Sturing op prestatie:sturen op de meest recente prestatie-eisen tijdens het ontwikkelingsproces van schoolgebouwen

Dit onderzoek is verricht in opdracht van Stichting Carmelcollege en POH. Stichting Carmelcollege is een organisatie die veertien instellingen in het voortgezet onderwijs onder haar beheer heeft. POH is een vereniging van een aantal grote adviesbureaus die zich onder andere richten op onderwijshuisvesting. Het is van belang dat onderwijshuisvesting voldoet aan de eisen die nodig zijn voor een goede werk- en leeromgeving. Voldoen aan deze eisen is dan ook het streven van veel schoolorganisaties als zij een ontwikkelproces starten voor een nieuw schoolgebouw, of een bestaand schoolgebouw gaan verbouwen. Toch heeft Stichting Carmelcollege geconstateerd dat het regelmatig voorkomt dat schoolgebouwen na oplevering niet naar verwachting presteren. Het kost de schoolorganisatie vervolgens veel geld om aanpassingen door te voeren om het gebouw alsnog te laten voldoen aan de eisen die aan het schoolgebouw worden gesteld. Om na oplevering te kunnen beschikken over een schoolgebouw dat voldoet aan de wensen en eisen is het wenselijk dat er tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) consequent gestuurd worden op de prestatie-eisen die beschreven staan in het Ruimtelijk/Functioneel en Technisch Programma van Eisen (PvE). Het sturen op de prestatie-eisen is complex, omdat er gedurende het ontwikkelproces regelmatig prestatieeisen worden gewijzigd of aangevuld. Dit komt mede door voortschrijdend inzicht, technologische ontwikkelingen, wijzigingen in het onderwijsconcept of maatschappelijke ontwikkelingen. Een opdrachtgever voor scholenbouwprojecten zou willen borgen dat de betrokken partijen gedurende het ontwikkelproces blijven sturen op de meest recent afgesproken prestatie-eisen. Op dit moment is dat voor de opdrachtgever nog onvoldoende mogelijk, daarom luidt de probleemstelling van dit onderzoek als volgt: 'Voor de opdrachtgever van een schoolgebouw is het onvoldoende mogelijk om in het ontwikkelproces (ontwerp & realisatie) tijdig vast te stellen dat de eventueel gewijzigde prestatie-eisen zijn geborgd. Hierdoor is onduidelijk of betrokken partijen tijdens het proces voldoende sturen op de meest recent afgesproken prestatie-eisen, met als gevolg dat na oplevering het schoolgebouw vaak niet aan alle prestatie-eisen voldoet.' Om in te spelen op deze problematiek is het doel van dit onderzoek om een systematische aanpak te ontwikkelen, die het voor opdrachtgevers mogelijk maakt om meer gestructureerd en efficiënt toe te zien op de sturing op de prestatie-eisen. Om aan dit doel te kunnen voldoen is de volgende hoofdvraag geformuleerd: 'Op welke manier kan de opdrachtgever van scholenbouw projecten borgen dat de betrokken partijen tijdens het ontwikkelproces (ontwerp en realisatie) sturen op de meest recent vastgestelde prestatieeisen, zodat deze worden gerealiseerd-' Voor het beantwoorden van deze hoofdvraag zijn een aantal deelvragen geformuleerd die uiteindelijk leiden tot de oplossing. Allereerst is het begrip borgen en besturen van een projectorganisatie vanuit het oogpunt van de opdrachtgever bekeken. Hieruit kwam naar voren dat gedurende de diagnosefase van dit onderzoek gekeken moet worden naar sturing van processen op prestatie-eisen en de manier waarop dit volgens de literatuur zou moeten gebeuren en hoe dit in de praktijk wordt gedaan. Voor de praktijk situatie zijn vier casestudies bestudeerd om er achter te komen hoe er in de huidige situatie gestuurd wordt op prestatie-eisen tijdens het ontwikkelproces. Naast een beschreven analyse van de casestudy kwamen er sterkten en zwakten naar voren. Deze vier casestudies zijn vergeleken met de bevindingen uit de literatuur. Onderwerpen uit de verschillen tussen de huidige situatie en de literatuur (die als een ideaal-situatie beschouwd wordt) en die tevens als zwakten zijn getypeerd door de geïnterviewden kunnen gezien worden als verbeterpunten in de sturing van het ontwerpproces op prestatie-eisen. Deze zijn als randvoorwaarden voor het te ontwerpen instrument geformuleerd. De randvoorwaarden zijn: - Bevorderen van de ontwikkeling en vastlegging van de prestatie-eisen (beheer PvE document, borging wijzigingen) - Bevorderen van het terugkoppelen naar de meest recente prestatie-eisen (toetsing en controle) - Bevorderen van de communicatieterugkoppeling tussen de overlegorganen (toetsing en controle) - Bevorderen van de bouworganisatie (transparantie, besluitvorming, verdeling taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) Met behulp van deze randvoorwaarden, de literatuur en de specificaties die afkomstig zijn van de opdrachtgevers, zijn er ontwerpuitgangspunten geformuleerd voor het te ontwikkelen instrument. Deze ontwerpuitgangspunten dienden als toetsingskader voor het ontwerp. De uitgangspunten zijn ook meegenomen in de vragen die gesteld zijn tijdens validatie-gesprekken met experts. Het instrument dat, in eerste instantie, is ontwikkeld voor Stichting Carmelcollege en POH is een systematische aanpak voor de sturing op prestatie-eisen. Door het instrument te valideren met experts met een brede ervaring in scholenbouw heeft het instrument een meer algemene toepasbaarheid gekregen. De systematiek bestaat uit vier systeemlagen, deze zijn weergegeven in figuur 1 op de volgende pagina. Het instrument is vormgegeven in een handzaam vierkant boekje, waarin elke laag met een kleur is weergegeven. Elke laag is toegelicht met een beschrijving van het doel van de laag en een toelichting over het gebruik. De eerste laag beschrijft de context, het ontwikkelproces, met daarin de aspecten die van belang zijn bij de sturing op prestatie-eisen. De tweede laag zoomt verder in op de PDCA-cyclus (Fröhlichs, 2002), omdat deze cyclus gedurende het gehele ontwikkelproces terugkomt en de kern vormt van de sturing op prestatie-eisen. De derde heeft een actie gerichte benadering waardoor de uitwerking van de PDCA-cyclus beperkt blijft tot de 'Check' en de 'Act'. Tijdens deze stappen in de PDCA-cyclus wordt gecontroleerd of het ontwerp of de uitvoering voldoet aan de eisen en er gereageerd wordt wanneer dit niet het geval is. De vierde laag betreft hulpbladen, die hulpmiddelen of achtergrondinformatie geven die nodig zijn bij het vervullen van taken uit de bovenliggende lagen. Doordat het ontwikkelde instrument in een systematische aanpak van de gewenste omgang met de sturing op prestatie-eisen en de veranderingen van deze eisen voorziet, wordt het risico dat de prestatie-eisen niet worden gerealiseerd beter beheersbaar. Dit geeft de opdrachtgever meer zekerheid dat er door de ontwerpende en uitvoerende partijen gestuurd blijft worden op de meest recent vastgestelde prestatie-eisen en vormt hiermee tevens een antwoord op de in dit onderzoek gestelde hoofdvraag