Report dei seminari del 20-21 ottobre 2010, 19-20 maggio 2011, 20-21 giugno 2011

Abstract

Questo report descrive il lavoro del seminario del 20-21 giugno 2011, che grazie alla produttiva collaborazione dei partecipanti, ci ha permesso di avere un’idea complessiva e approfondita delle attività di comunicazione dell’Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia (INGV), delle criticità a esse connesse, e del loro possibile sviluppo coordinato nel quadro di un piano di comunicazione a medio termine. Gli incontri precedenti di maggio 2011 e ottobre 2010, e la visione di molti dei materiali prodotti da INGV in questi ultimi anni, hanno completato il quadro. L’INGV è sempre stato molto attivo nella comunicazione della scienza rivolta a pubblici di ogni genere. L’Istituto, infatti, nella sua sede di Roma ma anche nelle sezioni presenti in altre città e nelle sedi distaccate produce pubblicazioni e materiali video e multimediali; organizza programmi didattici; produce mostre interattive e gestisce collezioni museali; è spesso presente nei media, non solo in tempi di emergenza ecc. A questo si aggiunge il lavoro dell’ufficio stampa, che è uno degli elementi che compongono l’immagine pubblica di un ente e contribuiscono a farne conoscere la vita e i risultati. Come in quasi tutti gli altri istituti di ricerca italiani, data la relativa giovinezza della comunicazione della scienza come campo di intervento professionale, le diverse attività sono nate in tempi diversi e grazie al lavoro di gruppi diversi cosicché, pur nella ricchezza delle offerte, si percepisce la mancanza di una gestione coordinata, che permetterebbe invece di ottenere maggiore impatto e contemporaneamente una gestione più efficace delle risorse. È chiaro che l’attuale mole di lavoro, ma anche quella che può prevedersi nel futuro, richiede l’impegno a tempo pieno di alcune persone, ma anche il contributo di molte altre, che dedicano solo parte del loro tempo per fornire contenuti e materiali, controllare la correttezza scientifica di contenuti, incontrare i media o il pubblico ecc. Inoltre coordinamento significa anche presentare un’immagine coerente dell’Ente, che oggi non traspare appieno; un vero e proprio brand (che significa nello stesso tempo marchio e stile) riconoscibile in ogni prodotto e attività, con un conseguente effetto di accumulo e di moltiplicazione dell’impatto in termini di conoscenza e fiducia. Un brand preciso, che accompagni una diffusa consapevolezza della natura e dei compiti dell’Istituto, è reso indispensabile anche dalla necessità di differenziarlo da altri enti che si muovono nel medesimo ambito, primo fra tutti il Dipartimento della Protezione Civile. La comunicazione dell’Istituto è resa più difficile (ma nel contempo più necessaria, anzi di importanza nazionale) dalla necessità di muoversi secondo due principali binari: Da un lato ci sono le attività che potremmo dire dei “tempi di pace”: in assenza di crisi (quali eventi catastrofici) l’Istituto si impegna a promuovere una migliore cultura scientifica, anche in vista della convivenza con un rischio ambientale impossibile da eliminare. Dall’altro, nei “tempi di guerra”, ossia in presenza di eventi catastrofici in corso (ma anche della loro sola presenza mediatica) l’Istituto deve rispondere ai bisogni di informazione dei cittadini, ponendosi come fonte autorevole di conoscenze. Dato tutto ciò, occorrerebbe: Produrre un piano di comunicazione a breve e medio termine, che tenga presente obiettivi, pubblici, risorse e risultati attesi (e questo documento può offrire materiale per la discussione e la preparazione di tale piano) e una prima definizione del brand dell’Istituto e delle linee guida per la sua azione comunicativa. Disegnare una struttura unica per realizzare questo primo piano, come poi per valutarne i risultati e aggiornarlo periodicamente; una struttura forte perché organizzata in modo chiaro ma anche perché in possesso di linee guida condivise, e in questo modo capace di integrare i contributi di persone diverse in un unico sforzo coerente (si veda nelle conclusioni a pagina 29 una proposta di organigramma). Definire delle sotto strutture dedicate alle diverse aree di intervento, di cui l’ufficio stampa in senso tradizionale è solo una componente. Pur nella specificità degli ambiti, queste strutture dovranno essere capaci di dialogare e lavorare insieme quando determinati progetti lo richiedano (anche da qui la necessità di una direzione generale coerente). La struttura dovrebbe essere quindi organizzata per “dipartimenti” ma anche per progetti (ad esempio l’open day è un progetto a cui collaborano ufficio stampa, ufficio didattica ecc.). Preparare protocolli e linee guida che permettano di passare da un funzionamento “normale” a un funzionamento in tempi di emergenza, istituire cioè una vera e propria unità di crisi anche per i problemi della comunicazione (verso i media, tradizionali e non, ma anche direttamente verso le popolazione colpite). Mettere in atto dei processi di valutazione, in modo da poter periodicamente confrontare sforzi, obiettivi e risultati. Questi processi non devono essere visti come mero controllo, ma come modalità di riflessione e crescita, secondo cioè la logica delle formative evaluation, che sono uno strumento interno di lavoro e non già uno strumento esterno di giudizio. Citiamo in questo sommario anche tre idee forti, emerse durante il seminario di giugno, che potrebbero completare (ma in parte anche aiutare a riordinare) le attività di comunicazione dell’ente: La preparazione di protocolli e di linee guida per la comunicazione dell’Istituto in tempi di emergenza e in tempi “normali”, e la predisposizione di una unità di crisi anche per la comunicazione. Masterclass per giornalisti e operatori dei media. Dato il ruolo fondamentale che i giornalisti possono giocare ora come alleati, ma talvolta anche come avversari dell’Istituto (quando, ad esempio, alcuni hanno cavalcato l’affare Giuliani), instaurare un rapporto di fiducia e conoscenza più stretta con alcuni di questi, grazie a periodiche giornate di aggiornamento a loro dedicate, potrebbe rivestire un’importanza strategica. La giornata nazionale dei terremoti, un evento annuale, con grande rilevanza mediatica, che sulle orme dell’Open Day 2011 (ma anche delle omologhe iniziative straniere) permetta di costruire progressivamente una consapevolezza diffusa della mitigazione e della gestione del rischio. Infine vorremmo chiarire che questo lavoro di analisi e riflessione progettuale sulla comunicazione dell’istituto, a cui tutti i partecipanti agli incontri hanno contribuito con entusiasmo e competenza, non deve in alcun modo essere visto come una critica all’esistente, ma come la naturale evoluzione di un’area che dopo molti anni di attività proficua in situazioni anche difficili, grazie all’esperienza acquisita, può porsi obiettivi più ambiziosi