Approach to use the Engage Exchange Model for information management in crisis communication and animal disease control

This doctoral thesis is featured as a pseudo-cumulative work. Three independent chapters (2 to 4) are framed by an introductory and a concluding chapter (1 and 5). The objective of this thesis was to develop a concept proposal for improving information management of animal disease prevention and control, to assess the implementation by experts and to test it on a pilot application. The methodical-theoretical approach of the Engage Exchange Model was used. Initially the question was studied how the existing information and information structures of the private and public sector can meet the information needs of involved decision makers in case of an animal disease outbreak. Furthermore, 26 expert interviews provided statements on which potential has not been exhausted yet. A strategic alliance was proposed as an organizational concept for improved information management, consisting of farmers, inter-company network coordinators, who representing farmers, competent regional veterinary authorities and superior public institutions with managerial functions in case of an animal disease outbreak. To enable an assessment of the implementation level of a communication concept in a strategic alliance, a process reference model according to the maturity method of ISO 15504 was defined. Based on this model a concrete task list and time roadmap can be established for the integration of an individual organization into the strategic alliance. An exemplary maturity assessment was executed on 12 selected livestock trading organizations being on the path to private network coordinators, with particular regard to engage and exchange additional information with partners of the predefined alliance. Finally, the application of a technical support tool for communication according to the Engage Exchange Model was tested and assessed. The outbreak of Classical Swine Fever in an area near the Dutch German border served as crisis scenario to demonstrate the functionalities of the tool for specific user groups. A subsequent validation by a method combination of anonymous survey, demonstration and discussion panel in the framework of a workshop with 13 experts and potential applicants resulted in concrete statements about necessary developments in the future process of prototyping and possible further application areas of this approach for the field of feed and food control. The prototype presented and validated in this thesis serves as a support tool for public-private partnership alliances to facilitate an improved crisis communication. It represents a first technical-organizational concept proposal which should be implemented in future joint exercises for crisis management.Ansatz zur Nutzung des Aufschaltungs-Austausch-Modells für das Informationsmanagement in der Krisenkommunikation und Tierseuchenbekämpfung Die vorliegende Doktorarbeit ist als pseudo-kumulativen Schrift gestaltet. Drei in sich geschlossene Kapitel (2 bis 4) sind eingerahmt von einem einleitenden und einem zusammenfassenden Teil (1 und 5). Ziel der Arbeit war es, einen Vorschlag zur Verbesserung des Informationsmanagements in der Tierseuchenprävention und -bewältigung zu konzipieren, die Umsetzung durch Experten bewerten zu lassen und an einem Anwendungsbeispiel pilotmäßig zu erproben. Verwendung fand der methodisch-theoretischen Ansatz des Aufschaltungs-Austausch-Modells. Dabei wurde zunächst der Frage nachgegangen, in wie fern die existierenden Informationen und Informationsstrukturen der Privatwirtschaft und der Behörden den Informationsbedarf der beteiligten Entscheidungsträger im Tierseuchenfall decken können. Eine qualitative Auswertung von 26 Experteninterviews lieferte darüber hinaus Aussagen, welches Potential noch nicht ausgeschöpft werden konnte. Als organisatorisches Konzept zur Verbesserung des Informationsmanagements wird eine strategische Allianz vorgeschlagen, bestehend aus Tierhalter, die Tierhalter vertretenden privatwirtschaftlichen überbetrieblichen Netzwerkkoordinatoren, zuständigen regionalen Veterinärbehörden und ihnen übergeordnete öffentliche Einrichtungen mit koordinierenden Funktionen im Tierseuchenfall. Um den Grad der Umsetzung eines Kommunikationskonzepts in einer strategischen Allianz zu bewerten, wurde gemäß der Reifegradmethode nach ISO 15504 ein Prozess-Referenz-Modell definiert. Auf Grundlage dieses Modells lässt sich eine konkreter Aufgabenliste und zeitlicher Fahrplan zur Integration der jeweils eigenen Organisation in die strategische Allianz aufstellen. Exemplarisch wurde eine Reifegradbestimmung von 12 ausgewählten Viehvermarktungsorganisationen