Création d’un référentiel de gestion des documents d’activité pour le Service de l’urbanisme de la commune de Montreux

Depuis l’introduction de la loi cantonale sur l’archivage en 2011, les autorités, tant cantonales que communales, ont l’obligation légale de mettre en place des procédures de gestion des documents d’activités. Dans ce contexte, les Archives de Montreux ont reçu comme mandat de la Municipalité de créer les outils nécessaires à une bonne gestion des documents d’activités pour les différents services communaux. Ce travail répond donc à cette demande et a pour objectif principal de créer un référentiel de gestion des documents d’activité pour le service de l’urbanisme. Le choix s’est porté sur ce service en raison d’une autre problématique, celle de la pérennisation des métadonnées descriptives des dossiers de mise à l’enquête. L’un des objectifs secondaires de ce travail est donc de se pencher sur cette question et de formuler des recommandations sur la base d’une analyse de la situation. Ce travail s’articule en six grandes parties. Après une brève présentation du mandat, nous décrivons la méthodologie utilisée pour atteindre les objectifs. Celle-ci s’appuie sur les bonnes pratiques énoncées par la norme ISO 15'489. Une revue de la littérature permet ensuite de rappeler les fondements théoriques de la discipline, ainsi que les différentes lois qui entourent la pratique professionnelle. Puis, nous présentons les résultats de l’analyse des besoins, qui a servi de base à la création du référentiel de gestion des documents d’activité avant de nous concentrer sur la présentation de cet outil. Pour finir, nous développons quelques recommandations quant à la pérennisation des métadonnées liées aux dossiers de mise à l’enquête

L’impact de VITAM dans le paysage de l’archivage électronique français

Mémoire du Master archives numériques portant sur le programme VITAM et son impact sur l\u27archivage électronique dans le paysage français

Analyse contextuelle pour un projet de numérisation des archives du Service du développement territorial de l'Etat de Vaud

La Division Hors zone à bâtir arrive actuellement à saturation des espaces de stockage de ses archives. De plus, en 2018, tout le service va être déménagé. L’implémentation d’un référentiel documentaire pour la gestion et le stockage des documents électroniques est prévue pour 2020. Durant cette période transitoire, la division a rapidement besoin de numériser ses documents et de passer à la dématérialisation de ses processus métiers. Ces dossiers doivent pouvoir être stockés dans un environnement facile d’accès et sécurisé. Relatifs aux demandes de construction et d’installations sur des terrains hors des zones à bâtir, ils doivent être conservés depuis 1972. Le tout doit être en adéquation avec la législation pour que les documents numériques aient la même valeur de preuve que les documents papier. A noter également que le secrétariat de la division fait face à une réorganisation de ses tâches. Ainsi un état de l’art a été fait en interne et auprès des autres organisations cantonales concernant les demandes de permis de construire. Cette étude a permis de mettre en lumière les différentes pratiques en vigueur au sein de ces institutions, ainsi que leurs lacunes. Etudier la législation et les normes en vigueur est une partie importante du travail. De plus, un processus de base de la numérisation a été exposé avec les différents scénarios qui s’offrent à la division. Tous les outils nécessaires à la gestion, la numérisation et la dématérialisation sont décrits. De ce fait, un scénario en particulier se distingue afin de procéder à une numérisation des documents d’archives de la division. Cela pourra se faire au fur et à mesure selon les besoins des collaborateurs de la Division HZB. Ce processus est conforme aux exigences de la conservation à valeur de preuve sur le long terme en lien avec la dématérialisation. Cela est possible grâce à l’intégration d’un certain nombre d’outils, de matériel et de logiciels adéquats. De plus, pour la phase transitoire, s’ajoute le fait de pouvoir s’assurer, auprès de la Direction des systèmes d’informations de l’Etat de Vaud, que les documents numériques soient en sécurité. Tous ces éléments assurent un stockage des documents électroniques sur le long terme, pour préserver leur intégrité et leur conformité aux originaux papiers. Ils permettent d’être en adéquation avec le futur système de gestion et de stockage des documents électroniques de la Direction des systèmes d’information prévu pour 2020, ainsi que le système d’archivage électronique à venir des Archives cantonales vaudoises

Gestion de la collection photographique des HUG: mise en valeur et pérennisation

Ce travail de Bachelor a été réalisé dans le cadre du mandat émis par les HUG en vue d’établir des règles de gestion pour leurs différents fonds photographiques documentaires servant à illustrer leurs diverses documentations (l’imagerie médicale n’est pas traitée dans le contexte du présent travail). Les HUG possèdent une collection photo historique, sous forme analogique, ainsi qu’une collection plus récente sous forme numérique, dans lesquelles il est ardu de repérer les images souhaitées. L’objectif de ce mandat est d’établir des règles claires pour que ces fonds puissent être exploités de manière pérenne. Les principales étapes pour réaliser ce travail ont été : • L’analyse de l’existant en vue de faire un état des lieux des pratiques documentaires des photographies, tant du côté des archives centrales où sont conservées les photos historiques que de celui de la direction de la communication où sont utilisées l’ensemble des images ; • L’étude de la littérature professionnelle, dans le but de cerner l’ensemble des points à considérer lors de la création de règles de gestion ; • L’envoi d’un questionnaire pour obtenir des solutions appliquées concrètement dans d’autres institutions en charge de fonds photographiques ; • La comparaison entre les recommandations théoriques et les applications professionnelles récoltées afin de déterminer les règles applicables aux HUG au vu de l’analyse effectuée ; • La création de livrables – inventaires, protocoles de versement, règles de catalogage, fichiers de contrôle-qualité – pour satisfaire les exigences de mes mandantes ; • La mise à l’épreuve des livrables créés, avec le traitement de trois échantillons, pour ajuster lesdits documents au plus près de la réalité. En réalisant ce mandat, l’importance de ne pas délaisser les fonds photographiques au sein d’une institution a été révélée : si aucune mesure préventive n’est prise, il y a alors de grands risques que ces informations soient perdues dans l’avenir et qu’elles ne puissent pas être réutilisées. La fragilité des supports analogiques qui se détériorent au fil du temps a pu être constatée, d’où la nécessité de prendre le temps de les inventorier et les conditionner correctement. En outre, les photographies numériques représentent d’autres préoccupations, telles que leur format et éventuelle migration, leurs métadonnées à inscrire (où, quand, par qui), leur archivage électronique, etc. Des recommandations sont faites dans le présent document pour réaliser le traitement documentaire des collections – analogique et numérique

