Ostolasku kirjanpidon tositteena ja sen sähköinen arkistointi

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona. Toimeksiantajaa kutsutaan työssä kohdeyritykseksi. Kohdeyrityksessä on meneillään laajat järjestelmä- ja liiketoimintahankkeet, jonka yhteydessä liiketoimintaprosessit, myös talouden puolelta uudistuvat suurelta osalta. Työn tavoite oli käydä läpi lain mukaiset vaatimukset kirjanpidon tositteelle sekä sen merkinnöille, ja keskittyä tavaraostolaskuprosessin kuvaukseen keskittyen arkistointiin. Alkuun työssä läpikäydään kirjanpitolain ja kirjanpitolautakunnan mukaiset talouden tositteet, niille asetetut vaatimukset sisällöllisesti, kuin myös niiden merkitseminen sekä arkistointi. Työssä käydään läpi taloushallinnon arkistoinnin lainsäädännölliset vaatimukset yleisesti, jonka jälkeen keskitytään sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin ja toteuttamiseen. Työssä arvioidaan myös mahdollisia tunnistettuja haasteita paperi- ja sähköisen arkistoinnin välillä. Työssä läpikäydään ostolaskujen prosessi kokonaisuudessaan. Ostolaskuista käydään läpi tämän hetken ostolaskujen kaikki eri välitysmuodot, millä ostolaskuja on mahdollista yritysten vastaanottaa. Ostolaskujen dokumentaatio käydään läpi, sekä myös ostolaskujen arkistoinnin määrittely. Opinnäytetyö on rajattu koskemaan kirjanpitolain mukaisia tositteita ja niiden merkintöjä yleisesti, sekä tarkemmin esittelemään tavaraostolaskuprosessin kulku aina sähköiseen arkistointiin asti. Työn tarkoitus oli varmistaa toimeksiantajalle, että tavaraostolaskujen arkistointiin oli tulossa kirjanpitolainsäädännön ja muiden määrittelyjen mukaan hyväksytty arkistointiratkaisu.This thesis was commissioned by a certain target company, which is also the term that is used to refer to the company in this thesis. In this specific target company, large-scale system changes and business projects are in progress, and also most financial systems will be renewed. The objective of this thesis was to go through the legal requirements for a financial document and its essential data items, focusing on the purchase invoice process, especially archiving. The thesis first explains what the bookkeeping act and accounting board define as a financial document, and what requirements there are for the content, identification data, and archiving of such a document. Next, the legislative requirements for financial archiving in general are presented, followed by a description of the requirements for electronic archiving and how it should be carried out. Possible challenges in both paperbased and electronic archiving are also dealt with. This thesis covers the whole process of dealing with purchase invoices. All different transmission methods by which a company can receive purchase invoices are explained. All purchase invoice documentation is defined and also the specification of purchase invoice archiving. The scope of the thesis is limited to coverage of financial documents and their identification data as specified in the bookkeeping act in general, and also presents the entire purchase invoice process up to and including electronic archiving. The purpose of this thesis was to assure the target company that the solution planned for purchase invoice archiving in the company is approved by the bookkeeping act and other specifications