auf dem Weg zu privaten Netzwerkkoordinatoren durchgeführt, unter besonderer Berücksichtigung der Bereitstellung und des Austauschs von zusätzlichen Daten im Krisenfall mit Partnern der zuvor festgelegten Allianz. In einem letzten Schritt erfolgte die Erprobung und Bewertung der Anwendbarkeit eines technischen Tools zur Unterstützung der Kommunikation im Sinne des Aufschaltungs-Austausch-Modells. Als Krisenszenario diente der Ausbruch der Klassischen Schweinepest in einer Region nahe der deutsch-niederländischen Grenze, um die Funktionalitäten des Tools für unterschiedliche Nutzergruppen zu demonstrieren. Eine anschließende Validierung mit Hilfe einer Methodenkombination aus anonymer Umfrage, Demonstration und Diskussionsrunde im Rahmen eines Workshops mit 13 Experten und potentiellen Anwendern lieferte konkrete Aussagen zu Weiterentwicklungsmöglichkeiten und weitere Anwendungsfelder in der Futter- und Lebensmittelüberwachung. Der in dieser Arbeit vorgestellte und bewertete Prototyp eines Unterstützungstools für Public-Private Partnership Allianzen zur Erleichterung der Krisenkommunikation stellt einen ersten technisch-organisatorischen Konzeptvorschlag dar, der zukünftig in gemeinsamen Übungen für das Krisenmanagement umgesetzt werden soll

Cross border crisis management concept : Establishing cooperation measures between Dutch and German veterinary authorities in animal disease control

The objective of this thesis consisted in the development of cross border cooperation management in animal disease control. Particularly, the experiences and intentions of public and private stakeholders have been identified and inluded in this research in order to find out to what degree cross border cooperation can be regarded as a benefit to national animal disease control strategies. By means of a case study, the research activities were focussed on Dutch and German experts on Classical Swine Fever control. Based on the results, a Cross border cooperation concept has been developed that provides veterinary authorities with a standardization of all steps that have to be taken for the preparation and evaluation of cross border cooperation measures. This study was provided with a multi‐disciplinary approach. Elements from different scientific disciplines have been combined to an integrated concept. Initially, expert elicitation methods have been used to collect data and information on the subject of interest. Relevant stakeholders have been interviewed before an expert survey was made to validate the results. In the following section of the thesis the prosperity of cross border animal disease control was illustrated by means of quantitative simulation. The aim of this study was to compare the epidemiological and the economic effects of recent strategies against livestock diseases with cross border cooperation strategies. The main findings of this chapter give insight in the basic differences in CSF control in the Dutch German border area. The aim of the next chapter was to contribute to a standardization of data and information transfer in cross border crisis management. The guidelines presented in this section were developed in order to improve the identification of data or information gaps while preparing cross border cooperation plans for crisis management. In a second step these gaps had to be repaired before cross border cooperation could be implemented into national animal disease regulation. The concept combines decision theory, information theory, quality management and innovation theory to an integrated approach. A central result is the definition of fact sheets for all stakeholders concerned in information transfer activities. These instructions refer to the tasks and benefits each actor has in order to make information transfer possible. In the final section of this study a Cross border crisis management concept was developed as a supporting tool for veterinary authorities. The design of this concept has been described in several sequences and its capabilities have been illustrated in a single case study. As a core result, the evaluation of this crisis management concept made clear how benefits of cross border cooperation can be implemented and, at the same time, how to deal with a variety of limiting factors that are standing in the way of a successful implementation. Finally, the standardization of cross border crisis management by means of an integrated concept is highly recommended, but stakeholders have to participate and decide for official agreements in normal times. As soon as a crisis is at hand, there is no more room for debate about cross border cooperation. The majority of Dutch and German stakeholders support the principle