Des chartriers aux bases de données. Les enjeux de la gestion des documents d’activité

Dessolin Baumann Sylvie. Des chartriers aux bases de données. Les enjeux de la gestion des documents d’activité. In: La Gazette des archives, n°228, 2012-4. Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession. pp. 93-102

Faciliter l’accès des anciens stagiaires de la formation professionnelle à leurs données personnelles

Dessolin Baumann Sylvie. Faciliter l’accès des anciens stagiaires de la formation professionnelle à leurs données personnelles. In: La Gazette des archives, n°215, 2009-3. Archives et coopération européenne : enjeux, projets et perspectives et Les données personnelles, entre fichiers nominatifs et jungle Internet. pp. 149-153

L'archiviste d'entreprise : portrait d'un homme nouveau

Sylvie Dessolin-Baumann, Der Betriebsarchivar : Bild eines neuen Menschen. Die Sorge um die Aufbewahrung von Betriebsarchiven wurde in Frankreich erst vor ganz kurzem wahrgenommen, zumindest innerhalb der Betriebe selbst. Viele von ihnen haben sich seit einigen zwanzig Jahren regelrechte, von Fachleuten geleitete, Archivabteilungen zugelegt, und so erschien also ein «Archivar des dritten Typs», der sich von seinen fur den Staat oder fur Gebietskörperschaften wirkenden Kollegen unterschied. Die Unterschiede zwischen der Sachlage, die er zu bewältigen hat, und den Arbeitsbedingungen der öffentlichen Archivstellen spielen eine beträchtliche Rolle wegen folgender Besonderheiten : zahlreiche, jahrelanger Vernachlässigung zu verdankende Abweichungen bei Archivgutordnung und -aufbewahrung, häufiger Wechsel im Aufbau der Gesellschaften (Organigrammänderungen, Verschmelzungen), die die Bestandidentifizierung erschweren, Seltenheit von Texten, die bei Berufsausubung als Richtschnur dienen. Eine passende Handhabung des Gedächtnisses eines Betriebes erweist sich indessen als immer vorteilhafter für dessen reibungsloses Funktionieren, selbst wenn der Archivar noch immer in recht vielen Gesellschaften zur Rechtfertigung seines Vorhandenseins weitgehendes Verständnis fur Kontaktpflege an den Tag legen muss. Ausserdem liegt es in seinem Interesse, das Archiv in das Gesamtsystem der Betriebsinformation einzugliedern und damit den Beweis zu erbringen, dass sich seine Fähigkeiten nicht einzig und allein auf die Verwaltung des Gedächtnisses des Betriebes in ihrer herkömmlichen. Form beschränken. Der «homo novus», den der Betriebsarchivar verkörpert, muss zu diesem Behuf darauf abgestimmte Eigenschaften besitzen, d.h. geneigt sein, Neuerungen einzuführen, er muss pädagogische Begabung und Sinn fur den Umgang mit Menschen besitzen und mit einer gewissen Anzahl dem Betriebsleben eigener Werkzeuge, vor allem mit Buchhaltung, Arbeitsweise der Geschäftsfuhrung und EDV von Schriftstücken vertraut sein.Sylvie Dessolin-Baumann, The business archivist : a portrait of a «new man». The care for the preservation of business archives is in France a recent phenomenon, at least within the enterprises themselves. Since about twenty years, many enterprises have created archive services with professional archivists, so that a new category of «archivists of the third type» has emerged, different from those colleagues who work for the State or the local authorities. The contrast between the situation of public archives and business archives explains this difference : in business archives there have been years of neglect, resulting in many errors in the arrangement and physical preservation ; frequent changes in the structure of the enterprises (internal organization, mergings) have made it difficult to identify the provenance of the documents ; and few normative texts exist which could ground a professional practice. However, a good management of the «memory» of the enterprises is more and more recognised as a necessity for the good functioning of business activities, though in many cases the archivist still has to play a role of public relations in order to justify his/her own existence in the enterprise. He/she has to integrate the archives in the global information system of the enterprise in order to prove that his/her capacities are not limited to the management of the enterprise's memory in its traditional form. The business archivist, as a homo novus, must have specific qualities, such as a taste for innovation and a talent for training and information. He/she also must master quite a number of tools which are necessary for the life of the enterprise, such as accounting, management techniques, and documentary automation.Sylvie Dessolin-Baumann, El archivero de empresa : retrato de un «hombre nuevo». El cuidado de la conservación de los archivos de empresas es en Francia un fenómeno reciente, al menos dentro de las empresas mismas. Por cerca de 20 años, varias empresas han creado sus servicios de archivos, con archiveros profesionales, de tal modo que una nueva categoria de «archiveros del tercer tipo» ha aparecido, diferente de sus colegas que trabajan para el Estado o para las autoridades locales. El contrasto entre la situación de los archivos publicos y de los archivos de empresas explica la diferencia : los archivos de empresas han tenido muchos años de negligencia, resultando en muchos errores de clasifïcación y de conservación ; cambios frecuentes en la estructura de las empresas (organización interna, fusiones) han hecho difïcil la identificación de la origen de los documentos ; y hay pocos textos normativos que permitan fundar una práctica profesional. A pesar de todo, la buena gestion de la «memoria» de las empresas es cada vez más reconocida como una necesidad para el bueno funcionamiento de las actividades de las empresas, aunque en demasiados casos los archiveros todavia tengan que jugar un papel de public relations para justificar su existencia en las empresas. Tiene que integrar los archivos en el sistema global de información de la empresa para demostrar que sus capacidades no se limitan a la conservación de los documentos de forma tradicional. El archivero de empresa, como homo novus , debe tener cualidades especificas, tal como el gusto de la inovación, y talentos para la formación y la información. Tambien debe conocer un cierto número de técnicas necesarias a la vida de la empresa, taies como la contaduria, las técnicas de gestion y la informática documental.Dessolin Baumann Sylvie. L'archiviste d'entreprise : portrait d'un homme nouveau. In: La Gazette des archives, n°154, 1991. pp. 147-176

La famille des normes ISO sur le records management

Cottin Michel, Dessolin Baumann Sylvie. La famille des normes ISO sur le records management. In: La Gazette des archives, n°228, 2012-4. Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession. pp. 119-133

Analyse des processus : l’exemple de la gestion des dossiers offres stagiaires à l’AFPA

Dessolin Baumann Sylvie, Brahim Walid. Analyse des processus : l’exemple de la gestion des dossiers offres stagiaires à l’AFPA. In: La Gazette des archives, n°228, 2012-4. Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession. pp. 221-235