Yrityksen toimiva arkistointi

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella kuinka yritys voi hoitaa arkistointinsa tehokkaasti ja toteuttaa sen hyvin. Tutkimusta lähdettiin toteuttamaan, koska aikaisempia tutkimuksia ei juuri ole. Tutkimusta pohjustettiin viitekehyksessä tuomalla esille sähköisen arkistoinnin tuomat edut ja haasteet muuttuvassa liiketoiminnassa. Tarkoituksena oli myös esittää paperisen arkistoinnin toiminnot ja verrata niitä sähköisen arkistoinnin toimintoihin. Työssä haluttiin luoda lukijoille positiivinen kuva sähköisestä arkistoinnista ja sen käyttöönotosta. Pyrkimyksenä oli, että lukijat saavat työstä ideoita arkistoinnin suunnitteluun ja että he kokisivat sähköisen arkistoinnin edut suuremmiksi kuin paperisen arkistoinnin. Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, keräämällä tietoja erilaisista lähteistä. Käytetty aineisto koostui lähinnä alan kirjallisuudesta ja Internet-sivuista. Aineisto koostui paperittomasta ja digitaalisesti taloushallinnosta kertovista teoksista. Koska arkistointi on oleellinen osa taloushallintoa, aineistoissa oli esitelty myös sähköisen arkistoinnin toimivuutta osana taloushallinnon toimintoja. Työhön pyrittiin löytämään kirjallisuutta, joka oli julkaistu viime vuosina, sillä teknologian viimeaikainen kehittyminen on ollut huikeaa ja muutoksia on tapahtunut vuosittain paljon. Tuloksena saatiin kattava työ, joka kertoi miksi, miten ja kuinka kauan dokumentteja arkistoidaan ja miten yritys voi onnistua arkistoinnissa. Johtopäätöksenä oli, että nykyään sähköinen arkistointi on tehokkaampi ja että siitä syntyy pitkällä ajanjaksolla vähemmän kuluja kuin paperisesta arkistoinnista.The objective of the study was to examine how companies can implement their archiving efficiently and manage it well. The study was prepared by bringing out the advantages and the challenges of electronic archiving in the constantly changing business world. The aim was also to present the functions of paper archiving and compare them to the functions of electronic archiving. The objective was to create a positive image of electronic archiving and its implementation. The goal was to give readers ideas to plan an archive and that readers would feel that the advantages of electronic archiving were larger than paper archiving. The qualitative method was applied. The main sources of the study were books and articles on the Internet varying from basic archiving to electronic administration. The aim was to get material that was recent, because the development of technology has been immense and changes happen annually. The result of the study was a well covered piece that tells why, how and for how long documents should be archived and how companies can be successful in archiving. The principal conclusion was that electronic archiving is more efficient and less expensive in the long run than paper archiving is

Hankkeen asiakirjojen hallinta Uudenmaan tiepiirissä : toimintaohjeet

1000048 Toiminta- ja suunnitelma-asiakirja

Verkkolaskutuksen kustannukset yritykselle

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia verkkolaskutuksen kustannuksia, selvittää edullisin verkkolaskuoperaattori sekä selventää lukijalle verkkolaskutusta. Tutkimusosuutena on verkkolaskutuksen kustannusten tutkiminen. Tämä toteutettiin vertailemalla kuuden Suomessa toimivan verkkolaskuoperaattorin sekä neljän pankin verkkolaskupalveluun liittyviä hintoja. Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään verkkolaskutusta yleisesti, sen nykytilaa Suomessa ja maailmalla. Lisäksi käsitellään verkkolaskun hyötyjä, siihen siirtymistä, verkkolaskuoperaattoreita ja –standardeja. Teoriaosuudessa lähdemateriaaleina on käytetty Internet-lähteitä, lehtiartikkeleita, tutkimuksia ja alan kirjallisuutta. Opinnäytetyön tutkimus on kvantitatiivinen tutkimus. Tutkimus on tehty tiedonkeruumenetelmällä. Kerätyn tiedon pohjalta on koottu kolme vertailutaulukkoa verkkolaskun kustannuksiin liittyen. Tutkimuksen tulokset osoittivat verkkolaskuoperaattoreiden hintojen erot. Edullisin operaattori oli Maventa ja pankeista edullisimmat palveluntarjoajat olivat Aktia ja Handelsbanken. Tulosten pohjalta tehtiin johtopäätöksiä verkkolaskuoperaattorin valitsemiseen.The aim of this thesis project was to research the costs of electronic invoicing for a company, and to find out the most inexpensive operator and clarify the subject for the reader. The research was carried out by comparing six Finnish operators and the prices offered by four banks regarding e-invoicing. The theoretical section of this thesis deals with e-invoicing in general, including the present state of e-invoicing in Finland and elsewhere, the benefits of e-invoicing, the process of transitioning to e-invoicing along with operators and standards. Literature was drawn from online and printed sources, including articles and published research. A quantitative research approach was taken during the study. On the basis of the collected data three charts comparing e-invoicing were drawn up. The results of the study indicate differences in the costs of the operators. The most inexpensive operator was Maventa whereas Aktia and Handelsbanken were the most affordable of the banks. Based on the results conclusions were made about selecting an operator