of cross border cooperation in animal disease control. But, the findings of this research show that in every single cooperation plan the benefits always depend on the perspective a stakeholder has on this very subject. Thus, crisis management cooperation is a dynamic process that needs systematic innovation.Konzept für grenzüberschreitendes Krisenmanagement - Einrichtung von Kooperationsmaßnahmen zwischen deutschen und niederländischen Veterinärbehörden in der Tierseuchenbeherrschung Die Zielsetzung der Dissertation bestand in der Bewertung von grenzüberschreitenden Maßnahmen zur Tierseuchenbeherrschung. Insbesondere die Einbeziehung von Erfahrungen und Absichten der verantwortlichen Entscheidungsträger aus Behörde und Privatwirtschaft waren von Bedeutung wenn es um die Beurteilung des Nutzens von grenzüberschreitenden Kooperationsmaßnahmen im Vergleich zu rein nationalen Strategien ging. Im Rahmen einer Fallstudie an den deutschen und niederländischen Vorkehrungen zur Beherrschung der Klassischen Schweinepest wurden exemplarisch Erkenntnisse zum Aufbau von grenzüberschreitenden Kooperationsmaßnahmen gewonnen. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse wurde abschließend ein grenzüberschreitendes Kooperationskonzept entwickelt, das die Veterinärbehörden zur standardisierten Vorbereitung und Validierung von gemeinsamen Beherrschungsmaßnahmen verwenden sollen. Diese Studie basiert auf einem multi-disziplinären Ansatz. Elemente aus verschiedenen akademischen Diszipline wurden vereinbart zu einem integrierten Konzept. Einleitend wurden zunächst Methoden zur qualitativen Datenerhebung verwendet. Alle relevanten Entscheidungsträger wurden befragt, bevor zur Validierung der erhobenen Daten eine breite Expertenumfrage lanciert wurde. Im folgenden Arbeitsschritt der Dissertation wurden die Erfolgsaussichten von grenzüberschreitender Kooperation in der Tierseuchenbeherrschung anhand quantitativer Simulationsmodelle untersucht. Zielsetzung dieser Untersuchung war es, die epidemiologischen und wirtschaftlichen Effekte aus aktuellen Tierseuchenbeherrschungsstrategien zu vergleichen mit den Auswirkungen grenzüberschreitender Maßnahmen. Die Erkenntisse aus diesem Abschnitt geben einen differenzierten Eindruck, welche Vor- und Nachteile grenzüberschreitende Maßnahmen für die beteiligten Entscheidungsträger bieten. Die Zielsetzung des nächsten Kapitels war die Entwicklung eines Leitfadens zur standardisierten Erfassung von entscheidungsrelevanten Daten und Informationstransfers im grenzüberschreitenden Krisenmanagement. Vor dem Hintergrund der Annahme, dass der Mangel an Daten und Informationen eine prominente Ursache für das Scheitern von Entscheidungsprozessen ist, wurde ein Konzept erstellt, mit dessen Hilfe sich die Identifikation und Behebung von Datenlücken verbessern lässt. Das Konzept vereint Elemente aus der Entscheidungstheorie, des Qualitätsmanagements und der Innovationstheorie. Zu den zentralen Ergebnissen zählte die Bereitstellung von Handlungsinstruktionen für alle am Entscheidungsprozess beteiligten Akteure. Auf dieser Grundlage wurden den Entscheidungstägern konkrete Aufgaben zugeteilt, die zur Überbrückung der Informationsdefizite und somit zur Umsetzung des Kooperationsprozesses erforderlich waren. Im Schlußkapitel dieser Studie wurde das grenzüberschreitende Kooperationskonzept vorgestellt. In mehreren Stufen wurden die zu ergreifenden Maßnahmen bei der Vorbereitung von Kooperationsmaßnahmen anhand eines Fallbeispiels erläutert. Die Auswertung des Konzeptes zeigte, in welcher Weise sich Vorteile aus grenzüberschreitender Zusammenarbeit erzielen lassen ohne gleichzeitig bei der Implementierung der entwickelten Maßnahme an vorhersehbaren limitierenden Faktoren zu scheitern. Abschließend konnte festgehalten werden, dass ein standardisiertes Konzept zur Vorbereitung grenzüberschreitender Kooperationsmaßnahmen in der Tierseuchenbeherrschung unter den in dieser Studie genannten Bedingungen zu empfehlen ist. Von wesentlicher Bedeutung ist dabei die Beteilgung von Entscheidungsträgern, da diese in krisenfreien Zeiten verbindliche Absprachen zur Kooperation treffen müssen. Erfolgt dies nicht, sind die Kooperationsmöglichkeiten im Krisenfall gering. In dieser Dissertation wurde zudem bewiesen, dass deutsche und niederländische Experten das Prinzip der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit stark befürworten. Es zeigte sich allerdings auch, dass jede neue Kooperationsmaßnahme jeweils aus den unterschiedlichen Perspektiven der verschiedenen Akteure bewertet wird. Grenzüberschreitende Kooperation im Krisenmanagemtn ist nicht zuletzt daher ein dynamischer Prozess, der von systemischer Innovation begleitet werden muss