L’entreprise à l’heure de la gouvernance informationnelle: le cas d’un bureau d’architectes

CCHE est un bureau d’architecte pluridisciplinaire, présent en Suisse romande. Son atout sur le marché de l’architecture est la transversalité des cinq secteurs qu’il représente, et des seize métiers qui le composent. Dans le but d’améliorer sa gestion de l‘information, l’entreprise a fait appel à la Haute Ecole de Gestion de Genève pour l’accompagner dans sa démarche de stratégie de gouvernance informationnelle. Le présent rapport est le fruit de ce mandat. Pour commencer, nous effectuons un état des lieux de la gouvernance de l’information au sein des entreprises à travers un état de l’art : ce dernier nous permet de définir des concepts clés de la gouvernance, notamment celui d’actif informationnel, de comprendre comment elle est ou non intégrée dans les pratiques des organisations, puis de définir des principes et des axes d’approche pour élaborer la meilleure stratégie possible. Ensuite, nous présentons CCHE : sa structure, son organigramme et son mode de fonctionnement. Puis, nous établissons, à l’aide d’un audit, ses pratiques informationnelles actuelles dont le résultat se présente sous forme de schémas, d’une matrice des responsabilités (RACI) et d’une matrice SWOT. Cette enquête est menée, d’une part avec une analyse des protocoles et processus informationnels de CCHE, et d’autre part avec des entretiens semi-dirigés et deux focus-groups. Les résultats nous permettent d’identifier les pratiques informationnelles, et de connaître comment les collaborateurs perçoivent leur propre gestion informationnelle. Cette approche est destinée à mettre au centre de la réflexion les principaux concernés par la gouvernance que sont les utilisateurs : nous cherchons à mettre en place une réflexion globale, en intégrant un maximum d’acteurs clefs possibles. De plus, nous souhaitons que le fruit de ce travail s’harmonise au plus proche du mode de fonctionnement de CCHE, très axé dans l’opérationnel. Sur la base de ces analyses, nous proposons une démarche de gestion informationnelle à travers une liste de principes de bonne gouvernance, intégrés dans une politique ; cette dernière listera également les outils afférant à a mise en oeuvre de cette stratégie, tels que le plan de gestion, le calendrier de conservation, la formation et des outils de pilotage. Afin de rendre notre proposition de gouvernance la plus réaliste, nous suggérons des scénarios d’implémentation de la nouvelle stratégie informationnelle : nomination d’une personne représentant l’instance de gouvernance, formation des futurs collaborateurs et accompagnement aux changements pour les employés en place et futurs

Moreq 2 : Exigences types pour la maîtrise de l\u27archivage électronique

Conformément aux recommandations de MoReq2, la traduction française est précédée d’un chapitre Zéro, introduction générale à la version française du texte, évoquant successivement la culture archivistique française face au records management, les choix terminologiques qui ont présidé à la traduction, une mise en perspective de MoReq2 avec les autres documents normatifs dont dispose le public français, des exemples concrets de réalisations et un panorama des textes réglementaires et de référence pour l’archivage électroniqu

Mise en place à l’École normale supérieure de Lyon du dépôt électronique et du circuit de traitement et de diffusion des thèses avec l’application STAR

Projet professionnel personnalisé, travail de fin d\u27étude des élèves bibliothécaires, portant sur la mise en place d\u27un circuit de traitement et de diffusion des thèses électroniques utilisant l\u27application nationale STAR : aspects techniques, juridiques et organisationnels

Papier permanent : une solution fiable en complément de l\u27archivage électronique ? (Le)

Mémoire du Master archives numériques portant sur le papier permanent et l\u27intérêt qu\u27il peut présenter pour répondre aux limites de l\u27archivage numérique

Records management dans les établissements publics de coopération intercommunale, quelle valeur ajoutée? (Le)

Mémoire du Master archives numériques portant sur le records management dans un contexte de transition numérique dans la gestion des archives publiques

Archives administratives et ouvrages anciens : à chaque fonds documentaire, une méthode particulière Le cas de la Médiathèque d\u27Issy-les-Moulineaux

Après avoir décrit les spécificités et convergences des métiers des archives, de la bibliothèque et de la documentation, ce mémoire expose les démarches mises en oeuvre pour répondre à la double problématique de la Médiathèque d\u27Issy-les-Moulineaux : gérer la documentation interne à la structure d\u27une part, et élaborer une procédure de traitement d\u27un fonds d\u27ouvrages anciens d\u27autre part. Les méthodes proposées s\u27appuient sur les pratiques de l\u27archivistique et du Records Management. Elles confrontent la théorie à la réalité du terrain et confirment la nécessité pour les professionnels de l\u27information de rapprocher et d\u27échanger leurs compétences pour parvenir à organiser des flux informationnels en perpétuelle croissance