Development of a preanalytical errors recording software

Uvod: Iako je doprinos laboratorijskoj dijagnostici od integralne važnosti u procesu donošenja kliničkih odluka, kvaliteta rada i sigurnost tijekom dijagnostičkih analiza od ključnog su značaja za unaprjeđenje zdravstvene zaštite koja je na visokom stupnju što se kvalitete i sigurnosti tiče. Unatoč izvanrednom napretku u kvaliteti cjelokupnog procesa laboratorijske analize, prijeanalitička varijabilnost predstavlja vodeći izvor pogrešaka i nesigurnosti. Uvođenje sistematične politike bilježenja prijeanalitičkih pogrešaka uvelike bi poboljšala definiranje ključnih aktivnosti tog procesa, planiranje i praćenje učinkovitih radnji s ciljem poboljšanja cjelokupnog procesa. U ovom članku želimo dati opis kompjuterskog programa razvijenog za bilježenje prijeanalitičkih pogrešaka u našem laboratoriju. Materijali i metode: Naš smo program razvili na temelju Microsoftovog programa Access. Glavna polja uključena u program obuhvaćala su brojač za progresivno brojanje uzoraka, datum primitka uzorka, identifikacijski broj uzorka, ime bolesnika, tip pretrage, odjel s kojeg je bolesnik upućen, matriks uzorka, tip nesukladnosti, radnja koja je poduzeta kako bi se riješio problem, drugo polje za moguće radnje koje su dodatno poduzete, identifikacijski broj operatera. Baza podataka nalazi se na središnjem računalu unutar našeg laboratorijskog informatičkog sistema, tako da se do nje može doći s bilo kojeg računala u laboratoriju, što omogućuje kontinuirani i standardizirani unos podataka. Rezultati i rasprava: Uvođenje kompjuterskog programa za sistematično bilježenje prijeanalitičkih pogrešaka donosi velika poboljšanja, kao što su harmonizacija protokola za bilježenje incidenata, jednostavnost digitalnog bilježenja, eliminaciju rukom pisanih izvješća, uključivanje mjera učinkovitosti ključnih segmenata laboratorijskog rada, jednostavna prilagodba korisniku (laboratoriju), korištenje tablica s podacima za opsežne statističke analize, poboljšano pretraživanje i obrada podataka kao i poboljšana izrada statističkih izvješća.Background: Although the contribution of laboratory diagnostics is integral to the clinical decision making, quality and safety in diagnostic testing are essential to furthering the goal of high-quality and safe healthcare. Despite remarkable advances in the quality of the total testing process, the preanalytical variability is the leading source of errors and uncertainty. As such, the implementation of a systematic policy for recording preanalytical errors would grant major benefits for identifying critical activities of this process, planning and monitoring effective actions for improvement. The aim of this article is to describe the software developed for the recording of preanalytical errors in our laboratory. Materials and methods: We have developed error recording software based on Microsoft Access. The main fields included in the software comprehend a numerator for progressive enumeration of the samples, the date of receipt of the specimen, the Sample ID, the patient\u27s name, the type of request, the referring ward, sample matrix, the type of non-conformity, the action undertaken to solve the problem, a second field for possible additional actions undertaken, and the operator ID. The database is stored on a common repository in our laboratory information system, so that it can be accessed by any computer in the laboratory, allowing continuous and standardized input of the data. Results and discussion: The implementation of a software for systematical recording of preanalytical errors grants major benefits, including harmonization of incident reporting practices, simplicity of digital recording, elimination of handwritten reports, inclusion of validated measures of laboratory performance, handily customization, exportation on worksheets for comprehensive statistical analyses, improved data searching and processing, as well as production of improved statistical reports

Development of a preanalytical errors recording software

Uvod: Iako je doprinos laboratorijskoj dijagnostici od integralne važnosti u procesu donošenja kliničkih odluka, kvaliteta rada i sigurnost tijekom dijagnostičkih analiza od ključnog su značaja za unaprjeđenje zdravstvene zaštite koja je na visokom stupnju što se kvalitete i sigurnosti tiče. Unatoč izvanrednom napretku u kvaliteti cjelokupnog procesa laboratorijske analize, prijeanalitička varijabilnost predstavlja vodeći izvor pogrešaka i nesigurnosti. Uvođenje sistematične politike bilježenja prijeanalitičkih pogrešaka uvelike bi poboljšala definiranje ključnih aktivnosti tog procesa, planiranje i praćenje učinkovitih radnji s ciljem poboljšanja cjelokupnog procesa. U ovom članku želimo dati opis kompjuterskog programa razvijenog za bilježenje prijeanalitičkih pogrešaka u našem laboratoriju. Materijali i metode: Naš smo program razvili na temelju Microsoftovog programa Access. Glavna polja uključena u program obuhvaćala su brojač za progresivno brojanje uzoraka, datum primitka uzorka, identifikacijski broj uzorka, ime bolesnika, tip pretrage, odjel s kojeg je bolesnik upućen, matriks uzorka, tip nesukladnosti, radnja koja je poduzeta kako bi se riješio problem, drugo polje za moguće radnje koje su dodatno poduzete, identifikacijski broj operatera. Baza podataka nalazi se na središnjem računalu unutar našeg laboratorijskog informatičkog sistema, tako da se do nje može doći s bilo kojeg računala u laboratoriju, što omogućuje kontinuirani i standardizirani unos podataka. Rezultati i rasprava: Uvođenje kompjuterskog programa za sistematično bilježenje prijeanalitičkih pogrešaka donosi velika poboljšanja, kao što su harmonizacija protokola za bilježenje incidenata, jednostavnost digitalnog bilježenja, eliminaciju rukom pisanih izvješća, uključivanje mjera učinkovitosti ključnih segmenata laboratorijskog rada, jednostavna prilagodba korisniku (laboratoriju), korištenje tablica s podacima za opsežne statističke analize, poboljšano pretraživanje i obrada podataka kao i poboljšana izrada statističkih izvješća.Background: Although the contribution of laboratory diagnostics is integral to the clinical decision making, quality and safety in diagnostic testing are essential to furthering the goal of high-quality and safe healthcare. Despite remarkable advances in the quality of the total testing process, the preanalytical variability is the leading source of errors and uncertainty. As such, the implementation of a systematic policy for recording preanalytical errors would grant major benefits for identifying critical activities of this process, planning and monitoring effective actions for improvement. The aim of this article is to describe the software developed for the recording of preanalytical errors in our laboratory. Materials and methods: We have developed error recording software based on Microsoft Access. The main fields included in the software comprehend a numerator for progressive enumeration of the samples, the date of receipt of the specimen, the Sample ID, the patient\u27s name, the type of request, the referring ward, sample matrix, the type of non-conformity, the action undertaken to solve the problem, a second field for possible additional actions undertaken, and the operator ID. The database is stored on a common repository in our laboratory information system, so that it can be accessed by any computer in the laboratory, allowing continuous and standardized input of the data. Results and discussion: The implementation of a software for systematical recording of preanalytical errors grants major benefits, including harmonization of incident reporting practices, simplicity of digital recording, elimination of handwritten reports, inclusion of validated measures of laboratory performance, handily customization, exportation on worksheets for comprehensive statistical analyses, improved data searching and processing, as well as production of improved statistical reports