Development of a grooming process for an agile software team in the automotive domain

At the current unpredictable technical evolution, the market is demanding an increasingly flexibility from companies to adapt to the pace of change in what customers want. The present research was developed in an automotive company, where software teams are pursuing Agile methodologies to coupe with these challenges. Teams use the Scrum framework, however, lack of efficient communication among team members results in poor performance of the product owner and the development team. In an attempt to solve this issue and according to the needs shared by the teams, this paper proposes a grooming process for a Scrum team. It provides a step-wise approach to work breakdown, from customer requirements elicitation to the development of ready work entities using the user story format. This paper describes how agile methods can support requirements engineering in a software project.This work is supported by: European Structural and Investment Funds in the FEDER component, through the Operational Competitiveness and Internationalization Programme (COMPETE 2020) [Project nº 002797; Funding Reference: POCI-01-0247-FEDER-002797

Development of a continuous improvement process for agile software development teams

Dissertação de mestrado integrado em Industrial Engineering and ManagementThe fast growth of the technology market has triggered the highest levels of competitiveness and globalization in the current business environment. The present VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) world and the continuous pursuit for new products and services has increased customer's demands, requiring the companies to be more flexible than ever by delivering software with quality, in time and within budget while in search of excellence and success. To reach this purpose, many software organizations have been adopting Agile Methodologies combined with Continuous Improvement projects, in order to achieve an improvement in customer satisfaction, providing products with higher quality, lower costs and in shorter time to the market. The ENG-P department at Bosch Braga, had a track record of some practices of Scrum but it was recognized that most teams were inefficient in taking advantage of the improvement opportunities that arose during the Sprint Retrospective ceremonies and transform them into improvements for the team. The objective of this dissertation project was to design a process for the inception of Continuous Improvement (CI) in one team of the ENG-P department, that could define the actions that needed to be taken after the Retrospective ceremony, in order to make the most out of the suggestions given by the team. By combining the Scrum cycle and the Lean philosophy, this CI process helped the team analyze problems or improvement opportunities and proceed to their prioritization, planning, implementation and evaluation, making the team more effective in problem-solving, more motivated and, consequently, more productive. The first step was to define which CI strategy would be implemented. Between analytical and benchmark approaches, the PDCA was the one selected to serve as foundation for the CI process due to its application to improve processes, products or services in any organization. After the implementation and standardization of the CI process in the daily work of the team, the final results showed that this new method doubled the suggestions implementation rate when compared with the previous results obtained by only performing the Retrospective ceremony. In addition, the accumulation of small improvements throughout time were responsible for substantial changes in the team. The level of motivation, involvement, empowerment and teamwork increased, there was a better visual task and time management, the communication improved, and a mindset of continuous improvement was built within the team.O rápido crescimento do mercado tecnológico despoletou os mais altos níveis de competitividade e globalização no atual ambiente de negócios. O presente mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo) e a procura contínua por novos produtos e serviços levou a um aumento das exigências dos clientes, obrigando as empresas a tornarem-se mais flexíveis e a fornecer software com qualidade, atempadamente e dentro do orçamento, enquanto procuram alcançar a excelência e o sucesso próprio. Com foco neste objetivo, muitas empresas de desenvolvimento de software têm recentemente adotado metodologias ágeis em simbiose com projetos de melhoria contínua, com a finalidade de obterem uma maior satisfação do cliente, fornecendo produtos com maior qualidade e custos mais baixos. O departamento ENG-P da Bosch Braga já possuía no seu histórico algumas práticas de Scrum, mas reconheceu-se que a maioria das equipas eram ineficientes no aproveitamento das oportunidades de melhoria que surgiam durante a cerimónia Retrospetiva e transformá-las em melhorias para a equipa. O objetivo deste projeto de dissertação foi projetar um processo para a implementação de uma estratégia de Melhoria Contínua numa equipa do departamento ENG-P. Este definiu as ações a serem tomadas após a Retrospetiva, de forma a aproveitar ao máximo as sugestões dadas pela equipa. A combinação entre o ciclo Scrum e a filosofia Lean auxiliou a equipa na análise de problemas ou oportunidades de melhoria, na sua priorização, planeamento, implementação e avaliação. Estas ações permitiram que a equipa se tornasse mais motivada e eficaz na resolução de problemas e, consequentemente, mais produtiva. A primeira etapa consistiu na definição da estratégia de melhoria contínua a ser implementada. Entre abordagens de benchmark e analíticas, o ciclo PDCA foi a técnica selecionada como base ao processo devido à sua aplicabilidade na melhoraria de processos, produtos ou serviços. Após a implementação e padronização do processo no trabalho diário da equipa, os resultados demostraram que a sua adoção duplicou a taxa de implementação de sugestões da equipa, quando comparado a resultados obtidos apenas com realização da Retrospetiva, aumentando a capacidade de resolução de problemas da equipa. Além disso, pequenas melhorias alcançadas ao longo do tempo trouxeram grandes mudanças para a equipa. O nível de motivação, envolvimento e teamwork aumentou, existiu uma melhor gestão visual das tarefas e do tempo, a comunicação melhorou e foi construída uma mentalidade de melhoria contínua dentro da equipa

