Enterprise Architecture adoption method for Higher Education Institutions

During the last few years Enterprise Architecture has received increasing attention among industry and academia. Enterprise Architecture (EA) can be defined as (i) a formal description of the current and future state(s) of an organisation, and (ii) a managed change between these states to meet organisation’s stakeholders’ goals and to create value to the organisation. By adopting EA, organisations may gain a number of benefits such as better decision making, increased revenues and cost reductions, and alignment of business and IT. To increase the performance of public sector operations, and to improve public services and their availability, the Finnish Parliament has ratified the Act on Information Management Governance in Public Administration in 2011. The Act mandates public sector organisations to start adopting EA by 2014, including Higher Education Institutions (HEIs). Despite the benefits of EA and the Act, EA adoption level and maturity in Finnish HEIs are low. This is partly caused by the fact that EA adoption has been found to be difficult. Thus there is a need for a solution to help organisations to adopt EA successfully. This thesis follows Design Science (DS) approach to improve traditional EA adoption method in order to increase the likelihood of successful adoption. First a model is developed to explain the change resistance during EA adoption. To find out problems associated with EA adoption, an EA-pilot conducted in 2010 among 12 Finnish HEIs was analysed using the model. It was found that most of the problems were caused by misunderstood EA concepts, attitudes, and lack of skills. The traditional EA adoption method does not pay attention to these. To overcome the limitations of the traditional EA adoption method, an improved EA Adoption Method (EAAM) is introduced. By following EAAM, organisations may increase the likelihood of successful EA adoption. EAAM helps in acquiring the mandate for EA adoption from top-management, which has been found to be crucial to success. It also helps in supporting individual and organisational learning, which has also found to be essential in successful adoption

Enterprise architecture in practice : from IT concept towards enterprise architecture leadership

Informaatioteknologia (Information Technology, IT) on kaikkialla ja liiketoimintakriittisesti välttämätön osa yritysten nykytoimintaa, viestintää ja tulevaisuuden strategioita (Nolan 2012). Informaatiota tarvitaan ihmisten ja organisaatioiden hyvinvointiin, kasvuun ja selviytymiseen. IT muuttaa liiketoimintaa, työtä ja työnjakoa nopeammin ja laajemmin kuin mikään aikaisempi tekninen keksintö. Teknologiaa käytetään informaation hankkimiseen, hallintaan ja jakamiseen. Teknologioiden, tietojärjestelmien (Information Systems, IS) ja informaation hallinta vaativat uutta ajattelua, konsepteja ja välineitä työn organisointiin (Orlikowski 2007). Tämä opinnäytetyö tutkii kokonaisarkkitehtuurin (Enterprise Architecture, EA) mahdollisuuksia hallita teknologioita ja digitalisaatiota osana nykyaikaista liiketoimintaa. EA-käsitteellä ei ole vakiintunutta määritelmää. Burgess, Ramakrishnan, Salmans ja Kappelman (2010, 252) raportoi 10 erilaista tapaa määritellä EA-käsite, joista korkeimman abstraktiotason määritelmä on “kaikki tietämys yrityksestä”. EA-käsitteen moniselitteisyys johtuu osittain informaatioteknologian nopeasta kehityksestä ja hyvin teknisestä näkökulmasta. Viimeisen 20 vuoden aikana kokonaisarkkitehtuurin hallinnan (EA management; EAM) idea on kasvanut tietotekniikasta ja IT-arkkitehtuureista kohti hallinnollista innovaatiota, jolla ohjataan organisaation rahan käyttöä (Luftman & Ben-Zvi 2011, 206), tietojärjestelmien kehitystä (Makiya 2012, 6) ja strategian toteutusta (Simon, Fischbach & Schoder 2014). EAM on uusi käsite, joka lupaa moninaisia hyötyjä, mutta sisältää samalla ristiriitaisia odotuksia ja monimutkaisia systeemisiä ja sosiaalisia haasteita mahdollisten hyötyjen realisoimiseksi. Tämä työ tarkastelee kokonaisarkkitehtuuria IT-käsitteenä ja monimutkaisena sosioteknisenä ilmiönä. Etenemme EA:n tietoteknisistä juurista, arkkitehtuureista, liiketoiminnan ja tietotekniikan samansuuntaisuuden (alignment) kautta kokonaisarkkitehtuurin hallintaan. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnasta jatkamme toiminnan teorian (Vygotsky 1978, Leontiev 1978, 1981; Engeström 1987), toimijaverkostoteorian (Actor-Network Theory, ANT: Latour 1999a; Monteiro 2000), strukturaatioteorian (Giddens 1984) ja sosiomateriaalisuuden (Orlikowski 2007) avulla kohti kokonaisarkkitehtuurin johtamista (EA leadership). Teoriaosuudessa esittelemme kolme viitekehystä ja näkökulman analysoida organisaation tietotekniikan, kokonaisarkkitehtuurin ja tietämyksen hallinnan sosiomaterialistista kokonaisuutta. Opinnäytetyön kokeellinen osuus on tapaustutkimus kohdeyrityksemme kokonaisarkkitehtuurin kehittymisestä. Teoriaosuuden viitekehyksiä testataan analysoimalla kohdeyrityksen kokonaisarkkitehtuurin kehityksestä tehtyjä etnografisia havaintoja vuosilta 1996-2011. Seitsemän lyhyttä kuvausta (vignettes) kertovat kohdeyrityksen kokonaisarkkitehtuurin kehitystarinoita, joita arvioidaan IT, EA, EAM ja tietämyksen hallinnan näkökulmista. Tämä työ osoittaa kokonaisarkkitehtuurin hallinnan mahdollisuuksia parantaa informaatiotekniikan tuottavuutta integroimalla liiketoiminnan, prosessien ja tietojärjestelmien/tekniikan kehittämistä. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta vaatii lisää systeemistä ymmärrystä miten sosiomateriaalisia rakenteita ja käytäntöjä tulisi (uudelleen)määrittää ja sovittaa yrityksen tietämyksen ja muutoksen hallinnan tehostamiseksi. Tutkimuksessa esitettyjä viitekehyksiä voidaan jatkossa käyttää pyrittäessä kohti reflektoivia kokonaisarkkitehtuurin hallinnan ja johtamisen käytäntöjä