The advantages of the introduction of a medical electronic file system in vascular surgery

Wstęp. Zwiększająca się liczba roszczeń przeciwko placówkom służby zdrowia i brak standaryzowanego wzoru świadomej zgody uwzględniającego indywidualnie szacowane ryzyko zgonu i powikłań leczenia są narastającym problemem w Polsce. Celem pracy była ocena przydatności Elektronicznego Systemu Dokumentacji Medycznej (ESDM) w chirurgii naczyniowej oraz weryfikacja użyteczności kalkulatora P-POSSUM jako narzędzia dostarczającego szczegółowych informacji o ryzyku zgonu i wczesnych powikłań w formularzu świadomej zgody pacjenta. Materiał i metody. Porównania czasu pracy pomiędzy elektronicznym i klasycznym systemem prowadzenia dokumentacji medycznej dokonano w grupie 50 planowo leczonych chorych. Analizę przydatności skali P-POSSUM w chirurgii naczyniowej przeprowadzono wśród 1270 pacjentów leczonych w ciągu jednego roku. Oceniono działanie ESDM stworzonego dla Kliniki Chirurgii Naczyniowej, Ogólnej i Angiologii Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego (PUM) w Szczecinie, przez porównanie czasu pracy nad elektroniczną i klasyczną dokumentacją medyczną. Dokonano statystycznej oceny praktycznej przydatności skal ryzyka P-POSSUM w chirurgii naczyniowej i poszukiwano innych predykatorów wczesnego zgonu. Wyniki. Elektroniczny System Dokumentacji Medycznej został uzgodniony z Międzynarodową Organizacją Normalizacyjną (ISO), pozwolił zaoszczędzić prawie połowę czasu przeznaczonego na prowadzenie dokumentacji medycznej (14 godzin 6 minut vs. 7 godzin 53 minuty). O około 30% (3 godziny 43 minuty vs. 2 godziny 42 minuty) skrócił się również czas poświęcany przez lekarza na prowadzenie dokumentacji medycznej, ponadto poprawiła się jej czytelność. Potwierdzono przydatność kliniczną i prawidłowe własności prognostyczne skali P-POSSUM i ASA w chirurgii naczyniowej. Dodatkowa analiza pozwoliła wykryć niezależny wpływ czynników nieuwzględnianych dotychczas w kalkulatorach ryzyka zgonu wczesnego, w tym: współczynnika filtracji kłębuszkowej (GFR) mniejszego niż 30 ml/min/1,73 m2 (p = 0,0014), uogólnionej reakcji zapalnej (SIRS) (p = 0,00078), krytycznego niedokrwienia kończyn dolnych (p = 0,000039), ostrego niedokrwienia kończyn (p = 0,000001). Wnioski. 1. Wprowadzenie ESDM w Klinice Chirurgii Naczyniowej PUM w Szczecinie wymiernie skróciło czas poświęcany przez lekarza na prowadzenie dokumentacji medycznej i poprawiło jej jakość. 2. Skala P-POSSUM dobrze prognozuje ryzyko zgonu wczesnego w chirurgii naczyniowej, ale wobec dokonujących się w medycynie zmian może wymagać weryfikacji. 3. Stworzenie Krajowego Rejestru Operacji Naczyniowych (KRON) może być pomocne w pracach nad kalkulatorami przedoperacyjnego ryzyka dla „pacjenta naczyniowego” i przy porównywaniu wyników osiąganych w poszczególnych ośrodkach naczyniowych. Acta Angiol 2011; 17, 2: 158–172Background. A rising number of claims against hospitals and the lack of a standardized consent form based on individual calculations of death and complications is a growing problem in Poland. Aim: Evaluation of the usefulness of the Medical Electronic File System (ESDM) in clinical practice on the Vascular Surgery Ward. Accuracy evaluation of the P-POSSUM scale as a tool supplying detailed risk calculation for the patient consent form. Material and methods. A comparison of the time consumption of the two parallel patient’s medical file systems (electronic and classic/paper) done on 50 elective cases. Evaluation of the predictive accuracy of the P-POSSUM scale in a group of 1270 patients treated in the Vascular Surgery Department of Pomerania University during one year. A prospective comparison of the time taken in dealing with the two systems of medical data files (electronic versus paper). Statistical (Statistica PL) assessment of the accuracy of the P-POSSUM risk calculator and searching for new predictors of early death in Vascular Surgery. Results. The Medical Electronic File System (ESDM) was certified with ISO (hospital quality standard). It allowed a saving of almost half the time for dealing with medical files (14 hours and 6 minutes versus 7 hours and 53 minutes). The time consumed in doctors’ paperwork has been decreased by about 30 per cent (3 hours and 43 minutes versus 2 hours and 42 minutes) and the quality of the paperwork has been improved. We confirmed the clinical effectiveness of P-POSSUM as well as ASA scale in vascular surgery. Additional multifactor analysis of early death predictors shows the independent influence of the new factors never used in calculators, e.g. glomellular filtration rate (GFR) beloved 30 ml/min/1.73 msq (p = 0.0014), systemic inflamatory response syndrome (SIRS) (p = 0.00078), critical limb ischaemia (p = 0.000039), acute limb ischaemia (p = 0.000001). Conclusions. 1. Introduction of the Medical Electronic File System (ESDM) in the Vascular Surgery Department of Pomerania Medical University in Szczecin has improved the quality of medical files and greatly reduces the paperwork time. 2. The P-POSSUM calculator is suitable for risk assessment in Vascular Surgery but, due to the progress in medicine, might need to be refreshed. 3. The creation of the National Vascular Surgery Register (KRON) might support work on the suitable risk calculator for “vascular patent” and allow comparison of the results between the sites and the surgeons in Poland. Acta Angiol 2011; 17, 2: 158–17