Development of a grooming process for an agile software team in the automotive domain

Dissertação de mestrado integrado em Industrial Management and EngineeringAt the present VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) world, customer’s requirements demanding companies’ flexibility are growing. At this unstable market pace, and being software one of the fastest growing business areas, it becomes even more difficult to fulfil and adapt the product to changes required by the customer. To overcome this situation, the Agile methodology was created with the purpose of continuously deliver product increment, allowing teams to collect feedback from stakeholders during the process and to adapt their work between work iterations. Bosch Group, and specifically the Development department at Bosch Braga is taking the first steps into adopting the Agile methodology, more specifically Scrum framework. However, considering the dimension of the company, the lack of communication between the teams and the teams’ involvement on the management level are transversal problems. This action research project was meant to find a solution to this problem with the objective of achieving more autonomous and committed teams to their projects. The first step was to define the grooming/ refinement process known in Scrum that teams should follow. Since the impact of its application on all software teams could be huge, it was decided to focus on one team only. The purpose was to collect feedback at the end and then deciding about its application to the remaining teams. The best approach to implement the grooming process for the researcher was to be part of the team, more precisely to be their scrum master. This allowed a better understanding of the team's dynamic and how they managed their work, to smoothly implement the process. This collaborative participation also enabled the improvement of parallel topics that had a large impact on their performance and, of course, on a better implementation of the grooming process. This dissertation is focused on describing the implementation of a grooming process within Scrum and on a specific software team. Moreover, other improvements were implemented as a result of the exercise of research. The feedback from the team was very positive, providing the trigger to extend the process implementation on remaining teams.No atual VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) world, a flexibilidade exigida pelos clientes às empresas é crescente. A este ritmo de mercado cada vez mais instável e sendo o desenvolvimento de software uma das áreas de negócios com crescimento mais rápido, torna-se ainda mais difícil responder e adaptar o produto às mudanças exigidas pelos clientes. Para colmatar esta situação, surgiu a metodologia Agile, cujo objetivo é entregar continuamente pequenos incrementos do produto, ao contrário das abordagens tradicionais de gestão de projeto. Isto permite assim às equipas adaptar o seu trabalho através do feedback contínuo dos stakeholders. O departamento de Desenvolvimento da Bosch Braga, na qual o presente projeto de dissertação teve lugar, já adotou a metodologia Agile com a implementação do Scrum. No entanto, e considerando a dimensão da empresa, a falta de comunicação entre as equipas e o envolvimento das mesmas ao nível da gestão são problemas transversais. A presente dissertação teve como propósito encontrar uma solução para este problema, com o objetivo de tornar as equipas mais autónomas e comprometidas com os seus projetos. Para isso, definiu-se um processo de refinamento, conhecido em Scrum como Grooming, que as equipas pudessem seguir para guiar o seu trabalho. Uma vez que o impacto da sua aplicação em todas as equipas de software era elevado, foi decidido implementar primeiramente apenas numa equipa e só depois, após o resultado, decidir a implementação nas restantes. A melhor abordagem para implementar o processo foi a integração do investigador na equipa como Scrum Master. Isto permitiu uma melhor compreensão da dinâmica da equipa e da forma como gerem o trabalho, de modo adaptar e inserir o processo sem mudanças abruptas na sua eficiência. Adicionalmente, esta participação colaborativa permitiu implementar outras melhorias que otimizaram o desempenho da equipa, o que facilitou também a implementação do processo. Assim sendo, a presente dissertação foca-se na descrição da implementação de um processo grooming numa equipa de software. O feedback positivo por parte da equipa demonstrou que seria benéfico ampliar a implementação do mesmo processo às restantes equipas