Sähköinen laskujen käsittely pk-yrityksessä

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, millaisia vaihtoehtoja pienyrittäjillä on sähköiseen osto- ja myyntilaskutukseen siirryttäessä. Toimeksiantajana on Maanrakennus Seitsonen Oy. Työssä tarkastellaan sähköisen laskujen käsittelyn hyötyjä ja haittoja sekä selvitetään osto- ja myyntilaskujen eri kierrätysohjelmia. Työssä kerrotaan myös verkkolaskutuksesta ja siihen siirtymisestä. Työn teoriaosuuden tavoitteena on antaa selkeä kuva lukijalle sähköisestä laskujen käsittelystä ja siihen liittyvistä ohjelmista ja järjestelmistä. Työssä kerrotaan esimerkkejä pk-yrityksen laskutusohjelma vaihtoehdoista ja niiden käyttöönotosta. Empiriaosion tarkoituksena on löytää Maanrakennus Seitsonen Oy:lle sopiva laskujenkäsittelyohjelma. Tällä hetkellä yrityksen taloushallinto hoidetaan tilitoimistossa. Tutkimuksessa päädyttiin siihen, että Maanrakennus Seitsonen Oy:n ei kannata tehdä suuria investointeja laskutusohjelman hankkimiseksi, koska kyseessä on pieni yritys jossa työskentelee vain 2 työntekijää. Yrityksellä laskujen määrät ovat toistaiseksi vielä pieniä, joten paras vaihtoehto yrityksen laskujen käsittelyyn olisi jokin Internet-pohjainen laskujen käsittelyjärjestelmä.The aim of this thesis was to clarify the options for a small company in transition to electronic invoicing. The case company is Maanrakennus Seitsonen Oy. This thesis examines the benefits and risks of electronic invoicing. Different purchase invoicing and sales invoicing softwares will also be clarified. In this thesis will also be told about electronic invoice and the implementation of electronic invoice. The target of the theoretical part was to give the reader a clear picture of electronic invoicing and related programs and systems. In this thesis there are examples from different invoicing systems for a small company. The main task was to find the best invoice prosessing program for Maanrakennus Seitsonen Oy. At the moment the company`s financial administration is taken care of by an accounting company. Maanrakennus Seitsonen is a small company, that employs only two persons. That is why the company should not make big invoicing system investments. The number of invoices in the company is small for now, so the best alternative for the company’s invoicing would be some kind of invoice program based on the Internet

