaction pour les utilisateurs et Soutien technique. Deux facteurs de risque ont été sous-évalués dans ce projet et ce, de par la nature même du projet : - Inadéquation fonctionnalités de la suite bureautique libre/fonctionnalités visées par l’organisation; - Degré d’interdépendance avec des unités/personnes hors projet. L’ importance de ce facteur est due au contexte dans lequel se déroule le projet en particulier à l’absence de cadre commun d’interopérabilité. Une révision de ces facteurs de risque pourrait entraîner un nouveau positionnement sur la carte d’exposition au risque pour quatre objectifs, sur les cinq, en particulier pour les deux objectifs qui sont liés aux deux facteurs sous-évalués. - Continuité d’interaction pour l’utilisateur; - Adaptation des utilisateurs à leur nouvel environnement

Courtage en Ligne : L'Expérience de Vingt-neuf Compagnies d'Assurance

Internet use by insurance firms for online sales of their products and services has been the topic of many analyses. Large consulting firms such as Price/WaterhouseCoopers, Deloitte & Touche and Booz-Allen & Hamilton have studied the so-called "lag" experienced by the insurance industry as far as electronic commerce is concerned. Some analysts explain this "lag" by the fear of Insurance companies to create distribution channel conflicts, to the extent that online sales could be perceived as a threat by brokers and agents (the traditional distribution channels). This situation leads to the following questions: * What is the extent of use of the Internet by insurance companies ? * More specifically, where does Internet stand as a distribution channel for insurance goods and services? To answer these questions, the authors have studied 29 North American insurance companies' Web sites. Their observations show that: * The majority of these companies use their Web site for promotional purposes. Most of the Internet sites studied are attractive, fun to use and present more information than just the listing of insurance products sold by the company. * Internet use as a distribution channel allowing online transactions is far from being the norm. Yet, for a few products, it is made available by half of the companies studied. * Most of the companies allowing online transactions also propose new types of services to their customers. * Company distribution strategies are diverse. Nonetheless, the use of several distribution channels appears to be widespread. The most often found combination is that of a traditional channel combined with a direct sales channel. * Internet, as a distribution channel, does not appear to be a major threat to other distribution channels. L'utilisation d'Internet, par les compagnies d'assurances, pour vendre en ligne leurs produits et services, a fait l'objet de nombreuses analyses. Ainsi, les grandes firmes conseil comme PricewaterhouseCoopers, Deloitte & Touche et Booz-Allen & Hamilton se sont penchées sur ce qu'elles appellent le «retard» pris par l'industrie de l'assurance en matière de commerce électronique. Certains analystes expliquent ce «retard» par les craintes qu'ont les compagnies d'assurances de générer des conflits de canaux de distribution dans la mesure où cette initiative pourrait être perçue par les agents et courtiers (qui sont canaux de distribution traditionnels) comme une menace. Cette situation amène à se poser deux questions : * Quelle place accordent, aujourd'hui, les compagnies d'assurance à Internet ? * Plus particulièrement quelle est la place, pour les compagnies d'assurance, d'Internet comme canal de distribution des services et produits d'assurance ? Pour y répondre, les sites Web de 29 compagnies d'assurance nord-américaines ont été passés en revue. Cette observation a permis de constater que : * L'existence d'un site Web et son utilisation à des fins de promotion des produits d'assurance sont très largement répandues parmi ces compagnies. La plupart de ces sites Internet sont attrayants, divertissants et ont un contenu informationnel plus large que la seule présentation des produits d'assurance offerts par la compagnie. * L'utilisation d'Internet, comme canal de distribution permettant d'effectuer des transactions en ligne, est loin de s'être généralisée à toutes les compagnies. Cependant, si pour certains produits cette utilisation d'Internet paraît en être au stade expérimental, pour d'autres produits, elle est effectivement offerte aux consommateurs par la moitié de ces compagnies. * La plupart des compagnies offrant la possibilité aux consommateurs d'effectuer des transactions en ligne, leur permettent également de bénéficier de services nouveaux. * Les stratégies de distribution des compagnies sont diverses. Il apparaît, cependant, que l'utilisation de plusieurs canaux de distribution est très largement répandue. La combinaison la plus utilisée est celle d'un canal traditionnel et d'un canal de ventes directes. * Internet, comme canal de distribution, ne semble pas menacer les autres canaux de distribution en particulier les agents et courtiers en assurance.Distribution channel, Web site, Insurance, Online transaction, Internet, Canaux de distribution, transaction en ligne, Internet, Assurance, courtage en ligne

Pertinence de l'utilisation d'internet comme canal de distribution: cas du secteur des assurances

L'émergence du commerce électronique a suscité des changements aussi bien dans les politiques de distribution des entreprises que dans les attentes des clients. L'utilisation d'Internet pour vendre les produits et services directement aux consommateurs est devenue une option que de nombreuses entreprises ont adoptée pour répondre aux attentes des consommateurs. Cependant, l'utilisation d'Internet comme canal de distribution ne présente pas que des avantages et peut être à l'origine de pertes, de conflits avec les canaux de distribution habituellement utilisés. D'où l'importance pour les entreprises de bien mesurer les impacts de ce choix et de se questionner sur la pertinence de cette option, en particulier de s'interroger sur ce qui différencie les produits et services pouvant être distribués sur Internet de ceux auxquels ce canal de distribution ne convient pas.Des chercheurs ont répondu à cette question en proposant des catégorisations des produits et services en partant de leurs caractéristiques pour déterminer si l'utilisation d'Internet comme canal de distribution est adaptée ou pas. Ces approches bien qu'elles apportent un éclairage sur les types de produits les plus à même d'être distribués sur Internet ne permettent pas d'évaluer la pertinence de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution du point de vue du client. Pour notre part, nous proposons une approche centrée sur le client, en particulier sur son processus d'approvisionnement. Cette approche appréhende la pertinence de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution, elle est concrétisée dans le modèle présenté dans ce rapport.L'application du modèle à trois produits du secteur des assurances permet d'affiner l'idée de l'utilisation d'Internet comme canal de distribution et de voir que la pertinence de cette utilisation, observée à partir des besoins du client, varie selon le produit examiné. Elle permet également de constater une très nette distinction entre les produits, dont le processus d'acquisition comporte des activités simples, qui peuvent être distribués en ligne et ceux dont le processus d'acquisition comporte des activités complexes, pour lesquels le client aura besoin de l'aide d'experts.The emergence of e-commerce has caused changes in the companies distribution policies as well as in the clients' expectations. The use of Internet to directly sell products and services to consumers has become an adopted option for a number of companies. However, some disadvantages are related to the use of Internet as a distribution channel. Indeed, it can cause loss of profits and conflicts with other more traditional channels. Thus, it becomes important for the companies to properly assess the impact of their change in distribution channel and to carefully examine the need for this change. In particular, they have to evaluate what makes a product or a service suitable to be sold over the Internet.Some researchers answered this question by categorizing products and services based on their characteristics. Although this approach provides insight into what products would be the most suitable for online availability, it does not allow evaluating the relevance, from the client's point of view, of using Internet as a distribution channel. In this study, we propose an approach focused on the client, specifically on its purchasing process. This approach would determine the pertinence of Internet as a distribution channel.We propose a model which is applied to three products from the insurance sector. This allows us to refine the use of Internet as a distribution channel and to observe that the relevance of this use, based on the client's needs, depends on a specific product. The model suggests that the online distribution suitability of a product varies according to the simplicity of its purchasing tasks; the simpler the purchasing tasks are for a product, the more suitable the product is for online distribution