Implementação de abordagem Lean-Agile em equipas de desenvolvimento de software do setor automóvel

Dissertação de mestrado integrado em Engenharia e Gestão IndustrialA crescente mudança do ambiente de negócios, a competição na economia mundial e a evolução abrupta da tecnologia originam projetos cada vez mais complexos baseados na alteração repentina de requisitos que exigem planeamentos a curto prazo e a intervenção de stakeholders e equipas especializadas e globalmente distribuídas. Em resposta a estas mudanças, as empresas sentem a necessidade de adaptar-se a estas transformações adotando um ambiente ágil, flexível, adaptativo e incremental. O Grupo Bosch, como líder mundial em IoT e inovação, sente a exigência de acompanhar as mudanças e evoluções do mercado. Assim, no departamento de engenharia e inovação da Bosch Car Multimedia no contexto da dissertação do Mestrado Integrado de Engenharia e Gestão Industrial, pretendeu-se implementar abordagens Lean-Agile com intuito de solucionar problemas locais de planeamento e de comunicação global que respondessem eficazmente ao desenvolvimento dos seus projetos e produtos. A estratégia de investigação recaiu sobre a aplicação e adaptação iterativa da metodologia de investigação Action-Research. Para solucionar os problemas mencionados, optou-se pela introdução da ferramenta Scrum para monitorização individual da equipa e da ferramenta SAFe para escalonamento ágil entre as diversas equipas. Estas, em momentos de planeamento, implementação de ações e avaliação foram iterativamente aprimoradas em função das necessidades evidenciadas pela equipa. Foram introduzidas cerimónias locais e globais, bem como ferramentas de apoio à monitorização e organização das equipas. Como participador ativo, o investigador adotou o papel de Scrum Master, interferindo assim em todos os momentos de planeamento da equipa e vivenciando os problemas e necessidades dos mesmos através do contacto e observação direta. Localmente, a equipa admitiu sentir dificuldades na adoção destas duas ferramentas, contudo reconheceram a sua importância e demonstraram vontade em dar continuidade a este processo. A análise final da implementação destas ferramentas depois de estáveis, permitiu evidenciar que despendendo entre 12 a 14% do tempo produtivo da equipa em cerimónias Scrum, esta tornou-se capaz de planear e executar com uma eficácia 30% superior àquela observada inicialmente. Por fim, a criação de equipas autónomas e mais motivadas permitiu o sucesso das demos e a satisfação dos stakeholders, reconhecendo a importância de dar continuidade a estas práticas.The increasing changes in the business environment, the competition of the world economy and the abrupt evolution of technology originate complex projects based on the sudden change of requirements that demand short-term planning and the intervention of stakeholders and specialized teams globally distributed. In response to these changes, companies have felt the need to adapt to these transformations by adopting an agile, flexible, adaptive and incremental environment. The Bosch Group, as a world leader in IoT and innovation, also feels the need to keep up with market changes and developments. Thus, in the engineering and innovation department of Bosch Car Multimedia in the context of a dissertation in the Integrated Master’s Degree in Industrial Engineering and Management, it was intended to implement Lean-Agile approaches to solve local planning and global communication problems that would respond effectively to the development of their projects and products. The tools implementation strategy was based on the application and iterative adaptation of the Action-Research methodology. To solve the mentioned problems, it was decided to introduce the Scrum tool for individual team monitoring and the SAFe tool to perform the scaled agile between the different teams. These, in moments of planning, implementation of actions and evaluation were iteratively improved according to the needs highlighted by the team. Local and global ceremonies were introduced, as well as tools to support team monitoring and organization. As an active participant, the researcher adopted the role of Scrum Master, thus interfering with all of the team planning moments and experiencing their problems and needs through direct contact and observation. Locally, the team admitted having difficulties in adopting these two tools, however they recognized their importance and showed willingness to continue this process. The final analysis of the implementation of these tools, once stable, showed that by spending between 12 and 14% of the team's productive time on Scrum ceremonies, they were able to plan and execute 30% more effectively than initially observed. Finally, the creation of autonomous and more motivated teams enabled the success of the demos and the satisfaction of stakeholders, recognizing the importance of continuing these practices