Article thumbnail

Performance Management in Self-Managing Teams : A case study of a knowledge-intensive company

By Emelie Eriksson and Emelie Öjersson

Abstract

For many companies, especially the ones that are knowledge-intensive such as consulting companies or service delivery firms, it has been increasingly popular to organize the employees in so called self-managing teams. These teams have proven to increase efficiency as they reduce overhead costs by not having the need of being supervised by a manager. These teams should handle the daily work tasks by themselves as well as make decisions, handle the teams’ development in line with company desires, and work towards greater performance. Furthermore, the teams need to structure the performance management and be able to handle all the activities that are included within that process. Performance management is a process that is designed to improve the overall performance at the company. Activities within the process include goal setting, performance feedback and performance appraisals. All these activities should help the company with structuring a way of getting the right input for giving the suitable rewards to their employees. The team will always be influenced by different factors that will affect the team: both from within the team and from the organization as a whole. Therefor, the purpose of this thesis was to investigate how external factors (within the organization but outside the team) and internal factors have an impact on the self-managing teams within knowledge-intensive companies, and how well they can perform the performance management activities. To be able to answer the purpose, a case study was made at the IT-consulting company Findwise AB. A year ago (Spring 2011), the three development teams at the Stockholm office got organized in more permanent teams. They saw a need of structuring their daily work and therefor they implemented the agile working method Scrum at the office, a working method focusing on iterative and incremental development.  They started to operate more self-managed and a lot of the responsibilities that had been managed outside the team were now integrated towards the team. This fall (2012), the Team Leaders in each team will begin to take over the responsibility for parts of the performance appraisal process, a performance management activity that previously was done by an external manager outside the team.  Furthermore, the team should to a greater extent than before, handle other performance management activities, such as setting goals and giving performance feedback. The case study showed that the following external factors have an impact on the executing of performance management activities within the self-managing teams: external leaders and the information systems. Furthermore, the group beliefs and meeting organizational objectives, roles and responsibilities, and team composition were internal factors that had an impact. During the analysis, it became clear that things that were found in the empirical data collection also affected how effective the performance management activities were executed within the teams. The external factors were the internal processes at the company, which refers to the fact that the team members also have responsibilities outside the team, and the external Project Leaders, which refers to that the teams sometimes uses Project Leaders for the customer projects that are not held permanent within the team. A new internal factor that was found was the various working methods that were used between the development teams. The recommendations given to the case company included the need of setting clear goals that are tangible, as well as having attainable goals connected to a carrier plan. Furthermore, the study showed a need of implementing performance feedback sessions were input from all relevant stakeholders, inside and outside the company, could be gathered.För många företag, speciellt de som är kunskapsintensiva så som företag inom konsultsektorn eller tjänstesektorn, har det blivit allt mer populärt att organisera de anställda i självorganiserande team. Dessa team har visat sig öka produktiviteten då de minskar overheadkostnader genom att de inte har ett stort behov av att kontrolleras av en ledare eller chef. Dessa team ska kunna hantera dagliga aktiviteter själva och ta de beslut som krävs inom gruppen, men även se till att teamet utvecklas i linje med organisationens önskemål, samt att de arbetar för att ständigt öka prestationen inom gruppen. Dessutom måste teamen arbeta med målstyrningsprocessen och se till att de kan hantera alla de aktiviteter som finns inom denna process. Målstyrning, eller verksamhetsstyrning, är ett samlingsnamn för en process som underlättar möjligheten för ökad prestation inom ett företag. Aktiviteter som ingår inkluderas av målsättning, prestationsfeedback och utvärdering. Dessa aktiviteter kan tillsammans underlätta för organisationen att skapa en struktur som kan ge input för att kunna ge rätt belöning till företagets anställda. Teamen som ska arbeta med dessa aktiviteter kommer alltid influeras av olika faktorer som påverkar hur väl de kan arbeta som ett självgående team och ha möjlighet att arbeta effektivt med tidigare nämnda målstyrningsaktiviteter. Dessa faktorer kan innefatta påverkan internt inom teamet, men även påverkan utanför teamet men inom organisationen. Detta examensarbete hade därför som syfte att studera hur externa faktorer (inom organisationen men utanför teamet) och interna faktorer har en inverkan på självorganiserande team i kunskapsintensiva företag, samt hur detta i sin tur påverkar hur väl de kan utföra målstyrningsaktiviteterna.  För att kunna besvara syftet gjordes en fallstudie på IT-konsultföretaget Findwise AB. Under våren 2011 började de tre utvecklingsteamen på företagets kontor i Stockholm organisera sig i mer permanenta team. De såg ett behov av att få en bättre struktur på det dagliga arbetet och implementerade därför den agila arbetsmetoden Scrum på företaget som går ut på att arbeta inkrementellt där utvecklingslösningarna utförs iterativt. Detta ledde till att teamen började arbeta allt mer självständigt och många av de ansvarsområden som tidigare legat utanför teamen integrerades nu mot teamen. Hösten 2012 kommer teamledarna för varje team börja ta över ansvaret för delar av utvärderingsprocessen, en målstyrningsaktivitet som tidigare har utförts av olika externa ledare utanför teamet. Tanken är även att teamen ska utföra flertalet av de övriga målstyrningsaktiviteterna inom teamet, så som målsättning och ge feedback. Fallstudien visade att de externa ledarna i organisationen samt företagets informationssystem var externa faktorer som hade en inverkan på utförandet av målstyrningsaktiviteterna inom självorganiserande team. Studien visade även att delade värderingar inom gruppen och möjligheten att nå organisationens mål, roller och ansvarsområden samt gruppsammansättning var interna faktorer som hade en påverkan. Under arbetets analysfas upptäcktes även att faktorer som hittades i det empiriska materialet även det hade en påverkan på hur effektivt målstyrningsaktiviteterna kunde utföras inom teamet. Nya externa faktorer som påträffades var så kallande interna processer, vilket syftar till att de anställda i många fall har ansvarsområden utanför teamet, samt att teamen ibland använde sig av externa projektledare under utförandet av kundprojekt. En ny intern faktor som påträffades var att teamen påverkades av att de redan nu hade börjat utveckla olika arbetsmetoder inom gruppen. Studien avslutades med att ge rekommendationer till fallföretaget med information om att de behövde sätta klara och konkreta mål som på ett tydligt sätt gick att koppla till en karriärs- eller utvecklingsplan för individen. Dessutom visade studien på ett behov av att implementera feedbackmöten på team och individnivå där input kunde hämtas från samtliga intressenter inom företaget samt från de externa kunderna

Topics: Knowledge-intensive companies, Self-managing teams, Performance management, Goal setting, Performance Feedback, Performance appraisal, målstyrning, feedback, utvärdering
Publisher: Linköpings universitet, Tekniska högskolan
Year: 2012
OAI identifier: oai:DiVA.org:liu-83195
Download PDF:
Sorry, we are unable to provide the full text but you may find it at the following location(s):
  • http://urn.kb.se/resolve?urn=u... (external link)

  • To submit an update or takedown request for this paper, please submit an Update/Correction/Removal Request.

    Suggested articles