Kosteusvauriokorjausten lupamenettely

Kosteusvauriokorjausten lupamenettelyohjeen idea syntyi vuoden 2015 alussa Kosteus- ja hometalkoiden ohjaus-ryhmässä. Rakennustarkastusyhdistys nimesi ohje-ehdotukselle ohjausryhmän v. 2015 myöhemmin keväällä ja hanke sovittiin ympäristöministeriölle tehtäväksi ns. ”kummihankkeeksi”. Selvitystehtävän päätavoitteena oli määritellä ohjeet, milloin lainsäädäntö edellyttää, että kosteusvaurion korjaustyölle on haettava rakennuslupa. Toiseksi tavoitteeksi asetettiin rakennusvalvonnan roolin selkeyttäminen rakennusterveyteen liittyvissä viranomaistehtävissä ja lupamenettelyn ohjaustyökalujen kehittäminen sisäilmaongelmien korjaushankkeisiin. Selvitystyössä koottiin rakennusterveyteen ja rakennuslupakäsittelyyn liittyvä lainsäädäntö sekä olevaa ohjeistusta ja kannanottoja rakennusvalvonnoille kuntakuntaisten asiakasohjeiden jatkovalmistelun tarpeisiin. Alan toimijoiden haastatteluissa korostui, että viranomaisvalvonnan avulla voidaan merkittävästi parantaa ja varmistaa korjausra-kentamisen laatua. On vaadittava kunkin suunnittelutehtävän vaativuuteen suhteutettuja kelpoisia suunnittelijoita ja vastaavia työnjohtajia ja selvitysten laatijoiksi vain päteviä asiantuntijoita. Myös lupapäätösten, suunnitelmien ja tarkastusasiakirjojen säilytys julkisessa arkistossa todettiin tuovan lupamenettelyyn läpinäkyvyyttä ja korjaushankkeeseen laatua. Tuloksena syntyi nelikohtainen arviointimalli, jonka avulla asiakas ja rakennusvalvonta voivat linjata, milloin koste-usvauriokorjaus tarvitsee rakennuslupamenettelyn ja milloin lupaa ei tarvita. Liitteiden 2 ja 3 avulla peruskäsitteitä avataan lukijoille ja liitteen 4 kysymykset johdattavat aiheen käsittelyyn esimerkiksi sisäilmatyöryhmissä tai seminaareissa.The purpose of this final project was to provide guidelines for building permits for moisture damage renovation. The idea of creating this procedure manual for Building Permits for Moisture Damage appeared in 2015 after which the Finnish Building Inspection Association named the Steering Group for the project. The purpose of the project was to create guidelines for the use of the Ministry of the Environment. The main objective was to define guide-lines when law requires that a building permit must be applied for moisture damage repair work. The second pur-pose was to clarify the role of the building control authorities in the licensing procedure and the development of tools for the control of indoor air problems. In reparation projects all the involved parties are required to have diverse skills and knowledge regarding indoor air quality. It was discovered in the interviews with the actors of the field that the regulatory control can be used to ensure the quality of refurbishment projects. In permitted repair projects, the authority supervision at building control commission can assure that each project is planned by proficient project planners and that the initial investigation has been performed by proficient personnel. Storing permit decisions, plans, and inspection documents in public archives contributes to transparency and quality of the projects and the permitting processes. As a result of this study was a four-point assessment model by which the customer and the building permitting office can determine when a permit is needed. The study presented the relevant construction legislation to the topic

