Article thumbnail

Asiakirjahallinnon kehittäminen EU:n tietosuoja-asetuksen ja suomalaisen lainsäädännön mukaisesti

By Marina Hiltunen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli ProSolve Oy:n ja ProDeliver Oy:n asiakirjahallinnon kehittäminen EU:n tietosuoja-asetuksen ja suomalaisen lainsäädännön mukaan. Opinnäytetyössä selvitettiin, miten asiakirjahallinto on toteutettu ja miten sitä voi kehittää tapausyrityksessä, miten henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja pitää säilyttää, arkistoida ja hävittää voimassaolevan lainsäädännön mukaan. Tämän lisäksi piti saada vastauksia, miten asiakirjahallinnon hyvät tavat ja voimassaoleva lainsäädäntö huomioidaan perehdyttämisessä. Teoreettinen viitekehys muodostui asiakirjahallinnosta, EU:n tietosuoja-asetuksesta, suomalaisesta lainsäädännöstä ja perehdyttämisestä. Lähestymistapana käytettiin case-tutkimusta, jossa tutkimusmenetelminä yhdistyivät lainopillinen tulkinta- ja laadullinen haastattelumenetelmä. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastattelua. Analyysimenetelmänä käytettiin teemoittelua ja sisällönanalyysiä. Tutkimustulosten perusteella todettiin, että tapausyrityksen asiakirjahallinnossa on kehitettävää. Tärkeän tiedon löytäminen nopeasti ja vaivattomasti on tärkeää, joten asiakirjojen nimeämisessä ja tallentamisessa täytyy olla yhteiset periaatteet. Asiakirjahallinnon tärkeimmäksi riskeiksi koettiin tietoturvallisuuden pettäminen. Tapausyrityksen arkistointia voisi kehittää tekemällä päivämäärään perustuvan asiakirjarakenteen. Tutkimuksen aineistosta selvisi, että yritys säilyttää, hävittää ja arkistoi asiakirjoja eri tavoin riippuen siitä minkätyyppisestä asiakirjasta on kyse. Tutkimus osoitti, että arkistonmuodostussuunnitelma, jossa on ennalta määritetyt säilytysajat, olisi hyvä tehdä. Lisäksi henkilökunnalle pitää antaa yhdenmukaiset ja selkeät ohjeet henkilötietojen käsittelystä ja asiakirjahallinnon hyvistä tavoista. Toimeksiantajalle laadittiin kehitysehdotusten mukaan taulukkomuotoinen pohja arkistonmuodostussuunnitelmaa varten ja asiakirjahallinnon muistilista

Topics: fi=Liiketalous, hallinto ja markkinointi|sv=Företagsekonomi, förvaltning och marknadsföring|en=Business Management, Administration and Marketing|, asiakirjahallinto, asiakirja, EU:n tietosuoja-asetus, henkilötietojen käsittely, arkistointi, perehdytys, Liiketalouden tutkinto-ohjelma
Year: 2019
OAI identifier: oai:www.theseus.fi:10024/185595
Provided by: Theseus
Download PDF:
Sorry, we are unable to provide the full text but you may find it at the following location(s):
  • http://www.theseus.fi/handle/1... (external link)
  • Suggested articles


    To submit an update or takedown request for this paper, please submit an Update/Correction/Removal Request.