Reporting breaches of EU Law in the context of information management in an organization

Abstract

Transpozycja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (sygnalistów) do polskiego prawa oznacza dla polskich organizacji konieczność rewizji funkcjonujących systemów zarządzania, w szczególności systemów zarządzania informacją, i uwzględnienia w nich warunków dla bezpiecznego, anonimowego przekazywania informacji ujawniających naruszenia prawa Unii. Celem artykułu jest próba ukazania teoretycznych i praktycznych aspektów wdrażania w polskich organizacjach systemów sygnalizowania naruszeń prawa. W artykule zastosowano metodę analizy i krytyki piśmiennictwa. Opracowania przedmiotu identyfikowano techniką desk research, ze szczególnym uwzględnieniem wyszukiwarki Google Scholar, wybranych baz bibliograficznych (m.in. BazHum, BazEkon) oraz systemów informacyjnych (m.in. EUR-Lex, Internetowy System Aktów Prawnych, ISAP). Wybrane dokumenty poddano następnie analizie jakościowej. Choć Dyrektywa nie została jeszcze wdrożona do polskiego porządku prawnego, wskazane w niej podmioty publiczne i prywatne powinny zawczasu przygotować się do realizacji nałożonego na nich przez ustawodawcę unijnego obowiązku stworzenia kanałów zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Z uwagi na konieczność ochrony interesów samych zgłaszających, ale też ładu organizacyjnego i płynności przepływów informacyjnych w organizacjach objętych unormowaniami Dyrektywy, jest to zadanie złożone i wymagające starannego zaplanowania. W artykule podsumowano główne kroki, jakie zobowiązane podmioty powinny podjąć w celu terminowego uruchomienia wewnętrznego i zewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń. Rozważania ograniczono do problematyki zarządzania, szczególnie zarządzania informacją, pozostającego bezpośrednio w polu badań prowadzonych przez autorki artykułu. Zrezygnowano z szerszego kontekstu, np. natury prawnej, etycznej omawianego zagadnienia. System sygnalizowania naruszeń otrzymuje status integralnego komponentu kultury organizacji i wpisujących się w nią kultur komunikacji i informacji. Artykuł jest zatem omówieniem realnych zadań stawianych przed organizacjami sektora prywatnego i publicznego. Dostępne opracowania sporadycznie odnoszą się do zagadnień zjawiska "sygnalizacji" (whistleblowingu) z perspektywy zarządzania informacją oraz doskonalenia kultury organizacyjnej i komunikacyjnej.The transposition of Directive (EU ) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2019 on the protection of persons reporting breaches of Union law (whistleblowers) into Polish law entails the necessity for Polish organizations to revise their existing management systems, particularly information management systems, and incorporate conditions for the safe, anonymous reporting of information disclosing breaches of Union law. The aim of the article is to attempt to present the theoretical and practical aspects of implementing systems for reporting breaches of the law in Polish organizations. The article utilized the method of analysis and critique of literature. Subject studies were identified using the Desk Research technique, with a particular emphasis on the Google Scholar search engine, selected bibliographic databases (including BazHum, BazEkon), and information systems (such as EU R-Lex, Internetowy System Aktów Prawnych, ISA P). Selected documents were then subjected to qualitative analysis. Although the Directive has not yet been implemented into Polish law, the public and private entities indicated therein should prepare in advance for the implementation of the obligation imposed on them by the EU legislator to create channels for reporting violations by whistleblowers. Due to the need to protect the interests of the whistleblowers themselves, as well as the organizational order and smooth flow of information in organizations covered by the Directive’s regulations, this is a complex task that requires careful planning. The article summarizes the main steps that obligated entities should take to ensure the timely launch of an internal and external reporting system for violations. The considerations were limited to the issue of management, especially information management, directly within the scope of research conducted by the authors of the article. They abstained from a broader context, such as the legal or ethical nature of the discussed issue. The whistleblowing system acquires the status of an integral component of organizational culture, aligning with the cultures of communication and information within it. The article thus discusses the real tasks facing organizations in both the private and public sectors