Palkanlaskennan työohjeistuksen ja vuosikellon laadinta

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli koota palkanlaskijalle työohjeistus vuosikelloon pohjautuen. Ohjeistuksen tarkoituksena on tukea uuden työntekijän perehdytystä, auttaa palkanlaskijaa hahmottamaan ja aikatauluttamaan palkanlaskennan tehtävät sekä toimia muistivälineenä itsenäisen työn alkaessa. Ohjeistus toimii myös muistivälineenä kokeneemmalle palkanlaskijalle. Teoreettinen viitekehys koostuu palkkahallinnosta sekä uuden työntekijän perehdyttämisestä. Palkkahallinnon tehtäviä säätelevät lait, säädökset ja sopimukset. Lähdemateriaali on kerätty alan kirjallisuudesta, verkkolähteistä, lakipykälista sekä viranomaistiedotteista. Ohjeistukseen kerättiin tieto lähdemateriaalista sekä tekijän omasta kokemuksesta työskentelystä palkanlaskijana. Ohjeistus laadittiin yleiseen muotoon, joten se soveltuu kaikille. Ohjeistuksen lisäksi eri yrityksillä on omia käytäntöjä ja eri työehtosopimuksia, jotka vaikuttavat palkanlaskentaan. Työohjeistukseen ei tuotu muuttuvia lukuja, kuten vähennysprosentteja tai verottomia korvauksia, sillä ne vaihtuvat vuosittain. Työohjeistus on jaettu eri osiin, jotta työnkuvan hahmottaminen helpottuu. Ohjeistuksesta näkee yksinkertaisessa muodossa mitä suoritteita täytyy tehdä minäkin kautena. Tehtävät on jaettu eri osiin riippuen siitä, koska ne täytyy suorittaa ja kuinka usein. Kaudet on jaettu palkkakauteen, kuukauteen, neljännesvuoteen sekä vuodenvaihteeseen. Ohjeistuksen loppuun on koottu tiivistelmä tehtävistä kuukausitasolla.The purpose of this thesis was to put together work instructions for wages clerk based on the annual timetable. The purpose of these instructions is to assist the onboarding process of a new employee and also work as a supportive tool for the job itself. The instructions will also be helpful for a more experienced employee by, for example, working as a check list. Another purpose of these work instructions is to help a clerk based to better understand and schedule the tasks of a payroll. The theoretical framework consists of the tasks of payroll and also of the onboarding process of new employees. The tasks of a payroll have been accumulated based on different kinds of laws, regulations, and agreements. The sources to support this thesis have been collected from the existing literature in the field, web-based sources, and laws. The same resources were also used for the work instructions, and on top of that, the author’s personal experience as a wages clerk was used as support. The instructions were composed into a more general form so that they would be applicable for every wages clerk regardless of the field one works in or the organization one works for. Organizations may have their own policies that affect payroll in practice. Different fields have different kinds of collective agreements that also affect payroll. The instructions are divided into separate components to make it easier to understand the job description. Furthermore, tasks are divided into separate components based on the time period one has to complete the task. The instructions also include the payroll period, monthly, quarterly, and end the of year performances ratings. There is also a summary of monthly performances ratings at the end

Palkanlaskennan työohjeistuksen ja vuosikellon laadinta

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli koota palkanlaskijalle työohjeistus vuosikelloon pohjautuen. Ohjeistuksen tarkoituksena on tukea uuden työntekijän perehdytystä, auttaa palkanlaskijaa hahmottamaan ja aikatauluttamaan palkanlaskennan tehtävät sekä toimia muistivälineenä itsenäisen työn alkaessa. Ohjeistus toimii myös muistivälineenä kokeneemmalle palkanlaskijalle. Teoreettinen viitekehys koostuu palkkahallinnosta sekä uuden työntekijän perehdyttämisestä. Palkkahallinnon tehtäviä säätelevät lait, säädökset ja sopimukset. Lähdemateriaali on kerätty alan kirjallisuudesta, verkkolähteistä, lakipykälista sekä viranomaistiedotteista. Ohjeistukseen kerättiin tieto lähdemateriaalista sekä tekijän omasta kokemuksesta työskentelystä palkanlaskijana. Ohjeistus laadittiin yleiseen muotoon, joten se soveltuu kaikille. Ohjeistuksen lisäksi eri yrityksillä on omia käytäntöjä ja eri työehtosopimuksia, jotka vaikuttavat palkanlaskentaan. Työohjeistukseen ei tuotu muuttuvia lukuja, kuten vähennysprosentteja tai verottomia korvauksia, sillä ne vaihtuvat vuosittain. Työohjeistus on jaettu eri osiin, jotta työnkuvan hahmottaminen helpottuu. Ohjeistuksesta näkee yksinkertaisessa muodossa mitä suoritteita täytyy tehdä minäkin kautena. Tehtävät on jaettu eri osiin riippuen siitä, koska ne täytyy suorittaa ja kuinka usein. Kaudet on jaettu palkkakauteen, kuukauteen, neljännesvuoteen sekä vuodenvaihteeseen. Ohjeistuksen loppuun on koottu tiivistelmä tehtävistä kuukausitasolla.The purpose of this thesis was to put together work instructions for wages clerk based on the annual timetable. The purpose of these instructions is to assist the onboarding process of a new employee and also work as a supportive tool for the job itself. The instructions will also be helpful for a more experienced employee by, for example, working as a check list. Another purpose of these work instructions is to help a clerk based to better understand and schedule the tasks of a payroll. The theoretical framework consists of the tasks of payroll and also of the onboarding process of new employees. The tasks of a payroll have been accumulated based on different kinds of laws, regulations, and agreements. The sources to support this thesis have been collected from the existing literature in the field, web-based sources, and laws. The same resources were also used for the work instructions, and on top of that, the author’s personal experience as a wages clerk was used as support. The instructions were composed into a more general form so that they would be applicable for every wages clerk regardless of the field one works in or the organization one works for. Organizations may have their own policies that affect payroll in practice. Different fields have different kinds of collective agreements that also affect payroll. The instructions are divided into separate components to make it easier to understand the job description. Furthermore, tasks are divided into separate components based on the time period one has to complete the task. The instructions also include the payroll period, monthly, quarterly, and end the of year performances ratings. There is also a summary of monthly performances ratings at the end

