Tarjouslaskentaprosessin parantaminen teknisessä konsultointiyrityksessä

For each new project, a technical consultancy must carry out an offer calculation process to quantitatively measure the project scope. The accuracy in the process is a key factor in terms of a company’s tendering performance. The tendering performance of this study´s case company has been suffering as of late. To improve the company’s offer calculation capabilities, this study takes a focus on a project review method called post-mortem process. The method can be utilized as a quality control tool of offer calculation. In a post- mortem process, project data is collected and analyzed. Based on the analysis, improvement actions are created to fix the root causes behind failures. The objective of this study is to establish a common post-mortem process for the case company as it is currently missing one. In this study, the best practices to organize a post- mortem process were investigated through a literature review and a qualitative research. Based on the findings, this study proposes a holistic approach in establishing the post- mortem process at the case company. Through iterative experiments, the company can identify what kind of a post-mortem process suits it the best in projects of different character and different size. Many research teams studying the post-mortem process have observed that there is a low utilization rate of the method in companies. To increase the utilization rate, this study suggests that the case company should not make the post-mortem process obligatory in each project. Instead, this study highlights that an adequate balance between the costs and returns of the method should be ensured by setting boundary conditions which determine if the post-mortem process should be conducted for a project or not. For example, in a small routine project where only negligible failures occurred, it is not worthwhile to conduct a post-mortem process. This study contributes to the existing theory by unifying the broad scope of post-mortem literature under a single study. Moreover, this study provides novel perspectives and analysis on the issues related to implementing the post-mortem process in practice in companies, especially in a technical consultancy.Teknisen konsultointiyrityksen täytyy uuden projektin kohdalla suorittaa tarjouslaskentaprosessi määrittääkseen projektin kvantitatiivinen laajuus. Prosessin tarkkuudella on merkittävä vaikutus yrityksen suoriutumiseen tarjouskilpailuissa. Tässä diplomityössä tutkittavan teknisen konsultointiyrityksen suorituskyky tarjouskilpailuissa on kärsinyt viime aikoina. Parantaakseen yrityksen tarjouslaskentaprosessia, tämä diplomityö keskittyy projektin jälkeen tapahtuvaan jälkilaskentaan. Jälkilaskennassa kerätään ja analysoidaan projektidataa. Tehdyn analyysin perusteella muodostetaan parannusehdotuksia, joiden avulla projektin aikana tapahtuneiden virheiden juurisyyt voidaan korjata. Tämän diplomityön tavoite on luoda yleinen jälkilaskentaprosessi tutkittavalle yritykselle, jolta vastaava prosessi tällä hetkellä puuttuu. Alan parhaita käytäntöjä järjestää jälkilaskentaprosessi tutkittiin kirjallisuuskatsauksen ja kvalitatiivisen tutkimuksen kautta. Tutkimustulosten perusteella esitellään holistinen menettelytapa, kuinka prosessi tulisi järjestää yrityksessä. Iteratiivisten kokeilujen kautta yritys pystyy tunnistamaan, millainen prosessi sopii sille parhaiten eri tyyppisissä ja eri kokoluokan projekteissa. Aikaisemmissa jälkilaskentaa koskevissa tutkimuksissa on havaittu, että jälkilaskentaprosessin käyttöaste on yleisesti ottaen matala eri yrityksissä. Jotta käyttöastetta voidaan nostaa, yrityksen ei tulisi asettaa jälkilaskentaprosessia pakolliseksi jokaisen projektin kohdalla. Yrityksen tulisi painottaa prosessin kulujen ja hyötyjen tasapainon merkitystä asettamalla raja-arvot projekteille, milloin jälkilaskentaprosessi tulisi suorittaa. Esimerkiksi ei ole mielekästä suorittaa prosessia pienessä rutiininomaisessa projektissa, jossa suurempia virheitä ei tapahtunut. Tämä tutkimus edistää olemassa olevaa jälkilaskentaa koskevaa kirjallisuutta yhdistämällä suuren määrän löydöksiä yhden tutkimuksen alle. Lisäksi tämä diplomityö tarjoaa uusia näkökulmia ja analyysiä keskeisistä jälkilaskentaprosessin toimeenpanoon liittyvistä ongelmakohdista, erityisesti teknisessä konsultointiyrityksessä