Työvälineenä kamera : Dokumentointi- ja tutkimusvalokuvaus rakennuskonservoinnissa

Valokuvauksen merkitystä dokumentointi- ja tutkimusvälineenä ei voi kiistää. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, mitä hyötyä valokuvauksesta on rakennuskonservoinnissa. Työn tarkoituksena on koota yhteen tietoa rakennusten valokuvaamisesta, dokumentointi- ja tutkimuskuvauksesta sekä valokuvien säilytyksestä. Työ tehtiin muun muassa siksi, ettei suomenkielistä kirjallisuutta aiheesta juurikaan ole saatavilla tai teoksia ei ole päivitetty tähän päivään. Työssä esitellään lyhyesti valokuvauksen historiaa ja tekniikkaa yleisellä tasolla. Dokumentoinnin ja rakennusten valokuvaamisen historiasta on oma kappaleensa. Laajemmat luvut koostuvat rakennuksen dokumentointivalokuvauksesta sekä tutkimuskuvauksesta. Työssä tarkastellaan muun muassa tapoja, joiden avulla rakennuksesta saadaan mahdollisimman informatiivisia ja objektiivisia kuvia kohteen laajempaa dokumentointia varten. Lisäksi kerrotaan, mitä muita asioita tulisi ottaa huomioon rakennuksia valokuvattaessa. Työssä esitellään myös konservoinnissa käytettäviä tutkimusvalokuvauksen menetelmiä ja pohditaan, miten ne soveltuvat rakennusten tutkimukseen. Lopuksi käsitellään valokuvien säilyttämiseen ja arkistointiin liittyviä kysymyksiä. Varsinkin digikuvien säilyvyys on ajankohtainen kysymys. Tutkimus tehtiin kirjallisuuskatsauksena sekä tutustumalla aiheeseen liittyviin verkkolähteisiin. Työn aineistomateriaali on koottu sekä yleisistä valokuvausoppaista että konservointiin ja rakennusten valokuvaukseen liittyvästä kirjallisuudesta. Verkkolähteet koostuvat niin ikään konservointi-, arkkitehtuuri- sekä valokuvausaiheisista sivuista. Näitä aineistoja tutkimalla ja vertaamalla koottiin tarvittava tieto opinnäytteeseen.The importance of a camera as an investigation and documentation tool is undeniable. The objective of this thesis is to find out the benefits of photography in building conservation. The idea is to gather information about building photography, documentation and investigation photography, as well as preservation of photos. The work presents shortly the history and techniques of photography in general. There is a separate paragraph about the history of documentation and building photography. The longer chapters consist of documentation and investigation photography. Among other things, the work studies the ways how to get as informative and truthful pictures of buildings as possible for broader documentation. Moreover, it explains other things to consider when photographing buildings. The work also presents the investigation photography methods used in conservation and considers how they can be applied in building investigation. At the end, there is a chapter about archiving and preserving photographs. Especially the problem of preserving digital photos is topical. This study was made as a literature review and by studying web sources about the subject. The material of this work was collected from common photography guides and the literature on conservation and architectural photography. The electronic sources comprise web sites dealing with conservation, architecture and photography. The information needed for this thesis was put together by comparing and analysing the material